Im Artikel ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1 hatte ich einen Blick auf das Thema elektronische Rechnung geworfen. In Teil 2 gebe ich einen kurzen Abriss, welche Möglichkeiten Leute haben, die jetzt auf die E-Rechnung umsteigen müssen oder wollen. Wie zeige ich ein ZUGFeRD-Dokument an, welche Lösungen gibt es, um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erzeugen.
Einige Vorbemerkungen
Ich hatte in ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1 ja einige Informationen zu Fristen genannt, die für Kleinunternehmen – und kleine Fische wie mich gelten. Als Freiberufler erstelle ich nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung und habe keine großartige Softwarestruktur für das um das Dutzend Rechnungen pro Jahr.
Da ich mich aber voraussichtlich bis zum Jahr 2028 mit der Thematik befassen muss, habe ich Ende 2025 und die ersten Tage im Januar 2026 etwas Zeit investiert. Nachfolgend noch einige Anmerkungen, die mir durch den Kopf gingen, vielleicht für die Leserschaft von Interesse.
Und das ist auch die Intention der Artikelreihe: Eine Information, eine Übersicht und eine mögliche Lösung zu bringen, die Leuten hilft, die das Thema noch nicht vom Tisch haben.
Was ich mal ausklammere
In Teil 1 kam bereits dieser Kommentar von Tomas Jakobs im Hinblick auf das Risiko "unsignierter Mails". Der Einwurf ist zwar berechtigt – aber ich halte das Risiko für beherrschbar und würde "eRechnungs-E-Mail signieren" für etwas, was höchstens im zweiten Schritt anzugehen wäre. Vielleicht kann ich als konzertiere Aktion da mal einen separaten Beitrag zu schreiben – so etwas müsste foolproof und möglichst kostenlos erfolgen – was ich ad hoc noch nicht wirklich sehe.
Dann gab es noch diesen Kommentar, der darauf hinweist, dass (voraussichtlich) ab dem Jahr 2030 eine Meldung an die Finanzbehörden erforderlich wird, und Rechnungen dann auf einer Plattform eingereicht werden müssen. Für die Mitleser: Gemeint ist damit wohl ViDA (VAT in the Digital Age) – vom Europäischen Rat zum 11. März 2025 akzeptiert wurde. Ab dem 1. Juli 2030 gibt es dann eine Meldepflicht für elektronische Rechnungen, um Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und die Umsatzsteuerhandhabung in der EU zu vereinheitlichen.
Die Webseite hier hält einige rechtliche Informationen, was geplant ist, zu diesem Thema bereit. Dieses Vorhaben ist erstens noch über fünf Jahre in der Zukunft und zweitens ist bisher m.W. noch nichts über die nationale Umsetzung bekannt. Daher ist es müßig, sich im Januar 2026 mit diesem fernen Thema zu befassen – es bleibt also auch ausgespart.
E-Rechnungen ansehen, prüfen, validieren
Zum 1. Januar 2026 gibt es ja die Pflicht, dass alle Unternehmen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und / oder XRechnung empfangen können müssen. Daher werden schnelle und unkomplizierte Lösungen benötigt, um eine eintreffende E-Rechnung ansehen, prüfen und validieren zu können.
Quba: ZUGFeRD-Rechnung ansehen und prüfen
Eine zugeschickte E-Rechnung im ZUGFeRD-Format lässt sich recht einfach direkt in jedem PDF-Programm öffnen. Dann wird der PDF-Teil angezeigt und ist für Menschen lesbar. Allerding ist der XML-Datensatz in der ZUGFeRD-Rechnung verbindlich.
Um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format sowohl vom PDF-Teil als auch vom XML-Datensatz ansehen und die Angaben vergleichen bzw. prüfen zu können, habe ich mir den Quba-Viewer unter Windows installiert. Das Programm gibt es auf der Webseite quba-viewer.org kostenlos für Linux, macOS und Windows. Mit diesem Tool hat man imho das Problem, als Kleinunternehmer E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format annehmen zu müssen, bereits gelöst.
Unter File – Validate lässt sich eine Validierung durchführen, was aber ein (Mustang-)Konto voraussetzt. Man kann auch ein Demo-Konto vorgeben. Problem ist, dass die E-Rechnung auf einen Validierungsserver hochgeladen wird – was man aus DSGVO-Grünen nicht nutzen sollte.
OpenIndex ZUGFeRD-Manager
Es gibt noch den sogenannten OpenIndex ZUGFeRD-Manager (hier auf GitHub abrufbar) für Linux, macOS und Windows, der aus einer PDF-Datei eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format generieren kann auch eine Validierungsfunktion besitzt (siehe unten).
Die Generierung einer ZUGFeRD-Datei aus einem PDF-Dokument erfordert, dass man die erforderlichen Daten manuell in die angezeigten Felder einträgt. Habe ich noch nicht praktisch getestet, da ich das Ganze mit Fakturama erledigen möchte. Zur Validierung und Anzeige kann man den ZUGFeRD-Manager aber einsetzen.
E-Rechnungen validieren mit Klippen
Bekommt man eine elektronische Rechnung im Format XRechnung, oder möchte man sichergehen, dass man eine E-Rechnung (oder eRechnung) korrekt erzeugt hat, kann man diese validieren lassen. Hier gibt es verschiedene Lösungen.
In Teil 1 wurde bereits auf das Elster-Portal mit der Seite zur Rechnungsvalidierung hingewiesen. Wenn ich es richtig mitbekommen habe, zeigt Elster aber nur eine Visualisierung an.
Aktuell bin ich auf dem Stand, dass meine mit Fakturama erzeugten, ZUGFeRD-Rechnungen beim Elster-Portal akzeptiert und korrekt angezeigt werden. Aber hier verwende ich eher den Quba-Viewer, der lokal läuft.
