Im Artikel ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1 hatte ich einen Blick auf das Thema elektronische Rechnung geworfen. In Teil 2 gebe ich einen kurzen Abriss, welche Möglichkeiten Leute haben, die jetzt auf die E-Rechnung umsteigen müssen oder wollen. Wie zeige ich ein ZUGFeRD-Dokument an, welche Lösungen gibt es, um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erzeugen.
Einige Vorbemerkungen
Ich hatte in ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1 ja einige Informationen zu Fristen genannt, die für Kleinunternehmen – und kleine Fische wie mich gelten. Als Freiberufler erstelle ich nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung und habe keine großartige Softwarestruktur für das um das Dutzend Rechnungen pro Jahr.
Da ich mich aber voraussichtlich bis zum Jahr 2028 mit der Thematik befassen muss, habe ich Ende 2025 und die ersten Tage im Januar 2026 etwas Zeit investiert. Nachfolgend noch einige Anmerkungen, die mir durch den Kopf gingen, vielleicht für die Leserschaft von Interesse.
Und das ist auch die Intention der Artikelreihe: Eine Information, eine Übersicht und eine mögliche Lösung zu bringen, die Leuten hilft, die das Thema noch nicht vom Tisch haben.
Was ich mal ausklammere
In Teil 1 kam bereits dieser Kommentar von Tomas Jakobs im Hinblick auf das Risiko "unsignierter Mails". Der Einwurf ist zwar berechtigt – aber ich halte das Risiko für beherrschbar und würde "eRechnungs-E-Mail signieren" für etwas, was höchstens im zweiten Schritt anzugehen wäre. Vielleicht kann ich als konzertiere Aktion da mal einen separaten Beitrag zu schreiben – so etwas müsste foolproof und möglichst kostenlos erfolgen – was ich ad hoc noch nicht wirklich sehe.
Dann gab es noch diesen Kommentar, der darauf hinweist, dass (voraussichtlich) ab dem Jahr 2030 eine Meldung an die Finanzbehörden erforderlich wird, und Rechnungen dann auf einer Plattform eingereicht werden müssen. Für die Mitleser: Gemeint ist damit wohl ViDA (VAT in the Digital Age) – vom Europäischen Rat zum 11. März 2025 akzeptiert wurde. Ab dem 1. Juli 2030 gibt es dann eine Meldepflicht für elektronische Rechnungen, um Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und die Umsatzsteuerhandhabung in der EU zu vereinheitlichen.
Die Webseite hier hält einige rechtliche Informationen, was geplant ist, zu diesem Thema bereit. Dieses Vorhaben ist erstens noch über fünf Jahre in der Zukunft und zweitens ist bisher m.W. noch nichts über die nationale Umsetzung bekannt. Daher ist es müßig, sich im Januar 2026 mit diesem fernen Thema zu befassen – es bleibt also auch ausgespart.
E-Rechnungen ansehen, prüfen, validieren
Zum 1. Januar 2026 gibt es ja die Pflicht, dass alle Unternehmen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und / oder XRechnung empfangen können müssen. Daher werden schnelle und unkomplizierte Lösungen benötigt, um eine eintreffende E-Rechnung ansehen, prüfen und validieren zu können.
Quba: ZUGFeRD-Rechnung ansehen und Prüfen
Eine zugeschickte E-Rechnung im ZUGFeRD-Format lässt sich recht einfach direkt in jedem PDF-Programm öffnen. Dann wird der PDF-Teil angezeigt und ist für Menschen lesbar. Allerding ist der XML-Datensatz in der ZUGFeRD-Rechnung verbindlich.
Um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format sowohl vom PDF-Teil als auch vom XML-Datensatz ansehen und die Angaben vergleichen bzw. prüfen zu können, habe ich mir den Quba-Viewer unter Windows installiert. Das Programm gibt es auf der Webseite quba-viewer.org kostenlos für Linux, macOS und Windows. Mit diesem Tool hat man imho das Problem, als Kleinunternehmer E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format annehmen zu müssen, bereits gelöst.
