Ich greife mal ein Thema auf, was viele aus der deutschen Leserschaft vermutlich abgehakt haben, was mir aber gerade quer gekommen ist. Es geht um elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. Seit dem 1.1.2026 besteht in Deutschland ja die Pflicht, solche elektronischen Rechnungen im Firmenumfeld empfangen und lesen zu können.
Eigentlich hatte ich ja "die Hoffnung", um das ganze Thema herum zu kommen. Wir haben zwar seit 1.1.2025 eine Verpflichtung, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format ausstellen zu müssen. Aber für kleine Fische wie mich gibt es Übergangsregelungen – ich müsste erst 2028 springen – und im Hinterkopf war "da bist Du längst raus, tangiert mich nicht".
Aber ich habe ja Ende 2025 "den Deal" abgeschlossen und borncity.com verkauft, bleibe aber bis mindestens Ende 2028 hier im IT-Blog an Bord. Ergo kommt, statt im Liegestuhl Caipirinha zu schlürfen, doch das Thema elektronische Rechnungen auf mich zu. Hab mich also die Tage kurz hingesetzt und das für mich (hoffentlich) geregelt. Dachte, ich fasse mal einiges in einer Artikelreihe zusammen, auch wie ich mit Facturama als OpenSource-Lösung herausgekommen bin. Vielleicht gibt es ja noch einige arme Seelen, die auch tangiert sind.
Elektronische Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung)
Sachstand ist, dass mit dem Wachstumschancengesetz die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG neu gefasst wurden. Durch die E‑Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden (keine doppelten Erfassungen von Rechnungsdaten mehr).
Pflicht zur eRechnung seit 2025
Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht.
Daher gelten die Regelungen nicht bei Rechnungen an Endverbraucher und für viele steuerfreie Umsätze. Eine Rechnung braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden, bei:
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
Gleiche gilt für Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – oder staatliche Einrichtungen), und bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück (siehe auch FAQ des Bundesfinanzministeriums).
Es gibt Übergangsfristen
Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung ab dem 1.1.2025 gelten Übergangsregelungen.
- Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen (ein E-Mail-Postfach reicht).
- Bezüglich der Pflicht zur Ausstellung einer eRechnung gibt es zwischen 2025 bis Ende 2027 Übergangsfristen, die in folgender Abbildung der IHK Darmstadt Rhein Main Neckar aufgeführt sind.
Fristen eRechnung in Deutschland; Quelle IHK Darmstadt Rhein Main Neckar
Gemäß dieser Auflistung dürfen auch 2026 Rechnung in Papierform oder nicht im eRechnungsformat einvernehmlich ausgetauscht werden. Beim Umsätze unter 800.000 Euro gilt die Pflicht, eine eRechnung zu versenden, sogar erst im Jahr 2028.
eRechnung als ZUGFeRD oder XRechnung
Elektronische Rechnung bedeutet dann nicht mehr "eine PDF-Datei" reicht – das läuft dann unter "sonstige Rechnungen". Wer eine elektronische Rechnung erstellen muss, ist verpflichtet, diese im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat zu tun.
- XRechnung ist ein Rechnungsdokument in Form einer XML-Datei, die alle Daten für den Empfänger und ggf. Steuerbehörden enthält und im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt.
- Alternativ gibt es die elektronische Rechnung im hybriden ZUGFeRD-Format, bei der ein von Menschen lesbares PDF-Dokument mit einer XML-Datei (XRechnung) kombiniert wird.
Die beiden obigen Rechnungsformate sind die, die in Deutschland wohl zum Einsatz gelangen. Allerdings sind weitere Formate, wie beispielsweise die "französische" Factur-X – zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen, heißt es bei der IHK in diesem Dokument. Welches Rechnungsformat verwendet wird, ist zwischen den Vertragsparteien zu vereinbaren. Ich gehe davon aus, dass (abseits der Bundesverwaltung und Behörden) meist das ZUGFeRD-Format zum Einsatz kommt, da deren PDF-Teil von Menschen gelesen werden kann.
Informationen, was eine eRechnung an Informationen enthalten muss, hat die IHK Rheinhessen in diesem Dokument zusammen getragen.
Wie wird die eRechnung zugestellt/empfangen?
