E-Mail Im- und Export in Windows

Viele Benutzer scheitern daran, E-Mails beim Wechsel auf Windows 7 von alten Windows-Plattformen zu übernehmen. Ursache sind die diversen Mail-Programme sowie deren Ansätze zum im-/exportieren von E-Mails. Auch Tools wie EasyTransfer helfen da nicht immer weiter. Der Beitrag skizziert, wie sich das Problem des E-Mail-Imports lösen lässt.

E-Mails aus Outlook Express importieren

Am einfachsten ist der Import von Nachrichten, die mit Outlook Express 4, 5, oder 6 erstellt wurden. Nachfolgend skizziere ich die Ansätze bei verschiedenen E-Mail-Clients.

Import bei Outlook Express

Wer Outlook Express (z. B. als Bestandteil des Windows XP-Mode) als Mail-Client weiter verwendet, ist fein raus. Im Menü Datei gibt es einen Befehl Importieren. Dessen Untermenü enthält auch den Befehl Nachrichten auch  zum Aufruf des Importassistenten.

In einem Dialogfeld lässt sich das zu importierende Mailformat (Eudora, Outlook, Outlook Express etc.) auswählen. Beim Import eines Outlook Express-Mail-Kontos muss anschließend lediglich der Pfad zum Outlook Express Mail-Store im Assistenten angegeben werden, um die Nachrichten zu importieren.

Tipp: Outlook Express speichert die E-Mails in .dbx-Dateien im Benutzerprofil, Zweig C:\Dokumente und Einstellungen\ <User>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Identities\ {A9624897-AAFF-457C-9079-8F8911D084A8}\Microsoft\Outlook Express – wobei <User> für das Benutzerkonto steht. Der Class-ID-Code {A962 ….} wird ebenfalls benutzerspezifisch durch Windows XP vergeben.

Import bei Windows Mail

Benutzer von Windows Vista können Windows Mail verwenden (und es scheint auch einige Bastler zu geben, die Windows Mail unter Windows 7 reaktivieren – wie sinnvoll das auch immer sein mag).

Bei Windows Mail lässt sich ebenfalls über einen entsprechenden Befehl im Menü Datei der Importassistent aufrufen. Dann besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auch Daten aus Outlook Express zum importieren. Allerdings meldet der Assistent bei manchen Benutzern trotz Angabe des richtigen Quellordners mit dem E-Mail-Store, dass keine E-Mail-Daten gefunden werden. Ursachen können Zugriffskonflikte oder ein Bug im Importfilter sein. Die Details habe ich in meinem Vista-Blog unter [1] beschrieben.

Import bei Windows Live Mail

Da unter Windows 7 kein E-Mail-Client mehr enthalten ist, installieren sich viele Benutzer Windows Live Mail aus den Windows Live Essentials. In Windows Live Mail (Wave 3) lässt sich durch Drücken der Alt-Taste eine Menüleiste einblenden. Anschließend kann im Menü Datei über den Befehl Importieren auch ein Assistent zum E-Mail-Import angestoßen werden. Die Vorgehensweise entspricht dem oben beschriebenen Ansatz unter Windows Mail bzw. Outlook Express.

Verwenden Sie Windows Live Mail aus den Windows Live Essentials Wave 4, steht nur noch ein Menüband zum Aufrufen der Funktionen bereit. Klicken Sie auf die Windows Live Mail-Schaltfläche (linke Registerkarte) und wählen Sie im Menü des angezeigten Backstage-Bereichs den Befehl Nachrichten importieren. Dann durchlaufen Sie die Dialogfelder des Importassistenten, wählen das Importformat (Outlook Express 6, Windows Mail, Windows Life Mail)  und geben den Importordner an. Die Vorgehensweise entspricht dem oben beschriebenen Ansatz unter Windows Mail bzw. Outlook Express.

Import im Thunderbird

Wer sich den Mozilla Thunderbird als E-Mail-Client unter Windows 7 installiert (was in meinen Augen eine gute Wahl ist), kann im Menü Extras den Befehl Importieren wählen. Dann startet ein Importassistent, in dem auch ein Optionsfeld zum E-Mail-Import vorhanden ist. Der Assistent unterstützt auch den Import von E-Mails aus Outlook und Outlook Express. Beim Import der Nachrichten aus Outlook Express gibt Ihnen der Assistent die Möglichkeit zur Auswahl des Ordners mit dem E-Mail-Store.

E-Mail-Import bei Microsoft Outlook

Schwieriger wird es, wenn Microsoft Outlook irgendwie beim Import beteiligt ist. Hintergrund: Das Outlook .pst-Format wird von keinem E-Mail-Client beim Import direkt unterstützt (lediglich Microsoft Outlook kann die eigenen .pst-Dateien einlesen).

Import von Outlook-Mails in anderen E-Mail-Clients

Möchten Sie in Outlook Express, Windows Mail, Windows Live Mail oder Thunderbird E-Mails aus einer Microsoft Outlook-Installation importieren? Dann prüfen Sie, ob der Importassistent des E-Mail-Clients eine entsprechende Option "Outlook" zum Import bereitstellt.