E-Rechnungen validieren geht auch
Bekommt man eine elektronische Rechnung im XRechnungsformat, oder möchte man sichergehen, dass man eine E-Rechnung (oder eRechnung) korrekt erzeugt hat, kann man diese validieren lassen. Hier gibt es verschiedene Lösungen.
- In Teil 1 wurde bereits auf das Elster-Portal mit der Seite zur Rechnungsvalidierung hingewiesen.
- Für die XRechnung gibt es beispielsweise noch das E-Rechnungs-Validator-Portal von Baden-Württemberg, wo man eine Rechnung prüfen lassen kann.
- Für Leser in Österreich verweise ich auf die Webseite erechnung.gv.at, wo sich eine XRechnung hochladen und prüfen lässt.
Aktuell bin ich auf dem Stand, dass meine mit Fakturama erzeugten, ZUGFeRD-Rechnungen beim Elster-Portal akzeptiert und korrekt angezeigt werden.
Ansätze, um E-Rechnungen zu erstellen
Um eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (oder als X-Rechnung) zu erzeugen, gibt es einige Ansätze.
Kategorien, um E-Rechnungen zu erstellen
Ich habe mich in letzter Zeit durch einige Angebote und Konzepte gewühlt, um eine für mich passende Lösung zu finden. Dabei habe ich festgestellt, dass die Ansätze sich grob in folgende Kategorien unterteilen lassen:
- Eine Lösung mit KI, die verspricht, eine eingereichte PDF-Rechnung zu analysieren und daraus eine "E-Rechnung" zu machen.
- Eine Lösung, bei der eine PDF-Rechnung eingereicht wird, und der Nutzer die Rechnungsdaten manuell in ein Formular eintippt. Aus dem Ganzen wird dann eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erzeugt.
- Eine Cloud-Lösung, die verspricht, das komplette Rechnungswesen zu übernehmen und am Ende die erforderlichen E-Rechnungen zu erzeugen und zu verschicken.
- Eine on-premises Lösung, die das Erzeugen von E-Rechnungen, ggf. mit Hilfe von LibreOffice oder Microsoft Office zu übernehmen.
Für mich kommen KI-Lösungen oder alles, was ausschließlich in der Cloud verfügbar ist, aus folgenden Gründen nicht in Frage.
- Ich möchte schlicht keine Rechnungen mit sensitiven Daten von Kunden in irgend eine Cloud hochladen, wo ich nicht weiß, was damit passiert (und KI-Auswertungen sind ein No Go). Das Thema Auftragsdatenverarbeitung möchte ich mir diesbezüglich auch nicht aufhalsen.
- Auch wenn es verlockend ist, einige Monate kostenlosen Testbetrieb, oder drei Rechnungen pro Monat gratis zu bekommen, sollte sich jeder die Frage stellen "Und wie kommst Du an deine E-Rechnungen heran, wenn ein Abo abläuft oder der Anbieter pleite geht?
- Letzter Punkt war, dass ich festgestellt habe, dass die Abo-Lösungen teilweise ganz schön ins Geld gehen (40 Euro und mehr pro Monat für vielleicht ein Dutzend bis 20 Kleinrechnungen pro Jahr steht in keinem Verhältnis zu den Kosten).
Für mich persönlich war schnell klar, dass eine On-Premises-Lösungen her muss, die idealerweise unter Linux und Windows läuft. Hier lassen sich grob zwei Schienen an Lösungen identifizieren:
- Entsprechend gestaltete Dokumentvorlagen für Microsoft Office oder das von mir (wegen meiner Linux-Forderung natürlich) bevorzugte LibreOffice, die die Daten in Feldern enthalten. Dann wird mit dem Office-Programm (meist unter Zuhilfenahme von Hilfstools) ein PDF-Dokument generiert, dass die XML-Daten aus den Feldern beinhaltet.
- Software-Pakete, die die Erzeugung von E-Rechnungen im XRechungs- oder ZUGFeRD-Format automatisieren (wobei ggf. LibreOffice als Helper hinzukommt).
Das von mir erwähnte Programm Fakturama hängt zwischen den beiden obigen Ansätzen – setzt es doch auf LibreOffice-Vorlagen für die Rechnungsgenerierung und PDF-Erstellung auf, übernimmt aber die Verwaltung der Rechnungen, Angebote, Kreditoren und Debitoren etc.