Zur Zustellung einer eRechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ist lediglich ein E-Mail-Postfach beim Empfang erforderlich. Auch der Absender benötigt ein eMail-Postfach zum Verschicken. Möglich ist die Übermittlung der elektronischen Rechnung auch über digitale Schnittstellen oder über interne oder öffentlichen Download-Portale.
eRechnungen an Einrichtungen der Bundesverwaltung sind über das OZG-RE-Portal einzureichen (siehe diese Infoseite). Dazu bedarf es m.W. auch einer Leitweg-ID.
eRechnung als Sicherheitsrisiko?
Abschließend noch ein Hinweis: Auch wenn die elektronische Rechnung von der Politik als "Fortschritt" gefeiert wird, lauert der Teufel im Detail. Neben dem Klimmzug, die eRechnung für den Empfänger konform erstellen und zustellen sowie für die Finanzämter aufbewahren zu müssen, lauern auch Sicherheitsrisiken.
Zu diesem Thema verweise ich auf den umfangreichen Artikel ZUGFeRD, XRechnung und Co.: Wie elektronische Rechnungen zum Sicherheitsrisiko werden, der Mitte Dezember 2025 bei Golem erschienen ist. Der Artikel beleuchtet das Risiko von XML-Dateien sowie das Chaos, welches durch die Pflicht, verschiedene Profile der eRechnung abdecken zu müssen. Auch PDF-Dokumente können ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn sie nicht bestimmten Formaten entsprechen.
Artikelreihe
ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1
Lösungen zum Empfang und Erzeugen von ZUgFeRD-Rechnungen – Teil 2
OpenSource-Lösung Fakturama – meine Lösung im Hands-on – Teil 3
MVP: 2013 – 2016
Da ist wohl ein kleiner Vertipper bei ZUGFeRD passiert ;)
Ja, Asche auf mein Haupt, die Gedanken waren schon beim Nachmittagspport und dem Zugpferd ;-)
Bin schon sehr gespannt auf den Beitrag über Fakturama.
Solange meine Kunden nicht danach fragen bleibt es bei PDF. Meine Software kann das nicht und es gibt kein Update bzw nur eines mit Abo zu Phantasie-Preisen. Nein danke.
Also Notlösung für jemanden, der doch mal schreit habe ich PDF24 in der Hinterhand.
Auch habe ich mal e-rechnungs-studio.de ausprobiert. Gutes Ergebnis aber ich weiß nicht in wie weit man dem Anbieter trauen kann und was er mit den Daten macht, die man übermittelt. Der kriegt ja alles frei Haus was auf so einer Rechnung steht.
Wenn alle Stricke reißen und ich doch Geld investieren muss habe ich mir MonKey Office aus-geguckt. Das gibt es als 2 Benutzer Lösung zum kleinen Preis zu kaufen oder als Abo.
Geht mir auch so, Kurzrecherche ergab keine kleine eigenständige Software, nur online Dienste, Kundendaten mag ich da nicht hinschicken…
Warte Teil 2 ab – vielleicht ist was dabei.
Ich plane noch einige Gedanken zu obigen Themen in Teil 2.
MonKey Office kann ich empfehlen. Hat (evtl. durch die Mac-Abstammung) an einigen Ecken eine ungewöhnliche Bedienung, so geht z. B. Rechtsklick zum Ausschneiden/Einfügen nicht überall, wo man's vermuten würde. Aber generell macht die Programm-Suite, was sie machen soll, ist recht schnell (gefühlt 100x schneller als Lexware) und preislich fair. Und, das darf/muss man heutzutage ausdrücklich lobend erwähnen: ProSaldo bietet einen sehr guten, engagierten und deutschsprachigen Support mit echten Menschen! :)
E-Rechnung funktioniert inzwischen ebenfalls prima.
ZUGFeRD war hier ein Thema.
Wir haben eine selbstprogrammierte Softwarelösung im Einsatz und da stand dann natürlich auch die E-Rechnung auf der Agenda.
Das habe ich da als zusätzliche Option der Rechnungserstellung programmiert und es läuft hier einwandfrei.
Der PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie unsere bisherigen PDF-Rechnungen und drin eingebettet ist eine E-Rechnung im XML-Format.
Bisher gabs noch keine Reklamationen von Kunden, das die Rechnung nicht verarbeitet werden kann.
Das Zusammenführen von PDF und XML geschieht hier per Ghostscript.