Wird der Outlook-Import unterstützt? In diesem Fall muss Outlook auf dem System, auf dem der Import erfolgen soll, installiert sein. Hintergrund ist, dass die Importassistenten einen funktionierenden MAPI-Server zum Abrufen der Outlook-E-Mails benötigen. Ist kein Outlook installiert, erhalten Sie beim Aufruf der betreffenden Importoptionen die Meldung, dass kein kompatibles Mailsystem installiert sei.

Wird kein Outlook-Import per MAPI-Server unterstützt oder handelt es sich um unterschiedliche Rechner, hilft nur der Export der E-Mails. Hierzu müssen Sie auf dem Altsystem Outlook starten und dann über dessen Exportfunktion die E-Mails in einem anderen Format (z. B. csv) exportieren. Anschließend prüfen Sie, ob sich die so angelegten Exportdateien im neuen E-Mail-Client importieren lassen.

Nachrichtenimport in Outlook

Auch bei Verwendung von Microsoft Outlook ist der Import alter E-Mails aus Outlook Express oder Windows Mail nicht ganz ohne Tücken. Sie können zwar im Menü Datei die Befehle Öffnen –> Imp./Export -> Internet-Mail und Adressen importieren zur Übernahme der Nachrichten wählen. Allerdings ist (hab es hier nur mit Outlook 2010 überprüft) nur die Übernahme der  .pst-Dateien aus alten Outlook-Installationen direkt möglich. Bei allen anderen Mail-Clients müssen Sie den Umweg über den MAPI-Server gehen, um die Nachrichten aus dem Client über MAPI zu exportieren und dann in Outlook zu importieren. Nachfolgend noch ein paar Details zum Übertragen:

• Windows XP mit Outlook Express: Sie müssen in Outlook Express im Menü Datei den Befehl Exportieren/Nachrichten wählen. Geben Sie dann im Assistenten als Ziel "Microsoft Exchange" an (Details finden Sie unter [2]). Voraussetzung ist aber, dass ein MAPI-Server einer Outlook- oder Exchange-Installation auf dem System läuft.
• Windows Vista mit Windows Mail: Hier gehen Sie wie bei Outlook Express vor und öffnen im Windows Mail-Fenster das Menü Datei, klicken auf den Befehl Exportieren und wählen im Untermenü Nachrichten. Anschließend ist der Befehl "Microsoft Exchange" als Exportziel zu wählen.
• Windows Live Mail: Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Export und dann Nachrichten. Auch hier ist als Ziel "Microsoft Exchange" auszuwählen

In allen Fällen sollten die Nachrichten über den MAPI-Server der installierten Outlook-Version in das lokale Outlook-Profil gespeichert werden.

Der Haken bei diesem Ansatz besteht darin, dass Sie ein System mit einem laufenden MAPI-Server benötigen. Hier sind zwei Ansätze denkbar.

• Der Windows XP- oder Windows Vista-Rechner mit Outlook Express bzw. Windows Mail läuft noch. In diesem Fall können Sie (ggf. eine ältere Version von) Outlook auf der Maschine installieren. Anschließend starten Sie Outlook Express bzw. Windows Mail und führen den Export über MAPI aus. Die .pst-Datei lässt sich dann nach Windows 7 transferieren und in Microsoft Outlook übernehmen.
• Ist nur noch der Zugriff auf die gesicherten Outlook Express- oder Windows Mail-Dateien möglich, muss ein anderer Ansatz her. Installieren Sie unter Windows 7 das kostenlose Windows Live Mail [3]. Importieren Sie anschließend in Windows Live Mail die Mails aus Outlook Express bzw. Windows Live Mail. Nach diesem Schritt lassen sich die Nachrichten über MAPI (sofern Outlook bereits installiert ist) exportieren.

Welcher Ansatz gewählt wird, hängt also von den vorherrschenden Randbedingungen ab. Aufwändig ist es in beiden Fällen.

Tipp: Auf der Internetseite www.outlookimport.com lässt sich der Outlook Import Wizard herunterladen. Dieser ermöglicht bestimmte E-Mail-Exportformate (*.msg, *.eml etc.) in Outlook zu importieren und auch aus Outlook *.msg-Dateien zu exportieren.

Thunderbird als Sonderfall

Die Übernahme von Nachrichten aus Thunderbird-Konten in andere E-Mail-Programme stellt ein gewisses Problem dar. Microsofts E-Mail-Clients besitzen keine Importfilter für Thunderbird. Und die Thunderbird-Entwickler haben es leider bisher nicht für notwendig gehalten, einen Exportfilter zu implementieren. Es gibt zwar Add-Ons – meine Tests ergaben da aber keine befriedigenden Ergebnisse.

Lösung 1 wäre, jede E-Mail einzeln in .txt oder .eml-Dateien zu speichern, die sich dann wieder importieren lassen.

Der andere Ansatz besteht darin, ein IMAP-Konto  bei einem E-Mail-Provider einzurichten und dann die lokal in Thunderbird gespeicherten Nachrichten in das IMAP-Konto zu transferieren. Anschließend lässt sich der Inhalt des IMAP-Kontos in einem anderen E-Mail-Client einsehen und Sie können die Nachrichten in die Ordner des Clients übertragen.

Weiterführende Links:
[1]  Windows Mail-Import aus Outlook Express 6 klappt nicht
[2] Nachrichtenexport für Outlook
[3] Windows Live Essentials