Welche Lösungen für E-Rechnungen gibt es?
An dieser Stelle verweise ich als Referenz auf den Ratgeber der IHK-München mit der sehr umfassenden Liste an Anbietern für die E-Rechnung.
Ich bin diese Liste durchgegangen, und habe alle Cloud-Anbieter rausgestrichen. Dann habe ich nach Lösungen gesucht, die ggf. mit Hilfe von LibreOffice zu realisieren wären
- Ich bin kurz bei Software Engineering Reiter und seiner Vorlagen-Seite gewesen, da er Vorlagen für Office und LibreOffice für den kleinen Preis anbietet. Die Nutzung der E-Rechnungsvorlagen erfordert aber die einmalige Installation des kostenlosen Hilfsprogramms MakroHelper (für Windows, macOS und Linux Mint verfügbar). Aber ich habe den Download-Link des MakroHelper in der Produktbeschreibung auf Etsy nicht gefunden.
- Die auch in Teil 1 genannte OpenSource Warenwirtschafts-Lösung kivitendo hat mich von der Aufmachung abgeschreckt. Ich sah keine Chance, die Installation auf einem UCS 3.0-Server auf die Schnelle zu installieren und auf die Schnelle irgendwie selbst zu stemmen.
- Es gibt noch LBVPrint, die auf dieser Webseite mit dem ZUGFeRD Composer und MultiPrint eine Lösung anbieten, wo ich aber bei einem Kurztest ziemlich verloren rausging. MultiPrint installiert tauchte nicht mal als Drucker auf. Zudem wollte der Composer die .NET Framework Runtime 4.8, so dass ich die Installation dann abgebrochen habe.
- Dann hatte ich mir noch Erebus von Krug IT angesehen – die treten als Dienstleister auf, und implementieren einem die Lösung. Ich war aber am Ende des Tages nicht sicher, wie gut das passt und was es kostet (irgendwo steht noch 210 Euro auf meinem Schmierzettel).
Ich war noch kurz auf der Seite von Pivotfox, hatte mir das Mustangprojekt, hatte mir diese Hinweisseite von Thomas Rudolph sowie das LibreOffice-Projekt für XRechnung der Familie Großkopf angesehen. Irgendwo spuckte auch noch die Info im Hinterkopf herum, dass PDF24 irgendwie ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kann, wenn man eine PDF hat und dann die XML-Rechnungsdaten eintippt.
Es gibt noch einige weitere Lösungen – einige wurden in den Kommentaren von Teil 1 genannt. Am Ende des Tages bin ich für mich dann bei der OpenSource-Software Fakturama hängen geblieben. Ich hatte sie vor Weihnachten in einer VM mit Windows installiert und ein, zwei Stunden getestet – sah aber noch nicht wirklich Land. Die Software läuft mit JAVA, bietet die Verwaltung von Aufträgen, E-Rechnungen etc. und verwendet LibreOffice. Vorige Woche habe ich das Ganze auf Windows 10 installiert (läuft auch auf Linux) und mich einen halben Tag intensiver mit befasst. Heute habe ich die ersten beiden E-Rechnung im ZUGFeRD-Format verschickt (sind auf Elster validiert worden).
Es war zwar "ein Ritt" bei der Einrichtung (hab vor lauter Bäumen den Wald nicht gesehen), das Programm startet etwas langsam und ist in der Bedienung gefühlt etwas sperrig (vielleicht fehlt mir noch der Durchblick, wie bestimmte Sachen besser gehen). Aber es deutet sich an, dass ich mit Fakturama bis auf weiteres leben kann. Ich plane in Teil 3 noch einige Hinweise zu geben, was man beachten und wissen sollte. Vielleicht hilft es jemandem – aber am Ende des Tages muss jeder seine eigene Entscheidung treffen, welche Lösung er final wählt.
Artikelreihe
ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1
Lösungen zum Empfang und Erzeugen von ZUgFeRD-Rechnungen – Teil 2
OpenSource-Lösung Fakturama – meine Lösung im Hands-on – Teil 3
MVP: 2013 – 2016
Den im Teil 1 schon in den Kommentaren genannten ZUGFeRD-Manager kann man auch zum validieren einer E-Rechnung verwenden.
