Microsoft 365: Umzug der Daten in die Schweiz (Deutschland) ab 1. Mai 2023 kostenpflichtig

Kleiner Hinweis für die Leserschaft aus der Schweiz (und auch in Deutschland oder Österreich), die für Microsoft 365 verantwortlich zeichnen. Wer sicherstellen will/muss, dass seine Daten in der Schweiz (bzw. in Deutschland bzw. im Heimatland) gehostet werden, und dies derzeit nicht der Fall ist, sollte sich sputen. Denn ab dem 1. Mai 2023 wird ein Umzug der Daten auf Data Center in die Schweiz (bzw. in das Heimatland, in Deutschland gibt es ggf. noch etwas Karenz) kostenpflichtig. Darauf hat mich ein Blog-Leser gerade hingewiesen (danke dafür).

Ich gestehe, ich habe die Winkelzüge Microsofts in Bezug auf seine Cloud-Angebote nicht im Hinterkopf. Allerdings ist mir noch der Artikel Office 365: Mails werden in Exchange Online ggf. über andere Länder übermittelt erinnerlich, wo mich ein Leser aus der Schweiz auf ein Problem hingewiesen hatte. Dort war das Problem der Kontrolle, über welche Server Mails beim Versand aus der Schweiz an Empfänger in der Schweiz geleitet werden. Das könnte für stark regulierte Unternehmen oder Organisationen ein Problem werden. Fred hat mich nun auf Mastodon über ein ähnliches Thema in Punkto Microsoft-Cloud informiert (danke dafür).

Es geht um das sogenannte Data Residency Legacy Move Program für Microsoft 365 (Enterrpise). Das betrifft die Frage, wo Microsofts Cloud-Daten der Kunden konkret gespeichert werden. Alle im Microsoft 365-Umfeld anfallenden Daten, werden normalerweise in einem Rechenzentrum in einer sogenannten Makro-Region gespeichert / gehostet. Für Deutschland wären dies Rechenzentren Microsofts in Europa. Betroffen sind Daten wie Mails in Exchange Online, auf OneDrive for Business und/oder SharePoint Online gespeicherte Dokumente sowie beispielsweise Chat-Nachrichten von Microsoft Teams.

Für stark regulierte Unternehmen könnte dies aber ein Problem werden, wenn die Kontrolle, wo die Daten gespeichert werden, sicherzustellen ist (tangiert wohl primär Kunden in der Schweiz). Über das eingeführte Add-on Microsoft 365 Advanced Data Residency bietet Microsoft berechtigten Kunden aus dem gewerblichen und öffentlichen Sektor eine (bisher kostenlose) Tenant-Migration in ihre lokale Rechenzentrumsregion an.

Für eine begrenzte Zeit können sich Kunden für die kostenlose Migration von einer Makroregion (wäre hier wohl Europa) in eine lokale Rechenzentrumsregion entscheiden, die dem Land der Erstanmeldung (für Microsoft 365) entspricht. Ein Kunde aus der Schweiz kann dann (hoffentlich) sicher sein, dass seine Daten aus in Rechenzentren in der Schweiz gehostet werden. Das Gleiche gilt für Kunden aus anderen europäischen Ländern, die die Cloud-Daten im Heimatland gehostet wissen wollen.

Tenant-Migrationen können bis zu 24 Monate in Anspruch genommen werden, beginnend mit dem Datum der Antragsfrist, heißt es bei Microsoft. Allerdings läuft die zum 1. November 2022 gestartete Antragsfrist für eine kostenlose Migration zum 30. April 2023 für die meisten Kunden aus, wie man in nachstehender Tabelle sehen kann.

Allerdings gibt es für Deutschland wohl noch eine „Karenzfrist“ bis zum 1. Mai 2025, wie man in einem Nachtrag lesen kann. Dort heißt es: Auch wenn das Move-Programm offiziell ausläuft, gibt es noch einige Länder, die wir auf der Grundlage der ursprünglichen 24-monatigen Migrationsverpflichtung bis zum Abschluss begleiten werden.

Berechtigten Kunden wird eine Seite im Microsoft 365-Administrationszentrum angezeigt, auf der sie die Verschiebung ihrer Kundendaten in die neue Rechenzentrumsregion beantragen können. Dieser Abschnitt wird nicht angezeigt, wenn ein Tenant nicht für das Microsoft 365-Umzugsprogramm qualifiziert ist. Ich erspare mir an dieser Stelle die Details – der Schweizer Dienstleister UMB hat im Beitrag Umzug von Microsoft-365-Daten in die Schweiz wird ab 1. Mai kostenpflichtig die relevanten Informationen für Kunden in der Schweiz herausgearbeitet. Setzt man statt „Schweiz“ dann Deutschland ein, passen die meisten Ausführungen auch für deutsche Microsoft 365-Nutzer.