Validierung von XRechnung und ZUGFeRD
Zur Validierung einer XRechnung (ist eine XML-Datei wie factur-x.xml) kann man die beiden nachfolgenden Portale verwenden.
- Für die XRechnung gibt es beispielsweise noch das E-Rechnungs-Validator-Portal von Baden-Württemberg, wo man eine Rechnung prüfen lassen kann.
- Für Leser in Österreich verweise ich auf die Webseite erechnung.gv.at, wo sich eine XRechnung hochladen und prüfen lässt.
Nachfolgend habe ich mal das Ergebnis einer Validierung einer XRechnung (XML-Datei factur-x.xml) im Validator-Portal von Baden-Württemberg abgebildet.
Der Validator zeigt mir noch drei Warnungen (die XML-Datei factur-x.xml habe ich aus einer ZUGFeRD-Rechnung extrahiert). Da sind in der XML-Definition noch Abweichungen enthalten.
In Fakturama muss für XRechnungen das Feld "Specification identifier" (BT-24) exakt der Vorgabe der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entsprechen, um syntaktisch valide zu sein. Derzeit ist der korrekte Wert für den deutschen Standard urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 (Stand 2024/2025). Diese Kennung im XML-Header der Rechnung ist zwingend für die Akzeptanz durch öffentliche Auftraggeber. Da ich aber ZUGFeRD genommen und die XML-Datei extrahiert habe, tritt der Fehler auf.
Bei ZUGFeRD habe ich neben dem Quba-Viewer (File – Validate) nur die Online-Seiten wie nachfolgend (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
zur Prüfung gefunden. Problem ist hier, dass die Rechnungen mit persönlichen Daten zu Portalen hochgeladen werden, für die man (bei kostenloser Verifizierung) keinen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag vorliegen hat. Einen Validator der öffentlichen Hand für ZUGFeRD ist mir nicht bekannt.
Validierung mit dem ZUGFeRD-Manager
Eine schöne Möglichkeit zur Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung ist der bereits pben erwähnte OpenIndex ZUGFeRD-Manager, da diese auch eine Validierungsfunktion besitzt.
Einfach eine empfangene ZUGFeRD-Dokumentdatei in das Fenster des ZUGFeRD-Manager ziehen, und links auf das Symbol Prüfen klicken. Dann wird eine Prüfung durchgeführt und das Ergebnis angezeigt. Bei Bedarf kann man einen Bericht exportieren. Im rechten Teil des Fensters lässt sich der gewählte PDF-Teil anzeigen. Man kann sich aber auch den XML-Inhalt visualisieren oder im XML-Format anzeigen lassen. Ist für das "Debuggen" einer ZUGFeRD-XML-Datei ganz hilfreich.
Gemischte persönliche Erfahrungen
Das Thema E-Rechnung validieren ist diffizil. Stand 28. Jan. 2026 habe ich die Situation, dass mit dem in Teil 3a+b erwähnten Fakturama E-Rechnungen im Quba-Viewer akzeptiert und auf diversen Online-Portalen als zulässig validiert werden. Auch der ZUGFeRD-Manager bescheinigt mir, dass die erzeugte PDF-ZUGFeRD-Datei gültig ist. Der 7-PDF E-Rechnungsvalidator (ich hatte kurzzeitig die Testversion, die eine begrenzte Anzahl an Prüfungen ermöglicht, installiert) bemängelt das Ergebnis aber als nicht konform. Leider liefert der 7-PDF E-Rechnungsvalidator nicht wirklich Informationen, wo es klemmt (sonst hätte ich die 49 Euro für die Vollversion gerne ausgegeben).
Im Quba-Viewer kann man bei geöffneter ZUGFeRD-Rechnung in der linken Spalte auf das Symbol der Briefklammer klicken (siehe obiges Bild). Dann wird der PDF-Anhang factur-x.xml angezeigt und lässt sich durch Anklicken als XML-Datei speichern. Diese Datei kann man in die oben genannten Portale für die XRechnung hochladen. Das erzeugt dann aber zumindest Warnungen, weil ZUGFeRD XML-Anhänge nicht genau die Schema für XRechnung, die von öffentlichen Auftraggebern gefordert werden, entspricht. So braucht man dort eine Leit-ID, den Firmen nicht haben.
Stand 2. Feb. 2026 bleibt mir die Erkenntnis, dass die kostenlose Validierung auf ecosio.com die wohl gründlichste Prüfung ist, die normale Kunden vornehmen lassen können. Hier musste ich feststellen, dass das in Teil 3 getestete Fakturama keine validierbaren Rechnungen erzeugen kann. Die kostenlose Online-Version von PDF-24 erzeugt aber eine E-Rechnung, die validiert wird.
Ansätze, um E-Rechnungen zu erstellen
Um eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (oder als X-Rechnung) zu erzeugen, gibt es einige Ansätze.
Kategorien, um E-Rechnungen zu erstellen
Ich habe mich in letzter Zeit durch einige Angebote und Konzepte gewühlt, um eine für mich passende Lösung zu finden. Dabei habe ich festgestellt, dass die Ansätze sich grob in folgende Kategorien unterteilen lassen:
- Eine Lösung mit KI, die verspricht, eine eingereichte PDF-Rechnung zu analysieren und daraus eine "E-Rechnung" zu machen.
- Eine Lösung, bei der eine PDF-Rechnung eingereicht wird, und der Nutzer die Rechnungsdaten manuell in ein Formular eintippt. Aus dem Ganzen wird dann eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erzeugt.
- Eine Cloud-Lösung, die verspricht, das komplette Rechnungswesen zu übernehmen und am Ende die erforderlichen E-Rechnungen zu erzeugen und zu verschicken.
- Eine on-premises Lösung, die das Erzeugen von E-Rechnungen, ggf. mit Hilfe von LibreOffice oder Microsoft Office zu übernehmen.