Die Software läuft On-Prem.
Zum langsamen Start von Fakturama:
Das liegt schlicht daran, das es eine Java-Anwendung ist.
Die sind alle gefühlt rel. lahm.
Über kurz oder lang wird man nicht an einer professionellen Lösung herumkommen.
Die Zeiten das man eine Rechnung einfach in Word oder Excel erstellt, neigen sich dem Ende. Es besteht keine Revisionssicherheit gegenüber dem Finanzamt und wer das ganze dann am Ende noch seinem Steuerberater in die Hand drückt, hat auch nicht wirklich was gespart.
Daher sollte man sich mit fertigen Lösungen, wie z.B. Lexware auseinandersetzen. Dort werden die technischen Voraussetzungen fertig geliefert, man bekommt standarisierte Schnittstellen und Abläufe und man hat definitiv weniger Stress.
Ich nutze LEXWARE Office seit 12/23 und rechne darüber meinen Lohn ab. Als Unternehmer möchte ich nichts mehr anderes haben. Bin super happy damit!
Als 1 Mann GmbH kann ich LEXWARE Office nur empfehlen. AiO Lösung, die wenig kostet und viel Freude bereitet.
Ich bin da immer gezwittert – bei mir schlagen immer wieder Leser ein, die arg unzufrieden mit bestimmten Angeboten sind – ob Lexware drunter war/ist weiß ich momentan nicht so genau. Müsste da mal in meinen Mails recherchieren. Suche ich hier im Blog nach Lexware – haut es einige Ärger-Artikel raus.
Und wenn ich obigen schrieb "On-Premises Pflicht, Linux soll auch gehen" und mir dann die Lexware-Office-Seite ansehe – Monatsabo, online, keine Information auf den schnellen Blick, was drin ist, sondern Marktschreier-Aufmachung – dann treibt mich das eher weg.
Aber wie ich im letzten Satz schrieb: Jeder muss seine Lösung finden – daher halte ich von Posts "nimm Lexware Office" auch nicht so sonderlich viel. Kann passen, muss aber nicht.
Ich erinnere mich gut daran, dass Lexware Software ab einem bestimmten Datum plötzlich nicht mehr funktionierte. Lapidare Antwort vom Support: Kauf die neue Version.
Vielen Dank für den zweiten Teil.
Summa Summarum lässt sich feststellen, dass das Ausstellen und Einlesen von E-Rechnungen kostenlos und relativ einfach und komfortabel möglich ist.
Insbesondere für die kleinen Betriebe, die am lautesten jammern und zur Zeit Ihre Rechnungen mit Word und/oder Excel manuell schreiben, ändert sich nur die Software zur Rechnungserstellung. Die gibt es. Kostenlos und lokal installierbar. Unternehmen, die ERP Systeme wie SAP, Navision, Sage, Oracle, Haufe, Infor, Abas, ProAlpha etc. einsetzen, sollten auch keine Probleme haben, denn die üblichen Softwarepflegeverträge sehen vor, dass gesetzliche Anforderungen kostenlos umgesetzt werden müssen.
Anstatt sich über die E-Rechnung aufzuregen, sollte man die enormen Vorteile erkennen und nutzen. Insbesondere auf der Eingangsseite. Es gab zwar schon in der Vergangenheit Systeme, die eingehende Rechnungen per OCR einlesen konnten. Die waren aber teuer, fehleranfällig und lohnte sich eigentlich erst ab 100 Eingangsrechnungen pro Tag. Wer beispielsweise 50 Eingangsrechnungen am Tag erhält und diese manuell erfassen musste, hatte einen Zeitaufwand von rund einer Stunde/Tag. Mit der E-Rechnung geht alles automatisch. Ein kurzer Blick, ggf. noch vermerken ob es sich um eine Warenlieferung oder eine Dienstleistung handelt. Fertig. Keine Fehler mehr durch manuelles Abtippen. Ich liebe E-Rechnungen. So geht Digitalisierung.