[English]Frage an die Nutzerschaft bzw. die Administratoren von Microsoft 365. Mir ist gerade ein Leserhinweis zugegangen, dass es Probleme mit Signaturen in Outlook 365 gebe, wenn diese Cloud-gespeichert sind.
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Outlook-Option Cloudspeicherung für Ärger gut
Microsoft Outlook 365 besitzt die Möglichkeit, seine Einstellungen in der Microsoft Cloud zu speichern. Microsoft hat dazu das Dokument Informationen zum Speichern meiner Outlook-Einstellungen in der Cloud veröffentlicht.
Das Ganze soll standardmäßig für Microsoft 365-Konten mit Cloudpostfächern aktiv sein, wenn das neueste Update im monatlichen Enterprise-Kanal, aktuellen Kanal oder Semi-Annual Enterprise-Kanal (seit Version 2108) installiert ist. Es ist auch für Outlook.com Benutzer verfügbar. Der Beitrag hier vom Juli 2019 beschreibt dieses Feature ebenfalls.
In Microsoft Outlook gibt es dafür in der Gruppe Allgemein der Outlook-Optionen die Option Cloudspeicheroptionen. Wird diese Option markiert, legt Outlook seine Einstellungen unter dem Microsoft Konto des Benutzers in der Cloud ab.
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Diese Option taucht hier immer wieder in Verbindung mit Ärger und unerklärlichen Fehlern auf. Ich hatte beispielsweise im Mai 2023 im Beitrag Outlook: Problem mit Signatur Synchronisierung durch Cloudspeicheroptionen einen Effekt mit der Signatur-Synchronisierung bei aktivierter Cloudspeicheroption beschrieben. Dort wurden Signaturen zweier Nutzer gegenseitig überschrieben und erst die Deaktivierung der Cloudspeicheroption bereinigte das Problem.
Neues Problem: Outlook-Signaturen mit Umlauten
Blog-Leser Stefan M. fragte mich heute per E-Mail an, ob ich von anderen Blog-Lesern Problemberichte zu Outlook-Signaturen mit Umlauten erhalten habe. Er hat bei zwei seiner Kunden, die Microsoft Outlook 365 einsetzen, Probleme.
Laut seiner Mail kann Microsoft Outlook 365 seit 3 Tagen nicht mehr mit den in der Cloud gespeicherten Signaturen umgehen. In den Signaturen werden spontan keine Umlaute mehr dargestellt. Stefan hat den Eindruck, dass dort eine andere Zeichencodierung eingestellt ist.
Die Gemeinsamkeit, die der Leser aufführt, ist der Sachverhalt, dass die betroffenen Kunden einzelne Postfächer mehrfach in unterschiedlichen Clients eingebunden haben. Ist das noch jemandem aus der Leserschaft aufgefallen?
Benutzer fliegen aus Postfächern
Ergänzung: Stefan hat sich nach Veröffentlichung des Artikels erneut gemeldet und berichtet, dass inzwischen, innerhalb kurzer Zeit, zwei Benutzer in unterschiedlichen Tenant mit nachfolgender Fehlermeldung aus ihren Postfächern geflogen seien.
Lösen konnte er es nur, indem er das Konto in Windows löschte und wieder neu hinzugefügt hat. Er meint dazu: "Das bekommt kein User allein hin, insbesondere mit 2FA. Wenn das so weitergeht…. ich betreue rund 250 User. Was machen die da bei Microsoft?"
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Frage am Rande: Beinhaltet diese Cloudspeicheroptionen Einstellung auch die Passwörter von SMTP und POP3?
Nach meiner Erfahrung nicht. Es werden nur einige – aber lange nicht alle – Einstellungen in Outlook synchronisiert. Z.B.: Signaturen, Vorlagen, Farben etc.
Danke. Die Formulierung dieser Einstellung ist meiner Meinung nach (ggf absichtlich?) relativ unklar.
Meines Wissens sind es Kontake, Signaturen, Autovervollständigung, Theme und Anpassungen in der GUI.
State of Unicode in the year 2025…
ich bin auch lachend vom Stuhl gefallen :D
Selbe Problem hier
Ist bei uns ident bei einem Kunden aufgetreten.
Einen fix haben wir noch nicht gefunden, erstellen einmal neue Profile für momentan 2 Clients, also überschaubar.
Wird aber bei mehreren auch der Fall sein, davon ist zumindest auszugehen.
Ansonsten, danke Microsoft.
Back to the Beginning. Deswegen schreiben die alten Hasen unter uns immer ohne Umlaute. Man weiss ja nie wer die E-Mail zu Gesicht bekommt.
Wir haben auch bei einem Kunden bei 2 Usern genau das gleiche Problem. Signaturen mit Umlauten sind zerschossen.
Mit Microsoft bereits Support Ticket erstellt.
Deren Aussage, es würde an einem AddIn liegen oder Profil defekt. Bei Microsoft wäre das Problem nicht bekannt
1 Fall von ca. 400 bis jetzt.
Outlook Profil neu erstellen hat nicht geholfen.
Die komischen Zeichen in der Signatur durch die ehemaligen Sonderzeichen ersetzten hilft mal. Mal sehen wie lange.
Gruss
Böf
Hatte bisher den Fall nur bei einem Kundenprofil.
Neu speichern, alles ok. Neue Mail öffnen, wieder kaputt.
Nachdem wiederholten anpassen und bereinigen des Signaturordners hab ich die Cloud Signatur mit einer heilen Version überschrieben, seitdem geht es wieder.
Also der Sync vom Lokalen Outlook in die Cloud zerhackt die Code Version.
Egal was lokal im Outlook steht.