Für mich kommen KI-Lösungen oder alles, was ausschließlich in der Cloud verfügbar ist, aus folgenden Gründen nicht in Frage.
- Ich möchte schlicht keine Rechnungen mit sensitiven Daten von Kunden in irgend eine Cloud hochladen, wo ich nicht weiß, was damit passiert (und KI-Auswertungen sind ein No Go). Das Thema Auftragsdatenverarbeitung möchte ich mir diesbezüglich auch nicht aufhalsen.
- Auch wenn es verlockend ist, einige Monate kostenlosen Testbetrieb, oder drei Rechnungen pro Monat gratis zu bekommen, sollte sich jeder die Frage stellen "Und wie kommst Du an deine E-Rechnungen heran, wenn ein Abo abläuft oder der Anbieter pleite geht?
- Letzter Punkt war, dass ich festgestellt habe, dass die Abo-Lösungen teilweise ganz schön ins Geld gehen (40 Euro und mehr pro Monat für vielleicht ein Dutzend bis 20 Kleinrechnungen pro Jahr steht in keinem Verhältnis zu den Kosten).
Für mich persönlich war schnell klar, dass eine On-Premises-Lösungen her muss, die idealerweise unter Linux und Windows läuft. Hier lassen sich grob zwei Schienen an Lösungen identifizieren:
- Entsprechend gestaltete Dokumentvorlagen für Microsoft Office oder das von mir (wegen meiner Linux-Forderung natürlich) bevorzugte LibreOffice, die die Daten in Feldern enthalten. Dann wird mit dem Office-Programm (meist unter Zuhilfenahme von Hilfstools) ein PDF-Dokument generiert, dass die XML-Daten aus den Feldern beinhaltet.
- Software-Pakete, die die Erzeugung von E-Rechnungen im XRechungs- oder ZUGFeRD-Format automatisieren (wobei ggf. LibreOffice als Helper hinzukommt).
Das von mir erwähnte Programm Fakturama hängt zwischen den beiden obigen Ansätzen – setzt es doch auf LibreOffice-Vorlagen für die Rechnungsgenerierung und PDF-Erstellung auf, übernimmt aber die Verwaltung der Rechnungen, Angebote, Kreditoren und Debitoren etc.
Welche Lösungen für E-Rechnungen gibt es?
An dieser Stelle verweise ich als Referenz auf den Ratgeber der IHK-München mit der sehr umfassenden Liste an Anbietern für die E-Rechnung.
Ich bin diese Liste durchgegangen, und habe alle Cloud-Anbieter rausgestrichen. Dann habe ich nach Lösungen gesucht, die ggf. mit Hilfe von LibreOffice zu realisieren wären
- Ich bin kurz bei Software Engineering Reiter und seiner Vorlagen-Seite gewesen, da er Vorlagen für Office und LibreOffice für den kleinen Preis anbietet. Die Nutzung der E-Rechnungsvorlagen erfordert aber die einmalige Installation des kostenlosen Hilfsprogramms MakroHelper (für Windows, macOS und Linux Mint verfügbar). Aber ich habe den Download-Link des MakroHelper in der Produktbeschreibung auf Etsy nicht gefunden.
- Die auch in Teil 1 genannte OpenSource Warenwirtschafts-Lösung kivitendo hat mich von der Aufmachung abgeschreckt. Ich sah keine Chance, die Installation auf einem UCS 3.0-Server auf die Schnelle zu installieren und auf die Schnelle irgendwie selbst zu stemmen.
- Es gibt noch LBVPrint, die auf dieser Webseite mit dem ZUGFeRD Composer und MultiPrint eine Lösung anbieten, wo ich aber bei einem Kurztest ziemlich verloren rausging. MultiPrint installiert tauchte nicht mal als Drucker auf. Zudem wollte der Composer die .NET Framework Runtime 4.8, so dass ich die Installation dann abgebrochen habe.
- Dann hatte ich mir noch Erebus von Krug IT angesehen – die treten als Dienstleister auf, und implementieren einem die Lösung. Ich war aber am Ende des Tages nicht sicher, wie gut das passt und was es kostet (irgendwo steht noch 210 Euro auf meinem Schmierzettel).
Ich war noch kurz auf der Seite von Pivotfox, hatte mir das Mustangprojekt, hatte mir diese Hinweisseite von Thomas Rudolph sowie das LibreOffice-Projekt für XRechnung der Familie Großkopf angesehen. Irgendwo spuckte auch noch die Info im Hinterkopf herum, dass PDF24 irgendwie ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kann, wenn man eine PDF hat und dann die XML-Rechnungsdaten eintippt.
Es gibt noch einige weitere Lösungen – einige wurden in den Kommentaren von Teil 1 genannt. Am Ende des Tages bin ich für mich dann bei der OpenSource-Software Fakturama hängen geblieben. Ich hatte sie vor Weihnachten in einer VM mit Windows installiert und ein, zwei Stunden getestet – sah aber noch nicht wirklich Land. Die Software läuft mit JAVA, bietet die Verwaltung von Aufträgen, E-Rechnungen etc. und verwendet LibreOffice. Vorige Woche habe ich das Ganze auf Windows 10 installiert (läuft auch auf Linux) und mich einen halben Tag intensiver mit befasst. Heute habe ich die ersten beiden E-Rechnung im ZUGFeRD-Format verschickt (sind auf Elster validiert worden).
Es war zwar "ein Ritt" bei der Einrichtung (hab vor lauter Bäumen den Wald nicht gesehen), das Programm startet etwas langsam und ist in der Bedienung gefühlt etwas sperrig (vielleicht fehlt mir noch der Durchblick, wie bestimmte Sachen besser gehen). Aber es deutet sich an, dass ich mit Fakturama bis auf weiteres leben kann. Ich plane in Teil 3 noch einige Hinweise zu geben, was man beachten und wissen sollte. Vielleicht hilft es jemandem – aber am Ende des Tages muss jeder seine eigene Entscheidung treffen, welche Lösung er final wählt.
