Werbung – In vielen Unternehmen existiert ein Wildwuchs an Kontaktquellen: GAL, Outlook-Postfächer, interne Telefonverzeichnisse, CRM-Systeme, lokale Listen oder Schatten-Adressbücher, die irgendwo „mitlaufen". Für erfahrene Administratoren ist das kein neues Problem – aber eines, das im hybriden und mobilen Arbeitsalltag zunehmend Relevanz bekommt.
Denn sobald Mitarbeitende im Außendienst telefonieren, hybride Teams unterstützen oder bei Störungen beim Kunden den richtigen Kontakt erreichen müssen, stehen IT-Abteilungen vor der gleichen Frage: Wie bringe ich zentral gepflegte Unternehmenskontakte zuverlässig und sicher auf dienstliche Smartphones?
Das eigentl. Problem: Das native Telefonbuch bleibt trotzdem leer
Selbst in Umgebungen, in denen Microsoft 365 oder Exchange Online sauber integriert sind, landen zentrale Kontakte nicht automatisch im nativen iOS oder Android-Adressbuch. Sehr zum Leidwesen der Endnutzer, die nicht immer die Zeit haben, sich durch Intranet, Telefonlisten in Excel oder Teams und Outlook-Adressbücher zu klicken.
Abbildung 1 Mit sync.blue® stellen Sie Mitarbeiterkontakte in den nativen Kontakte-Apps bereit.
Die Ergebnisse sind:
- unsichere Rückrufe ("Unbekannte Nummer, das könnte der Chef sein, könnte aber auch Spam oder ein Betrugsversuch sein…")
- ineffiziente Kontaktrecherche in fragmentierten oder veralteten Datenquellen
- mangelhafte Kommunikation zwischen Abteilungen und Teams im Außeneinsatz oder ohne konstanten Zugriff auf PCs
Viele Administratoren haben das bereits versucht mit Shared Mailboxes, lokalen CSV-Importen oder MDM-Tools zu lösen, was oft mit hohem Pflegeaufwand oder funktionalen Einschränkungen einhergeht.
Use-Case: Notfall- und Produktionskontakte
Ein immer wieder auftauchender Punkt in Admin-Foren: "Wie verteile ich definierte Notfallkontakte zuverlässig auf dienstlich genutzten Smartphones?"
sync.blue® MOBILE und die Bereitstellung über MDM-Tools lösen genau diese Herausforderung:
- granular steuerbare Zielgruppen
- benutzerdefinierte Kontaktlisten oder Datenquellen
- kontrollierte Datenverteilung
- sauberes Offboarding über MDM (Löschen des Profils = Löschen der Kontakte)
Damit bleiben kritische Rufnummern unabhängig von der Internetverbindung verfügbar und Endnutzer haben wichtige und relevante Kontakte immer zur Hand – besonders dann, wenn jede Sekunde zählt!
sync.blue® MOBILE als einfacher und sicherer Lösungsansatz
sync.blue® MOBILE nutzt eine einzige oder bündelt vorhandene Kontaktquellen (GAL, Outlook, Entra ID, Google Workspace, u. v. m.) und stellt diese über den sync.blue® MOBILE Storage zum Abruf durch mobile Endgeräte bereit. Damit lässt sich die Verteilung vollständig über bestehende MDM-Lösungen steuern – ohne zusätzliche Exchange-Konten oder Programmieraufwand.
Abbildung 2 Übertragen Sie mit sync.blue® Kontakte aus über 80 Datenquellen in nur drei Schritten auf mobile Endgeräte.
Für Administratoren bedeutet das:
- Integration in über 80 Plattformen und Systeme
- Funktioniert in DSGVO-sensiblen oder restriktiven Infrastrukturen
- Kontakte werden lokal auf dem Endgerät gespeichert und bleiben somit auch offline verfügbar
Gerade die Offline-Fähigkeit ist bei Produktionshallen, Kellergeschossen oder Netzstörungen ein wichtiger Punkt.
Quality-of-Life-Features: kleiner Hebel, große Wirkung
Das technische Backend ist das eine – der entscheidende Faktor für die Akzeptanz ist aber:
Wie funktioniert es im Arbeitsalltag?
