Die Datenschutzgrundverordnung legt Unternehmen bestimmte Aufgaben auf. Dazu gehört auch das Erfassen der Verarbeitungstätigkeiten, also welche persönlichen Daten anfallen und wo diese verarbeitet werden. Den Datenschutzverantwortlichen in Organisationen fällt diese Aufgabe zu. Die Tage ist mit von der CARMAO GmbH eine Übersicht mit Tipps rund um dieses Thema zugegangen, welche ich einfach mal online stelle.
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Nach Beobachtung der Spezialisten wissen viele Unternehmen nicht, dass die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Datenschutzes ist keine Kür, sondern Pflicht ist. Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich Drittanbieter wie Cloud-Service-Provider, Marketingagenturen und Datenanalytik-Unternehmen, müssen Verarbeitungstätigkeiten festhalten und dokumentieren.
Allerdings gibt es Ausnahmen von der Regel. Die Verarbeitungstätigkeiten an sich sind als wesentliche Vorgabe der DSGVO fest definiert, aber das Verzeichnis muss beständig angepasst und überwacht werden. Die CARMAO GmbH (carmao.de), Spezialist für organisationale Resilienz, gibt einen Überblick, wer Auskunft geben muss und worüber.
"Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist Artikel 30 der DSGVO und verpflichtend. Das ist vielen nicht bekannt. Das VVT ist eine wichtige Maßnahme zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten, die sie sammeln, verwenden und speichern, geschützt und sicher sind. Doch es gibt auch Ausnahmefälle", erklärt Ulrich Heun, Geschäftsführer der CARMAO GmbH.
Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden, die keine komplexen Datenverarbeitungstätigkeiten ausführen, müssen im Prinzip kein VVT führen. Hierbei gibt es jedoch auch Abweichungen. Denn grundsätzlich sind auch kleinere Unternehmen verpflichtet, den geltenden Datenschutzgesetzen zu entsprechen und personenbezogene Daten angemessen zu schützen. In bestimmten Fällen, wie z. B. bei der Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten, kann es also trotzdem erforderlich sein, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Denn in fast jedem Unternehmen werden Personalakten geführt, Kundendatenbanken verwaltet oder Newsletter versandt. Somit werden personenbezogene Daten verarbeitet, für die eine Verpflichtung zur Erfassung im Sinne des VVT besteht.
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Mehr Sicherheit, weniger Risiko – durch besseren Einblick in die Prozesse
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist das Kernstück einer jeden Datenschutzdokumentation und gibt Auskunft darüber, welche Verarbeitungsvorgänge im Unternehmen stattfinden. Zudem ergibt sich ein Überblick über die Prozesse und ob diese noch zeitgemäß sind oder angepasst werden müssen.
Durch die Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten kann das Unternehmen sicherstellen, dass es den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht und dass personenbezogene Daten angemessen geschützt werden. Außerdem kann die Überwachung dabei helfen, Datenschutzrisiken zu identifizieren und zu minimieren.
"Erst durch ein akkurates Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist es möglich, die in einem Unternehmen stattfindenden Verarbeitungsvorgänge zu überschauen, zu kontrollieren, auf ihre Zulässigkeit hin zu überprüfen und damit alle verbundenen Risiken zu bewerten. So lässt sich Handlungsbedarf erkennen und in angemessener Art umsetzen", sagt Ulrich Heun.
Datenschutz einfach und praktisch umsetzen
Auf der CARMAO-Datenschutz-Conference am 25.4.2023 von 9:30 bis 16:30 Uhr erfahren Interessierte, wie sie Datenschutz in ihrer Organisation ganz praktisch und einfach umsetzen können. An konkreten Beispielen, in kurzen Workshop-Sessions und praxisnahen Vorträgen beleuchten die CARMAO-Experten, wie Verantwortliche den Überblick über die vielfältigen Aufgaben im Bereich der Verarbeitungstätigkeiten behalten. Mehr Informationen gibt es auf dieser Webseite im Seminarkalender.
Die CARMAO GmbH ist Spezialist für Unternehmensresilienz mit Schwerpunkten wie Informationssicherheit, Business Continuity Management und weiteren. CARMAO stärkt die Fähigkeit eines Unternehmens oder einer Organisation, sich systematisch auf aktuelle und künftige negative Einflüsse vorzubereiten und so Schäden zu vermeiden. So befasst sich das Unternehmen auch regelmäßig mit den beliebtesten und neuen Angriffsmethoden.
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