Ghostscript liefert dafür schon ein fertiges Script mit.
Das mitgelieferte Script kann auch aus einem Standard-PDF ein PDF/A3 machen, wie es für das ZUGFeRD-Format nötig ist.
Im Übrigen entspricht Faktur-X seit einigen Jahren zu 100% dem deutschen System.
Beides wird von einem deutsch-französischen Konsortium definiert und entwickelt.
Nur die Bezeichnung unterscheidet sich noch in Deutschland und in Frankreich.
Im Übrigen ist das nur der Anfang.
Es gibt auch schon Entwürfe für eine E-Bestellung, E-Lieferschein, E-Auftragsbestätigung, etc.
Und derzeit läuft auch eine Harmonisierung der E-Rechnungssysteme verschiedener europäischer Länder.
Ziel ist es, das die E-Rechnung EU-weit verpflichtend wird.
Wir bleiben als kleiner Laden bei herkömmlichem PDF oder Xrechnung für öffentliche Hand. Letzteres seit Jahren.
ZUGFerd sehe ich das hybride als Gefahr. PDF und XML sollen das gleiche zeigen – muss aber kontrolliert werden. Daher sehe ich den einfach lesbaren PDF-Teil nicht als Vorteil.
> Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen (ein E-Mail-Postfach reicht).
Tja, wenn Absender sich aber entschlossen hat eine XRechnung zu verschicken, hat der Empfänger viel Spass sich die Rechnungsbeträge, Zahlungsfristen, Rabatte, Skonto, usw. aus dem XML-Dokument rauszudröseln. Dabei kann man auch noch mit zwei verschiedenen XML-Formaten (Universal Business Language [UBL] oder Cross Industry Invoice [CII]) konfrontiert werden. Man kommt dann nicht um eine Software/Webseite herum, die das auswerten und menschenlesbar darstellen kann.
> Ich gehe davon aus, dass … meist das ZUGFeRD-Format zum Einsatz kommt, da deren PDF-Teil von Menschen gelesen werden kann.
Rechtsverbindlich ist aber nur das im PDF eingebettete XML-Dokument. Wenn der Ersteller eine Software verwendet, die dabei Fehler macht und im PDF etwas anderes steht als im XML-Dokument, kann das Probleme bereiten.
> Allerdings sind weitere Formate, wie beispielsweise die "französische" Factur-X – zulässig
Factur-X und ZUGFerD wurden gemeinsam von deutschen und französischen Gremien entwickelt und sind in der aktuellen Version kompatibel.
Übrigens: Wer es noch nicht verstanden hat – die elektronische Rechnung wurde nicht zur Erleichterung bzw. Beschleuigung/Automatisierung des Geschäftsverkehrs eingeführt. Das ist nur ein möglicher Nebeneffekt. Es geht um die Kontrolle aller Zahlungsvorgänge zur Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug und anderer krimineller Machenschaften. Das Thema wird Anfang der 2030er Jahre richtig Fahrt aufnehmen, wenn eine europaweite Infrastruktur aufgebaut werden soll, mit deren Hilfe es möglich/verpflichtend wird, Rechnungen nur noch elektronisch an zentrale (staatliche) Stellen zu schicken, die die Rechnungen abgreifen und auswerten und danach an die eigentlichen Empfänger zustellen. Die Anfänge davon sind PEPPOL, hier wurde die zukünftige Kommunikationsinfrastruktur bereits implementiert.
In Italien geht schon seit Jahren jede Rechung von Firma A zu Firma B über das Finanzamt aber es gibt immer Möglichkeiten etwas zu umgehen.
In Belgien ist so ein Portal seit anfang des Jahres pflicht.
Am Ende kriegen die den Hals nicht voll und statt sparen gibt es dann ein "Sondervermögen" bezahlt vom Steuerzahler.
Geh mal zu einer Bank und sage "Ich möchte kein Kredit sondern nur ein Sondervermögen".
Die werden eine auslachen.
Aus Kredit wird "Sondervermögen" sonst ändert sich nix.
den schaden der Betrüger tragen alle.
deshalb hat sich meine Meinung zu dem Thema von "böse Überwachung" nach "sinnvolle maßnahme" entwickelt.
Amicron Faktura und DATEV sind bei uns im Einsatz.