Abbildung 3 Machen Sie mit sync.blue® Schluss mit unbekannten Rufnummern von Mitarbeitenden
Die sync.blue® MOBILE Storage liefert:
- native Anruferkennung
- Profilbilder
- schnelle Suche über das lokale Telefonbuch
- Unterstützung für CarPlay / Android Auto
- klare Trennung privater & beruflicher Kontakte (BYOD-tauglich)
Gerade für Beschäftigte oder Organisationen mit reinem Firmenhandy oder DECT-/Mobil-Hybridmodellen (Bau, Produktion, Logistik) ist der Nutzen sofort spürbar und intuitiv in der Handhabung.
Fazit: weniger Pflege, weniger Eskalationen, weniger Chaos
Der Nutzen entsteht nicht durch ein einzelnes Feature, sondern durch die Summe vieler kleiner Effizienzgewinne. Die Bereitstellung zentraler Kontakte auf mobilen Endgeräten ist eine klassische Admin-Herausforderung, die mit Standard-Bordmitteln oft nur unvollständig lösbar ist. sync.blue® MOBILE, gespeist aus den bestehenden Verzeichnisstrukturen, schafft hier eine robuste und skalierbare Lösung.
Wer die Komplexität im Alltag reduzieren, die Sicherheit erhöhen und gleichzeitig die mobile Nutzbarkeit verbessern will, kann sync.blue® MOBILE jetzt kostenlos für 14 Tage auf Herz und Niere testen!
MVP: 2013 – 2016
Weiß jemand, wie viel die Synchronisierung von 25.000 Kontakten kosten?
Nö, aber werden die alle gebraucht?
Kontakte, die nicht mehr benötigt werden, müssen nämlich lt. DSGVO gelöscht werden!
Und auch da hapert es in vielen Unternehmen.
Es sind in den Datenbanken, Kontaktlisten etc. sehr sehr oft viele Kontakte drin, die nicht mehr benötigt werden.
Beispielsweise, weil der Kontakt bei der Firma nicht mehr arbeitet (z.B. weil er in Rente gegangen ist, oder die Firma gewechselt hat).
Oder Daten von Mitarbeitern des eigenen Unternehmens, die nicht mehr im Unternehmen tätig sind.
Und Software wie z.B. Outlook bräuchte eine Filterfunktion, mit der man Kontakte herausfiltern kann, mit denen man seit einer bestimmten Zeitspanne keinen Kontakt mehr hatte und diese dann zum Löschen vorschlägt.
Was die beworbene Software angeht:
Man muss keine privaten von geschäftlichen Kontakten trennen, denn ein Privathandy hat NIE für geschäftliche Zwecke genutzt zu werden und ein Geschäftshandy NIE für private Zwecke.
Die Kontakte sind schon durch die genutzten Geräte getrennt.
Und wieviele kritische Rufnummern gibt es tatsächlich?
Polizei, Feuerwehr, Werksschutz, Vorgesetzte, IT-Abteilung, etc.?
Mehr als 10 Nummern werden da kaum zusammen kommen.
Ein Kontakt oder Mitarbeiter hat natürlich das Recht auf Vergessenwerden laut DSGVO. Aber in großen Firmen mit Vertrieb und CRM sind 25.000 Kontakte keine Seltenheit, sondern die tägliche Arbeitsgrundlage. Niemand will all diese Nummern manuell prüfen und auf zig Geräten filtern. Es wäre schön, wenn Outlook irgendwann so eine Funktion bekäme, aber das ist aktuell leider nicht absehbar.
Hier lösen Software Lösungen wie sync.blue® das Chaos in einer Welt von Dual SIM, BYOD (Bring Your Own Device) und verteilten Kontaktlisten auf. Kontakte müssen nicht mehr auf jedem Gerät einzeln gepflegt werden. Wenn ein Kunde eine Löschung wünscht, wird er an einer zentralen Stelle entfernt und verschwindet automatisch von jedem BYOD und Geschäftsgerät. Letztendlich wird ein DSGVO konformes Kontaktmanagement so überhaupt erst praktikabel unterstützt.
Es freut mich für dich, dass ihr eine so strikte Trennung der Geräte durchbekommt. In der Realität ist die Trennung der Welten meist ab dem mittleren Management kaum noch haltbar. Aber auch hier gibt es einen Logikfehler in der Kausalkette: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, haben oft noch viele Kollegen seinen Kontakt händisch im Smartphone gespeichert. Laut DSGVO müsste nun jeder Einzelne diesen Kontakt händisch entfernen. Mit einer Lösung wie sync.blue spart man sich diesen enormen manuellen Aufwand einfach komplett.