Hab bei einem Kunden ein paar PCs ersetzt. Vorher noch Office 2013, neu Office 2024. Die Signaturen habe ich aus dem %appdata%\Microsoft\Signatures-Ordner kopiert. Nach der Migration wurden die Sonderzeichen auch falsch dargestellt.
Hab die "moderne" Signatursynchronisierung ausgeschaltet und den Signaturordner nochmal kopiert, schon funktionierte es wieder. Sh. https://www.delhey.de/outlook-signatur-roaming-verhindern-windows-10-11/
Wir haben dasselbe Problem mit den Umlauten in cloud-gesyncten Signaturen.
Unser Workaround ist, diese "Roaming Signatures" inzwischen zu deaktivieren –> siehe Registry-Hack ganz unten.
D.h. es werden wieder die lokalen Signaturen (%appdata%\Microsoft\Signatures) wie früher verwendet.
In den lokalen Ordner haben wir dann die Signaturen mit intakten Umlauten aus einem Backup wiederhergestellt.
Geht inzwischen tadellos, nur eben ohne Sync.
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup]
"DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle"=dword:00000001
tja dazu müsste das signatur roaming mal korrekt funktionieren und microsoft genau aufschlüsseln welche werte aus der registry, wie in die cloud gesynced werden. fernab von umlauten macht das ja auch andere probleme.
Hier bereits 2 Kunden betroffen. Jeweils nur ein Benutzer pro Tenant. Jeweils der Fall, dass das Konto auf verschiedenen PCs genutzt wird.
Microsoft Support wie immer hilflos.
Bei uns hat's dann wahrscheinlich dadurch funktioniert, indem wir die Signaturen über OWA korrigiert haben und diese somit aus der Cloud ins Outlook geschoben wurde.
Leider nach ganz viel Try n Error. Betroffen war ein Benutzer, der die Signaturen als Textbaustein nutzt. D.h. da sind mehrere Stunden drin verpufft, nur, dass die Signaturen einige Stunden später noch kaputter waren.
Ein reines "schei? Encoding" war das aber nicht. Ein einzelner Umlaut wurde teils durch mehrere Zeilen kryptische Zeichen ersetzt.
Hab in der HTML im Siganturordner die Codierung auf utf-8 gewechselt. Bei den Usern die ich mit dem Problem hatte war dort irgendwas mit windows-1225 drin. Habe das Phänomen aber schon etliche Monate
Das ist schon traurig, insbesondere, da Windows intern schon seit sehr vielen Jahren (mindestens seit Windows XP) UTF-16 verwendet.
Und seit XP gibts auch standardmäßig Unicode-Schriftarten.
Da sollte es also gar keine Probleme mit Sonderzeichen, Umlauten etc. geben.
Schon gar nicht im Jahre 2025.
Nicht einmal im Jahr 2010 hätte ich solche Probleme erwartet.
Und warum Windows als Standard nach extern an Windows-1252 festhält anstatt UTF-8 oder UTF-16 zu verwenden, erschließt sich mir auch nicht.
UTF würde sehr sehr viel erleichtern.
HTML…
Wenn sich IT bei den Chefs und Kunden durchsetzen konnte/würde, wären wir diesen Mist schon längst wieder los. Keinerlei praktischen Nutzen, dafür unerschöpfliches Potenzial für Probleme.
Es gab mal Zeiten, da haben Mails ihren Zweck erfüllt – hübsch auszusehen gehört nicht dazu.
Habe ich seit Monaten bei mehreren Nutzern. Immer wenn der PC gewechselt wird von Homeoffice zu Büro oder umgekehrt sind die Umlaute kaputt. Das passiert bei uns nur bei Windows 11 PCs. Unter 10 nie.
Danke für den Win 11 Hinweis!
Encodings… lernt man eigentlich in der Ausbildung und im Studium schon ziemlich früh.
Scheint bei MS wie so Vieles noch nicht angekommen zu sein. Und es gibt immer noch Menschen, die Produkte von dem Laden freiwillig nutzen 🙄
Gleiches Problem bei einem Kunden von mir.
Workaround: alle Signaturen entfernen, Cloudsync aktivieren, Codierung auf UTF-8, Signatur in OWA erstellen.
Bis jetzt läuft es ohne Fehler. Solange bis der erste User die eine Änderung im lokalen Outlook vornimmt …
Dasselbe Spiel bei uns. Haben denselben Workaround gewählt und bislang (Daumen drück) funktioniert es. Aber auch wir denken, sobald lokal die Signatur geändert wird könnte es durch den Cloudsync zerschreddert werden.
Wir nutzen CodeTwo, da gibt es keine Probleme mit Signaturen und Sonderzeichen :-D
Funktioniert das gut? Ich habe mir das auf CodeTwos Website angesehen, zögere aber noch wegen des Abo-Modells (ca. 1 € pro Benutzer pro Monat bei mindestens 10 Benutzern).
Es steht und fällt mit der Qualität vom AD. Wenn das nicht sauber gepflegt ist, bringt es nichts. An sich kann ich nicht meckern, da sich keiner um eine CI konforme und rechtsgültige E-Mail Signatur kümmern muss. Optik ist dank Rechte & Rolle an das Marketing ausgelagert. Technisch funktioniert es mit Hybrid auch.
Ein Manko gibt es, bzw. eher organisatorisch, das pro SMB eine eigene Signatur Notwendig ist, wenn es ein SendAs/Behalt gibt. Dann musst ggf manuell die gültige Signatur als Anwender auswählen.
Sonst klappt es gut, das die Signatur via Outlook Online, Outlook Web App, Outlook New for MacOS, Outlook Classic Windows eingebunden wird.