Artikelreihe
ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1
Lösungen zum Empfang und Erzeugen von ZUgFeRD-Rechnungen – Teil 2
OpenSource ZUGFeRD-Lösung Fakturama im Hands-on – Teil 3a
OpenSource ZUGFeRD-Lösung Fakturama im Hands-on – Teil 3b
MVP: 2013 – 2016
Den im Teil 1 schon in den Kommentaren genannten ZUGFeRD-Manager kann man auch zum validieren einer E-Rechnung verwenden.
Die Software läuft On-Prem.
Zum langsamen Start von Fakturama:
Das liegt schlicht daran, das es eine Java-Anwendung ist.
Die sind alle gefühlt rel. lahm.
Zum langsamen Start habe ich in Teil 3 was geschrieben – unter Windows grätscht der Defender rein.
Über kurz oder lang wird man nicht an einer professionellen Lösung herumkommen.
Die Zeiten das man eine Rechnung einfach in Word oder Excel erstellt, neigen sich dem Ende. Es besteht keine Revisionssicherheit gegenüber dem Finanzamt und wer das ganze dann am Ende noch seinem Steuerberater in die Hand drückt, hat auch nicht wirklich was gespart.
Daher sollte man sich mit fertigen Lösungen, wie z.B. Lexware auseinandersetzen. Dort werden die technischen Voraussetzungen fertig geliefert, man bekommt standarisierte Schnittstellen und Abläufe und man hat definitiv weniger Stress.
Ich nutze LEXWARE Office seit 12/23 und rechne darüber meinen Lohn ab. Als Unternehmer möchte ich nichts mehr anderes haben. Bin super happy damit!
Lexware, das waren doch die mit wo auch mal eine Software Version einfach eingestellt wird? Wie soll damit Revisionssicher aufbewahrt werden?
Das besteht bei einer datenbankbasierten Anwendung auch nicht. Die wenigsten arbeiten mit Hashchains oder Prüfsummen. Du kannst jederzeit direkt per SQL oder mit einem Datenbanktool Datensätze direkt manipulieren, raus- oder wieder hinzufügen wenn Du die Datenbankstruktur ein wenig kennst.
Die Hürde wird leicht höher ja, aber das war's auch…
Und nein, so einen Dreck wie Lexware & Co, die einen mit Ihren Abogebühren ausnehmen sollte keinem empfohlen werden. Die meisten brauchen eh nur ein Dokumenten- und Belegmanagement und geben die Fibu an einen Steuerberater/in ab. Und das mit "standarisierten Schnittstellen" ist Bullshit! Bei solchen Apps gibt es i.d.R. keinen direkten Datenzugriff und keine Standards. Dort backt jeder sein Süppchen.
Zur Datenbanklösung gingen mir die gleichen Gedanken durch den Kopf. Wäre dann der logische Schluss, dass es nur noch Online erstellbar wäre, wo ein Dritter die Datenbank im Zugriff hat und Du selbst nicht an die Daten heran kommst.
Und das wäre auch nicht revisionssicher, da der Dritte ändern kann…
Demnach dürfte kein Datenbankbasierende Lösung mehr eingesetzt werden die sich nicht in einem Vendorlock befindet, schon gar keine selbst gebastelte.
Viel Spaß bei einer Finanzamtprüfung wenn man dort kund tut das eine Änderung in der Datenbank jederzeit ohne Spuren zu hinterlassen möglich ist. Dann kann man gleich seine gesamte Buchhaltung in die Tonne werfen.
Als 1 Mann GmbH kann ich LEXWARE Office nur empfehlen. AiO Lösung, die wenig kostet und viel Freude bereitet.
Ich bin da immer gezwittert – bei mir schlagen immer wieder Leser ein, die arg unzufrieden mit bestimmten Angeboten sind – ob Lexware drunter war/ist weiß ich momentan nicht so genau. Müsste da mal in meinen Mails recherchieren. Suche ich hier im Blog nach Lexware – haut es einige Ärger-Artikel raus.
Und wenn ich obigen schrieb "On-Premises Pflicht, Linux soll auch gehen" und mir dann die Lexware-Office-Seite ansehe – Monatsabo, online, keine Information auf den schnellen Blick, was drin ist, sondern Marktschreier-Aufmachung – dann treibt mich das eher weg.
Aber wie ich im letzten Satz schrieb: Jeder muss seine Lösung finden – daher halte ich von Posts "nimm Lexware Office" auch nicht so sonderlich viel. Kann passen, muss aber nicht.
Verstehe ich. Wer nicht weiß, was er will und braucht und dazu meint, dass alle Angebote 1:1 das Gleiche können: schwierig. Im Detail unterscheiden sich die Angebote doch wieder. Da muss man ein bisschen Zeit investieren. Viele Anwender nutzen solche Angebote aber auch falsch und dadurch entsteht Frust. Wer mit einem Porsche immer nur in Spielstraßen unterwegs ist, wird die PS-Power wohl auch kaum nutzen können.
Von on-premises halte ich wenig. Die muss man selbst aktuell halten. Man muss sich aktiv um die Aktualität kümmern. Das halte ich eher für schwierig, weil sich viele ans Smartphone gewöhnt haben. Dass man da manuell die Apps aktualisieren kann, weiß das Gro der Deutschen auch nicht. Damit gibt es mehr Potential für etwaige Lücken oder anderer Probleme, wenn es gesetzliche Änderungen gibt. Man muss sich bei on-premises um seine IT kümmern. Viele wollen IT nur nutzen aber sich selten aktiv drum kümmern. "Geht ja sonst alles automatisch oder mit KI". Dass wir IT Freaks das schaffen: geschenkt. Wir bilden aber nicht die durchschnittliche Gesellschaft ab.