Eine strikte Trennung der Geräte ist Pflicht, auch für den Vorstand eines Unternehmens!
Lässt man private Geräte zu, so reißt man große Sicherheitslücken in die Unternehmens-IT!
Denn was mit Privatgeräten geschieht, liegt nicht im Einflussbereich des Unternehmens.
Und Firmengeräte gehören so weit sicherheitstechnisch zugenagelt, wie es nur irgendwie geht.
Es haben nur genau die Sachen möglich zu sein, die für Unternehmenszwecke zwingend nötig sind.
Du hast absolut recht, was die IT-Sicherheit angeht. In Branchen mit extrem hohen Sicherheitsvorgaben ist dieser 'zugenagelt' Ansatz alternativlos, um jegliches Risiko zu minimieren. Aber das spiegelt leider nicht die Struktur in allen Unternehmen wider.
Darum geht es hier aktuell aber auch gar nicht primär. Du hattest die DSGVO angesprochen und um diese konsequent durchzusetzen, ist eine Softwarelösung wie sync.blue extrem hilfreich. Ich bin in meiner letzten Antwort ja schon detailliert darauf eingegangen, wieso eine solche Kontaktsynchronisation Lösung auch bei einem Unternehmen mit nur Geschäftsgeräten sinnvoll ist.
Es ist nämlich ein unterstützendes Tool zur zentralen Kontrolle von Kontaktdaten. Damit passt es eigentlich optimal in dein 'zugenagelt' Konzept, da die Datenhoheit beim Unternehmen bleibt und nicht bei den einzelnen Nutzern und deren händischen Listen.
Die Idee ist zwar nicht schlecht, aber funktioniert in der Praxis nicht wirklich bzw. wird untergraben.
Wenn die Leute Kontakte speichern wollen, die die Softwarelösung aber nicht an eine Person ausrollen will (weil vom Admin so konfiguriert), dann beschaffen sich die Leute die Kontaktdaten auf anderem Wege und führen zur Not Excel- oder Papierlisten.
Oder wenn die Kontaktliste Kontakte enthält, die eine konkrete Person meint, nicht zu brauchen, dann ignoriert diese Person diese Kontaktliste und pflegt eine eigene Kontaktliste mit den Kontakten, die sie meint, zu brauchen.
Oder wenn die Kontaktliste nicht dem persönlichen Ordnungsprinzip entspricht, wird die ebenfalls ignoriert und eine eigene Kontaktliste nach eigenem Ordnungsprinzip erstellt.
Das habe ich alles schon in mehreren Unternehmen so erlebt.
Jetzt gehen wir schon sehr tief in die technische Lösung hinein. Eine Person physisch daran zu hindern, eine separate Excel Liste zu führen oder einen Zettel mit einer Nummer an den Monitor zu kleben, ist in der Tat kaum möglich. Was aber sehr wohl verhindert werden kann, ist das unkontrollierte Einfügen von Kontakten in die Unternehmenscloud oder das Kopieren von Firmendaten in den privaten Speicherbereich des Telefons. Solche Einschränkungen lassen sich heute sehr präzise über MDM Profile via Intune oder Jamf steuern.
Für alles, was darüber hinausgeht, gibt es Nutzungsvereinbarungen zwischen Firma und Mitarbeiter. Letztendlich wäre es aber auch ein Versäumnis der Administration, wenn User nicht Zugriff auf genau die Nummern bekämen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Eine IT Lösung muss sich für den Nutzer lohnen, damit Schatten IT gar nicht erst attraktiv wird.
Ein praktisches Beispiel: Vertriebsmitarbeiter A ist abwesend und leitet seine Handynummer auf seine Vertretung um. Da beide durch die Unternehmenskontakte synchronisiert sind, sieht die Vertretung bei einem eingehenden Anruf sofort den Kundennamen und alle relevanten Infos auf dem Display. Diesen massiven Mehrwert für die Effizienz und Professionalität kann man der ganzen Sache sicher nicht absprechen.
Soweit ich gesehen habe, hat sync.blue eine Preisliste https://www.sync.blue/preise und unterscheidet zwischen der Anzahl der Nutzer und der Kontakte. Bei 25.000 Kontakten landet man definitiv in der Enterprise Edition, und ein unverbindliches Gespräch mit dem Sales-Team kostet sicher nichts: https://www.sync.blue/kontakt
Für mich wirken 19€ pro Monat und User erst einmal wie etwas, was man für einen guten Service bezahlen kann, wenn es die Lösung für ein Problem darstellt.
