Worauf ist beim Erstellen eines Dienstplans zu achten?

– Anzeige – In einigen Bereichen müssen Nutzer mit der Erstellung von Dienstplänen/Schichtplänen befassen. Dabei gilt es Personal und Arbeitszeit effizient einzuplanen. Dies kann eine recht komplexe Angelegenheit werden. Eine entsprechende Software kann dabei eine gute Unterstützung bieten.

Ziel: Ressourcen unter einen Hut bringen

Bei der Erstellung von Dienst- oder Schichtplänen gilt es für die Verantwortlichen einige Sachen unter einen Hut zu bringen. So sind das Personal für die jeweils anstehenden Aufgaben effizient einzuplanen und einige Randbedingungen zu beachten.

Worauf ist beim Erstellen eines Dienstplans zu achten?

Bei der Erstellung von Dienst- oder Schichtplänen sind ggf. Restriktionen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Andererseits müssen gesetzliche Regelungen bezüglich Arbeits- und Ruhezeiten sowie die Rechte der Arbeitnehmer berücksichtigt werden.

• Der Gesetzgeber legt fest, dass Arbeitnehmer normalerweise nur maximal 8 Stunden pro Tag arbeiten dürfen. In Ausnahmefällen können dies vorübergehend auch 10 Stunden sein.
• Ein Arbeitgeber hat darauf zu achten, dass die durchschnittliche Arbeitszeit von maximal acht Stunden auf ein halbes Jahr gerechnet nicht überschritten wird

Hinzu können spezielle Regelungen durch Dienstvereinbarungen oder Tarifverträge kommen. Auch Urlaubszeiten wollen berücksichtigt werden. Und wenn dann noch Arbeitnehmer wegen Krankheit plötzlich ausfallen, muss die Planung angepasst werden. Das kann ohne Software-Unterstützung ganz schön schwierig werden. Schichtpläne als Excel-Tabelle, auf Papier oder mit Haftnotizen an einer Planungswand reichen selten aus.

(Quelle: Pexels, freie Nutzung)

Die digitale Personaleinsatzplanung von eurodata

Was gebraucht wird, ist eine Software zur Unterstützung bei der Erstellung eines Dienstplans. Mit edpep und edpep+ ist genau diese Software zur Schichtplanung verfügbar.

(Quelle: eurodata Deutschland, Zum Vergrößern klicken)

Das Programm ermöglicht die webbasierte Verwaltung der Mitarbeiterdaten und das Anlegen von Schichtplänen für einzelne Mitarbeiter. Die für die Schichtplanung zuständige Person bekommt über das Programm sofort einen Überblick über die aktuelle Planung.

• Korrekturen an den Schichtplänen lassen sich direkt im Programm vornehmen. Dabei achtet das Programm auf die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Regelungen, was Fehlerquellen vermindert. So unterstützen edtime / edpep bei der Einhaltung der gesetzlichen Pausenpflichten und der wichtigsten Gesetze des Arbeitsrechts.
• Das Tool edtime / edpep weist bereits bei der Anlage eines neuen Beschäftigungsverhältnisses darauf hin, ob die eingetragenen Werte den zu diesem Zeitpunkt geltenden gesetzlichen Mindestlohn-Anforderungen (MiLoG) entsprechen oder nicht.
• Arbeitszeiten können von der Software direkt via digitaler Stempeluhr erfasst werden. Individuelle Pausen sind sowohl für einzelne Mitarbeiter, für bestimmte Schichten (nur edpep), für Mitarbeitergruppen wie auch für ganze Standorte definierbar. Diese Einstellungen sollten insbesondere dann gewählt werden, wenn die gewährten Pausen über die gesetzlich vorgegebenen Pausen hinausgehen.
• Urlaubsanträge, Schichttausch und Krankmeldungen lassen sich dabei zeitgemäß und komfortabel, direkt per Smartphone-App übernehmen. Das unterstützt das Unternehmensklima und verbessert die Teamkommunikation.

Das Programm zur Schichtplanung bietet die Management Funktionen, um bestimmte Auswertungen abzurufen. Weiterhin besteht eine Schnittstelle zur optimierten Datenübergabe zur Lohnabrechnung.

Datensicherheit inbegriffen

Wichtig: Mitarbeiterrelevante Daten unterliegen datenschutzrechtlichen Herausforderungen. Eine freifliegende Verwaltung mittels einer Excel-Tabelle ist da eher als riskant zu sehen. Mit dem Tool edpep sind die Nutzer immer auf der sicheren Seite. Jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Mitarbeiterprofil, das durch einen persönlichen PIN geschützt ist. Somit sieht jeder Mitarbeiter nur die eigenen Daten und Zeiten.

Nur Mitarbeiter, die vom Unternehmen mit der entsprechenden Aufgabenstellung betraut sind, erhalten besondere Benutzerrechte zum Zugriff auf die Daten anderer Mitarbeiter. Mit edpep erfüllen Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen der Datenverarbeitung und –sicherung, auch dank der von der eurodata AG verwendeten, ISO/IEC 27001 zertifizierten, Hochleistungs-Rechenzentren mit Sitz in Deutschland. Eine ausführliche FAQ, die viele Fragen beantwortet, findet sich auf dieser Webseite.

Offenlegung: Das ist ein sponsored Post, d.h. die Erstellung des Artikels wurde vom Anbieter bezahlt.