Was drin ist: https://www.lexware.de/preise/ > "Vergleich: Finde jetzt die passende Version" Klasse Übersicht!
Aber wie Du sagst: Jeder muss sich ein bisschen selbst drum kümmern und insbesondere um seine Prozesse. Und das ist keine Werbung – ich nutze es aus Überzeugung und wüsste nicht, wie ich sonst mein Business verwalten sollte, wenn ein Steuerberater möglichst wenig machen soll, weil ich gern möglichst unabhängig eines Steuerberaters sein möchte.
Und ich halte von Online-Sachen wenig, weil man da seine Daten in fremde Hände gibt und keine Kontrolle darüber hat, was damit geschieht.
Und man macht sich abhängig davon, das der Internetzugang auch funktioniert und das der Anbieter auch keine Störungen hat oder gar pleite geht (siehe aktuell Online Solution, die Firme, die dort ihren Onlineshop hatten, stehen jetzt mit leeren Händen da!).
Würde sogar soweit gehen, dass eine Nutzung von aktuellen online ZUgFeRD Rechnung Generatoren ohne explizite Zustimmung des jeweiligen Rechnungsempfängers für die Datenweitergabe an Dritte ein klarer DSGVO Verstoss sind.
Nein, da es aktuell nur für B2B gilt, eher nicht. Wenn es B2C wäre, dann durchaus.
DSGVO gilt selbstverständlich auch für B2C Rechnungen wenn die jemand über solche online ZUgFeRD Generatoren erstellt.
Jein, die Firmen können sich imho auf berechtigtes Interesse gemäß DSGVO berufen, müssten aber einen Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag mit dem Anbieter abschließen. Hat aber kaum einer, außerhalb der Leserschaft hier, überhaupt auf dem Radar – von den anderen Abhängigkeiten (und dem Thema AI in dem Zeug) ganz zu schweigen.
Hier hätte es – ähnlich wie SVNet oder Elster – durchaus ein staatliches Portal oder eine kleine Lösung geben müssen. Und wer mehr will, bekommt eine Schnittstelle per API, um seine ERP- oder sonstigen Buchhaltungslösungen zu integrieren.
Lexware ist bei den Bezahl-Softwaren ein relativ geringes Risiko, aber für die Preis/Leistung immer noch teuer. Und: sehr langsam! Und: es gibt es nur für Windows! Keinerlei Anzeichen, dass das für andere Betriebssysteme kompiliert wird. Aber es kann halt E-Rechnung…
Übrigens GB: die Links für den Makro-Helper finden sich auf der Seite von etsy direkt bei den Vorlagen (es muss nur der weitere Info-Text rechts ausgeklappt werden und dann weiter runter gescrollt werden). Ich nutze selber die Vorlage für LibreOffice (nur 19% USt., aber mir genügt das so). Funktioniert problemlos und die Rechnungen gehen einwandfrei durch die X-Rechnung-Tests.
Ich erinnere mich gut daran, dass Lexware Software ab einem bestimmten Datum plötzlich nicht mehr funktionierte. Lapidare Antwort vom Support: Kauf die neue Version.
Deshalb ja LEXWARE Office. Das funktioniert immer aber kostet auch immer. Hat alles seine Vor- und Nachteile. Mich würde interessieren, was der Microsoft Support sagen würde, wenn man eine Frage zu Windows 7 hat. Ist 1:1 das Gleiche. Ich denke, an der Stelle wird Microsoft nicht anders reagieren. Ist keine Entschuldigung, jedoch hat jede Software ein MHD und kann heute nicht mehr ewig genutzt werden.
jaja…
Die Datenformate der elektronischen Rechnung auch: halten kein Jahr. Und ob eine Software bis zu einem knappen Jahrzehnt später alte Belege noch für das Finanzamt sichtbar machen kann, steht in den Sternen.
Das gilt auch schon auch für die Daten in Elster Online, ob die Steuererklärung dort nach 10 Jahren noch genau so eingesehen werden kann, genau wie sie im Formular eingegeben wurde, man darf sich fragen…
Sobald eine bestimmte Nutzerbasis erreicht ist, werden die Preise anziehen, deutlich.
Vielen Dank für den zweiten Teil.
Summa Summarum lässt sich feststellen, dass das Ausstellen und Einlesen von E-Rechnungen kostenlos und relativ einfach und komfortabel möglich ist.
Insbesondere für die kleinen Betriebe, die am lautesten jammern und zur Zeit Ihre Rechnungen mit Word und/oder Excel manuell schreiben, ändert sich nur die Software zur Rechnungserstellung. Die gibt es. Kostenlos und lokal installierbar. Unternehmen, die ERP Systeme wie SAP, Navision, Sage, Oracle, Haufe, Infor, Abas, ProAlpha etc. einsetzen, sollten auch keine Probleme haben, denn die üblichen Softwarepflegeverträge sehen vor, dass gesetzliche Anforderungen kostenlos umgesetzt werden müssen.
Anstatt sich über die E-Rechnung aufzuregen, sollte man die enormen Vorteile erkennen und nutzen. Insbesondere auf der Eingangsseite. Es gab zwar schon in der Vergangenheit Systeme, die eingehende Rechnungen per OCR einlesen konnten. Die waren aber teuer, fehleranfällig und lohnte sich eigentlich erst ab 100 Eingangsrechnungen pro Tag. Wer beispielsweise 50 Eingangsrechnungen am Tag erhält und diese manuell erfassen musste, hatte einen Zeitaufwand von rund einer Stunde/Tag. Mit der E-Rechnung geht alles automatisch. Ein kurzer Blick, ggf. noch vermerken ob es sich um eine Warenlieferung oder eine Dienstleistung handelt. Fertig. Keine Fehler mehr durch manuelles Abtippen. Ich liebe E-Rechnungen. So geht Digitalisierung.