Die Abhängigkeit von der Anzahl der Kontakte sieht für mich aber nach einer unbeherrschbaren Kostenfalle aus, insbesondere wenn man nicht mehr selbst derjenigen ist, der das Ausmisten alter Kontakte zu verantworten hat, weil es diejenigen eines Mitarbeiters sind.
Stetiges Ausmisten, damit das Produkt bezahlbar bleibt steht einfach im Widerspruch zu "ich zahle 19 € im Monat, damit der Anbieter das Thema für mich löst und ich mich nicht mehr darum kümmern muss"
Und das, obwohl der Anbieter selbst ja quasi bei mehr Kontakten keine Mehrkosten hat.
Vielen Dank für dein ausführliches Feedback, wir nehmen deine Meinung sehr ernst. Eine faire Preisgestaltung ist uns sehr wichtig, weshalb wir hier gerne noch kurz zur Einordnung ergänzen möchten. Die 19 € pro Monat gelten für bis zu 10 Nutzer insgesamt und nicht pro Nutzer. Damit ist es eigentlich ein noch besserer Deal, als es auf den ersten Blick scheint.
Technisch gesehen unterstützen wir dich dabei, Dubletten zu erkennen und zu verhindern. Wir sehen hier aber definitiv noch Verbesserungspotenzial, was eine automatisierte Stammdatenpflege angeht. Wir nehmen diesen Impuls gerne auf und geben ihn an unser Produkt-Management weiter. Der große Vorteil bleibt derweil, dass die Pflege durch die Synchronisation nur noch an einer zentralen Stelle nötig ist und nicht mehr mühsam an vielen Orten gleichzeitig erfolgen muss.
Ich habe ein Powershell-Script was Wöchentlich (Sonntags) läuft und alle Kontakte aus dem GAL in das Persönliche Exchange Addressbuch schreibt.
Größter Vorteil, die Mobiltelefone bekommen damit die entsprechende Synchronität gegeben ist funktioniert problemlos löscht nicht mehr vorhandene User etc.
Habe das ganze für On-Prem umgesetzt, funktioniert allerdings genauso innerhalb von Azure (ExchangeOnline) wobei man das ganze dann natürlich anpassen muss und auch online laufen lassen muss.
Aktuell Synce ich ca. 1500 Kontakte würde mit 25k aber genauso funktionieren dauert eben nur ein wenig länger.
Ich lasse den Kommentar hier mal stehen. Dir ist aber schon klar, dass es sich beim Artikel um einen sponsored Post handelt, bei dem eine kommerzielle Lösung vorgestellt wird, während dein PS-Script für dein Szenario passt, aber eher keine Universallösung darstellt? Möchte das jetzt nicht negativ darstellen, aber die Diskussion sollte hier auslaufen. Danke für das Verständnis.
Hi Günther,
danke für die Rückmeldung, persönlich fände ich die Kennzeichnung das ein Artikel sponsored ist ganz gut, auch wenn man darauf schließen kann, wenn nur ein Produkt im Text genannt wird.
Mein Script ist eigentlich schon eine Universallösung. Ursprünglich erstellt von Uwe Colinardo mit ein paar kleineren Anpassungen meinerseits.
https://administrator.de/forum/oeffentliche-kontakte-auf-jedes-smartphone-kopieren-385651.html
Als Cloud Lösung ist Sync Blue mit Sicherheit super und bequem.
Wenn ich meine Infrastruktur bewusst OnPrem halte, dann würde ich behaupten ist meine Lösung die welche deutlich mehr Vertrauen erweckt und die Kontakte nicht über eine weitere Plattform schiebt.
VG Thomas
OT: Zu "danke für die Rückmeldung, persönlich fände ich die Kennzeichnung das ein Artikel sponsored ist ganz gut" … Der sponsored Post ist ganz klar im ersten Wort im Artikeltext mit "Werbung –" gekennzeichnet ("Werbung" und nicht "Sponsored post", weil es Urteile gibt, die besagen, dass das Wort "sponsored" nicht zur Kennzeichnung ausreicht). Und damit sollte die Diskussion hier (auch über das Script) enden, da wir uns nun auf einem Nebenschauplatz bewegen. Danke für das Verständnis.