Mit welcher konkreten On-Prem Lösung ist das Ausstellen relativ einfach und komfortabel möglich? Haben Sie den Beitrag auch gelesen? Kleine Betriebe haben z.B. keine 50 Eingangsrechnungen am Tag. Oder wollten Sie nur generell einen "E-Rechnungen sind toll" Textblock aus ChatGPT posten?
Ob man eine Rechnung in Word oder mit einer der hier vorgestellten Lösung schreibt, macht keinen Unterschied. Und auch wenn ich nur eine Eingangrechnung am Tag erhalte, muss ich diese erfassen. Entweder abtippen oder elektronisch einlesen. Was ist bequemer und weniger fehleranfällig? Spoiler: Das elektronische einlesen. Und selbst wenn ich Rechnungen generell manuell erfasse, weil ich diese nicht vollständig digital einlesen kann, dürfte es einfacher und sicherer sein, die Daten per Copy and Paste aus einer visualisierten E-Rechnung zu übernehmen.
Immer dieses Geblubber von Leuten, die sich in der Praxis noch nie wirklich mit dem Thema auseinandergesetzt haben…
Auch 1 Mann GmbHs sind seit 1.1.25 gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen verabreiten zu können!
Wenn das eine Firma nicht kann, gibts spätestens bei der nächsten Steuerprüfung durchs Finanzamt Probleme.
Möglich ist da z.B. , das das Finanzamt die komplette Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft und dann die Steuern schätzt.
Und es wird dann u.U. auch wegen möglicher Steuerhinterziehung ermittelt.
Das Ignorieren von E-Rechnungen kann also auch für Kleinstfirmen erhebliche Auswirkungen haben!
"Auch 1 Mann GmbHs sind seit 1.1.25 gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen"
… empfangen zu können. Und dafür genügt ein Mailpostfach. Es gibt keine Vorschrift, die mir verbietet, die Daten alle händisch abzutippen. Die GoB-konforme Archivierung ist nochmal ein eigenes Thema.
"Möglich ist da z.B. , das das Finanzamt die komplette Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft und dann die Steuern schätzt."
Selbst wenn das theoretisch rechtlich möglich wäre (was zu klären wäre und was ich grundsätzlich bezweifeln würde), passiert das in der Praxis nicht. Ganz ehrlich: Kaum ein KMU ist komplett GoB-konform – und selbst die großen Firmen haben da oft noch erschreckend große Lücken. Dazu kommt, dass die Buchhaltung nur eines von vielen juristischen Themengebieten ist, die man als Betrieb alle theoretisch beachten muss – und in der Praxis maximal zum Teil erfüllen kann.
"Und es wird dann u.U. auch wegen möglicher Steuerhinterziehung ermittelt."
Sorry, aber das ist substanzloser Blödsinn. Eine nicht möglicherweise GoB-konformen Buchhaltung bringt einen noch lange nicht in den Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung.
Wenn man sich als kleiner Betrieb in der Praxis mit dem Thema auseinandergesetzt hat, dann erkennt man, dass es eben keine relativ einfache und komfortabele On-Prem Lösung für das Ausstellen gibt. Und das war das Thema.
"Es gab zwar schon in der Vergangenheit Systeme, die eingehende Rechnungen per OCR einlesen konnten. Die waren aber teuer, fehleranfällig und lohnte sich eigentlich erst ab 100 Eingangsrechnungen pro Tag."
Ich werfe mal DATEV Unternehmen online in den Raum. Die OCR-Erkennung ist absolut nicht perfekt (gerade was bei komplexeren Rechnungen mit mehreren Zwischensumme die Auswahl der korrekten Endsumme angeht), aber in der Regel doch ganz leidlich, selbst bei eingescanten Papierrechnungen. Und Kontrollaufwand hast du bei der E-Rechnung ja auch.
Und 11,28 € netto im Monat würde ich jetzt nicht als exorbitant teuer bezeichnen. Es sind eher die neuen E-Rechnungs-Funktionen, die aktuell (n.a.) die Preise in die Höhe treiben.
"Insbesondere für die kleinen Betriebe, die am lautesten jammern und zur Zeit Ihre Rechnungen mit Word und/oder Excel manuell schreiben, ändert sich nur die Software zur Rechnungserstellung. "
Nein, das ist fundamental falsch. So hatte sich mein Chef das auch gedacht.
Wie soll eine Software ein XML aus den unstrukturierten Daten aus einer Excel-/Word-Rechnung erzeugen? Die wenigsten Firmen haben ihre Daten, trotz Excel, so gut strukturiert, dass man ein klares Datenmapping fü+r die e-Rechnung machen kann.
Der große Schritt für selbsgestrickte Lösungen ist der Umstieg auf ein Tool, das von vornherein klar strukturierte Daten erzeugt. Das bedeutet für manche Firmen, dass sie auch aus einer chaotischen Rechnungsstellung zu klar definierten und klassifizierten Rechnungsposten kommen müssen.
Also ich erstelle meine E-Rechnungen seit Anfang 25 mittels PDF24. Dort ist ein entsprechendes Eingabeformular in der Toolbox hinterlegt. Das ist für Anfänger gut geeignet, da es die wichtigsten Felder schon mal vorgibt und auch auf fehlende Eingaben hinweist. Als Ergebnis gibt es eine lesbare PDF mit angehängtem/eingebetteten XML-Teil. Man kann damit außer ZUGFERD auch Rechnungen im Format für öffentliche Auftraggeber schreiben. Die Rechnungen können auch als Vorlage gespeichert und später für die nächste Rechnung wiederverwendet werden. Da ich nicht so sehr viele Rechnungen pro Jahr schreibe (<100) ist das für mich völlig ausreichend. Ein Nachteil ist dass die grafische Gestaltung der PDF nur eingeschränkt möglich ist. Mehr als ein Logo einblenden geht dort nicht wirklich.
Haben Sie bedacht, dass Einverständnis der Rechnungsempfänger zur Weitergabe deren Daten an PDF24 einzuholen?
Hast du das Einverständnis aller Leute, denen du E-Mails schreibst?
Die richtigere Frage wäre hier, ob man für die geschäftliche Verwendung der PDF24-Onlinefunktionen einen AV-Vertrag mit der geek Software GmbH schließen müsste. Vermutlich ja – genauso wie mit dem Mailprovider.
Insgesamt aber alles sehr viel weniger problematisch als die (gar nicht so seltene) Verwendung private Mailadressen für Rechnungsversand und Empfang durch solche Kleinstunternehmen.
Wenn man sich PDF24 installiert, findet die Verarbeitung lokal statt:
https://help.pdf24.org/de/fragen/frage/erechnung-datenspeicherung/answer/17609/
Das Tool ist on Prem installiert und arbeitet rein lokal. Es gibt aber auch eine Online-Version. Das käme für mich nicht in Frage.
Ich lass das mal hier als Hinweis:
https://www.youtube.com/watch?v=Ubbv8eY87_k
Ist aber arg themenfremd und wäre im Diskussionsbereich aufgehoben gewesen.
Datev Rechnungswesen Online oder Lexware Office wie hier vorgeschlagen. Wer ein Business hat – top. Simpel einfach und gut. Ich nutze LExware Office seit 2023 und bin mehr als zufrieden.
Zum dauerhaft archivieren nehhm ich Paperless-NGX. Da kann man auch die eRechnungen einfach reinschmeißen. Klar, der kann dir das nicht hübsch anzeigen, aber für so Fälle gibt es viele viele tools. Wobei ein Großteil ja glücklicherweise noch eine Menschenlesbare PDF hinzufügt.
Versteh nicht, wie manche wirklich nur rein die xml verschicken … aber auch die kann man lesen wenn es drauf ankommt.
Zu "Datev Rechnungswesen Online oder Lexware Office wie hier vorgeschlagen." mag in deinem Fall machbar und sinnvoll sein – im Kontext "Wer ein Business hat – top. Simpel einfach und gut." kann das aber nicht so stehen bleiben – imho. Zu Lexware Office hatte ich was geschrieben – wie sieht denn dein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag aus? Ich hoffe Du hast den – und ich hoffe, Du fällst nicht dem zum Opfer, was in anderen Beiträge über Lexware thematisiert wurde. Und Datev erscheint mir Overkill – auf den Win 11 Zwang etc. hatte ich schon hingewiesen. Aber jeder wie er mag.
Hast du dir schon mal überlegt, wie eine Migration zu einem anderen Anbieter aussieht? Wie exportierst und sicherst du die Daten die bei Lexware liegen?
Bei jedem Fremddienst, der nicht nur kurzfristig Daten vorhalten muss, braucht man eine klare Exitstrategie. Daher: Wagemutige oder Menschen mit klarem Plan können gerne solche Tools nutzen. Alle anderen sollten nochmals darüber nachdenken.
Das gleich gilt auch für alle Archivierungspflichten. Auch dort sollte man nur Lösungen nehmen, die langfristigen Datenzugriff bzw. -migragtion erlauben.
Unabhängig von der fragwürdigen Implementierung der ERechnung, hätte Mann sich vielleicht auch Gedanken über den Versand machen sollen. Valide E-Mails mit Rechnungen werden immer häufiger als Spam erkannt, weil natürlich auch viel Rechnungsspam unterwegs ist und die Struktur der Mails immer gleich einfallslos. Wenn dann positive Merkmale wie Spf, Dmarc, Signatur etc. fehlen kommt es immer Mal zum ablehnen der Mail.
Diese Gedanken hat man sich durchaus gemacht. Folgende Übertragungswege sind bei E-Rechnungen möglich:
– E-Mail
– Peppol
– Upload mittels Schnittstelle oder Online-Portal
– Leitweg ID (nur öffentliche Auftraggeber)
Wenn positive Merkmale wie SPF, DMARC etc. nicht korrekt sind, werden diese Mails sowieso gebounced.
Peter fragte aber, ob Mann sich Gedanken gemacht hat. Von man war nie die Rede.
Ich habe tagtäglich mit den E Rechnungen im Eingang zu kämpfen und muss feststellen, dass leider 80% aller Rechnungen von kleineren Handwerksbetrieben und Firmen nicht valide sind und abgelehnt werden müssen. Die benutzen Programme erstellen zwar eine XML Datei, aber es werden Pflichtfelder nicht belegt, Strukturen nicht eingehalten und an vielen Stellen steuerliche Grundlagen nicht beachtet. Die Anwender werden darüber leider nicht informiert. Eine Prüfung über z.b. Elster gibt es gar nicht, dort wird nur visualisiert. Es gibt nur wenige kostenlose Prüftools, die als Ergebnis ein detailliertes Ergebnis liefern, aber ohne Vorwissen mehr Fragen als Antworten liefern. Das ist insgesamt sehr unbefriedigend. Selbst bei DATEV online bekommt man in der Verarbeitung nur zwei Hinweise, was mit der Eingangs Rechnung nicht in Ordnung ist: Struktur nicht valide aber steuerlich verwertbar, oder gar nicht valide. Warum genau bleibt immer offen.
Dann noch ein Punkt, der eigentlich alle Puzzle Lösungen zunichte macht: Gobd
Demnach müssen alle Rechnungen unveränderbar, rechtssicher und dauerhaft gespeichert – festgeschrieben – werden. Spätestens dann landet man bei einem Anbieter, weil man das selbst nicht gewährleisten kann.
Mein Fazit ist, dass die gesamte Umsetzung der E Rechnungen nicht gelungen ist, und derzeit mehr Ärger und Arbeit als Nutzen bringt.
Digitaler Overkill?
Danke für deinen Artikel mit wirklich interessanten Einblicken aus dem Alltag.Im Februar seit 40 Jahren beruflich aktiv mit der digitalen Welt möchte ich den damit verbundenen Komfort nicht mehr missen. Gleichzeitig musste ich mir aufgrund dieser langen Zeit und vielen nur digital gespeicherten Erinnerungen auch Gedanken um sinnvolle Archivierungsformate machen.
Beim Umstieg von Windows auf Linux habe ich wie bereits mehrfach diskutiert auf Plain Text gesetzt. Das insbesondere in Deutschland überall präsente PDF-Formate bleibt für mich ein Druckausgabeformat, das genau so auch von unbedarften Smartphonenutzern zur Ansicht von Rechnungen und anderen Informationen genutzt wird. Zudem kommen durch die Containerfunktion erhebliche Sicherheitsrisiken auf die Verwender zu.
Warum digitaler Overkill? Hat man nur wenige Belege im Jahr, reicht ein handgeschriebenes Grundbuch und ein normaler Ordner für ein Jahrzehnt locker aus. Alle für das Finanzamt notwendigen Unterlagen sind übersichtlich einsehbar und digitale Lösungen verursachen in diesem Fall einen überbordenden Mehraufwand, der die eigentliche Arbeit so stark behindert, dass diese nicht mehr wirtschaftlich fortgeführt werden kann.
Durch den Einsatz von Linux bekomme ich als Administrator die Risiken direkt mit, die insbesondere durch die Verarbeitung von PDF-Dokumenten und Aktivierung von JavaScript im Webbrowser verbunden sind. Alleine im Januar habe ich aufgrund von Sicherheitslücken in Grundmodulen, die auch in den großen IT-Systemen im Einsatz sind, einige Updates in den Systemen hier installiert. Werden die Funktionen bis zum Update nicht deaktiviert, reicht viel zu oft ein Klick aus, um das System ins Nichts zu schicken.
Das Sammelsurium von Datenformaten alleine in Deutschland für den Austausch elektronischer Rechnungen spricht sicher nicht für eine durchdachte Lösung. Durch die Beschäftigung mit Markdown und dem Org-Mode (Emacs) musste ich zudem die Erfahrung machen, dass man durchaus interoperabel lesbare Textdateien erstellen kann, die auch maschinell weiterverarbeitet werden können. Setzt man daran dann die optionale Ausgabe von druckformatierten PDF-Dateien, kann eine brauchbare Lösung entstehen.
Den grafischen Desktop brauche ich nur noch für "bunte Bildchen", die Arbeit selbst erledigt sich einfacher und schneller im Textsystem. Und einen Texteditor kann jeder schneller bedienen als die großen Office-Pakete. Den Org-Mode von Emacs verwende ich übrigens statt der Office-Software; dort funktioniert auch die Tabellenkalkulation, die man in ein Textdokument integrieren und direkt lesen kann.
"Das Sammelsurium von Datenformaten alleine in Deutschland für den Austausch elektronischer Rechnungen spricht sicher nicht für eine durchdachte Lösung. "
Welches "Sammelsurium von Datenformaten"?
Es gibt XML. Entweder als reine XML Datei (X-Rechnung) oder eingebettet in PDF (ZUGFeRD). Die Formate sind eindeutig definiert.
Andere Formate sind noch übergangsweise zulässig, gelten aber nicht als elektronische Rechnungen.
M. W. gibt es verschiedene ZUGFeRD-Profile für die XML-Seite (?), und es sollen noch weitere Profile kommen. Eine Übersicht findet sich unter Welches ZUGFeRD-Profil kann ich verwenden?
Ich schreibe nun seit Anfang 2025 meine e-Rechnungen mit Amicron-Faktura (gibt es leider nicht nativ für Linux). Für mich war entscheidend, dass es auch einen Fibu-Zusatz gibt, hatte zuvor auch Lexware für die FiBu benutzt und meine eigene Access-Programmierung für die Warenwirtschaft. Lexware wurde mir jedoch auf Dauer zu teuer und eRechnung selbst einzuprogrammieren in meine eigene 'Faktura' die immerhin zwischen 1990-2024 gute Dienste geleistet hat – dafür fehlt mir nun die Zeit.
Von den Kosten her ist Amicron ein echter 'Schnapper', Netzwerkfähig und der obligatorische Support-Vertrag günstig.
Tatsächlich implementieren wir das Programm inzwischen auch bei unseren Kunden.
Es basiert auf einer firebird SQL-Datenbank und wenn ich mal viel Zeit habe teste ich es doch mal unter Linux – könnte mir vorstellen, dass das mit Wine läuft.
Zur Ergänzung von Herrn Born zum Thema Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen möchte ich sagen, dass viele Validatoren unzulänglich arbeiten. Ich vermute, darunter fällt auch das Elster-Portal, weil die letztlich nur das XML aus dem PDF ziehen und dieses dann validieren und weiterverarbeiten. Das XML ist in aller Regel konform zur EN 16931. Das war es dann mit der Prüfung. Und da versagen leider auch viele andere.
ZUGFeRD schreibt in seiner Spezifikation aber unter anderem eindeutig vor, dass das hybride Format aus einem PDF/A-3-Dokument und dem eingebetteten XML bestehen muss. Und das ist oftmals das Problem, dass es sich beim vermeintlichen ZUGFeRD-Dokument nicht um eine PDF/A-3-Datei handelt. Damit ist eine solche Datei grundsätzlich nicht konform und sollte zurückgewiesen werden. Hier spielt mMn auch die GoBD eine Rolle.
Disclaimer: Ich bin selbst Betreiber einer Plattform zur Erstellung, Validierung und zum Versand von E-Rechnungen. Unser Validator weist Nicht-PDF/A-Dokumente konsequent ab.