Speichert Outlook.com Anhang in OneDrive? Microsoft 365 nutzt OneDrive ab März 2025

[English]Einer meiner Follower auf Mastodon hat mich die Tage darauf aufmerksam gemacht, dass E-Mails mit Anhängen, die über outlook.live.com verschickt werden, diese Anhänge "ungewollt" in OneDrive speichern. Noch jemand, dem dies aufgefallen ist? Ich habe dann recherchiert, und festgestellt, dass es zum 5. März 2025 eine Ankündigung gab, dass Microsoft 365 ab März 2025 OneDrive zum Speichern von Ordnern nutzen will. Das Ganze läuft unter dem Begriff OneDrive Known Folder Move (KFM). Ich packe diese Informationen mal mit in den Beitrag.

Leser meldet Mail-Anhänge in OneDrive

Es war nur eine kurze persönliche Benachrichtigung (daher nicht verlinkt) eines Nutzers auf Mastodon (siehe Screenshot), der mich über seine Beobachtung informierte.

Der Post besagt, dass dem Follower gerade aufgefallen sei, dass Microsofts E-Mail-Dienst outlook.live.com Anhänge "versehentlich" in OneDrive speichert. Das hat natürlich einige Implikationen, sofern zutreffend. So besteht die Gefahr, dass der OneDrive-Speicher für Zugriffe von Jedermann freigegeben wurde und Dritte plötzlich diese Anhänge abrufen können.

Weiterhin schrieb der Follower, dass beim Senden einer E-Mail über Thunderbird als E-Mail-Client, über outlook.live.com, die Nachricht zweimal gesendet werde.

Mein Kurztest ergab nichts

Ich habe dann sowohl über outlook.com eine Nachricht mit kurzem Anhang verschickt als auch den Thunderbird mal getestet. Entweder mache ich was falsch bzw. habe was übersehen. Oder es tritt nur bei großen Anhängen auf. Oder es kommt nur sporadisch bei Postfächern vor. Daher die Frage an die Leserschaft: Ist jemandem sonst etwas ähnliches aufgefallen bzw. untergekommen?

Empfohlene Vorsichtsmaßnahmen

Der oben zitierte Betroffene empfiehlt, die OneDrive-Freigaben so zu setzen, dass keine Fremden Zugriff auf den Cloud-Speicher bekommen. Zudem rät er, OneDrive-Konten zu inspizieren und Dokumente, die nicht in der Cloud erscheinen sollen, zu entfernen.

Microsoft 365 nutzt OneDrive ab März 2025 (KFM)

Der oben geschilderte Vorgang erscheint mir nicht gänzlich unwahrscheinlich. Ich habe kurz im Internet gesucht und bin auf den neowin.net-Artikel Microsoft explains benefits of why it will soon prompt M365 files be backed up to OneDrive vom 6. März 2025 gestoßen, der sich auf den Eintrag MC1024398 – Microsoft 365 apps: We will prompt users to back up their files in Microsoft OneDrive vom 5. März 2025 bezieht.

Dort heißt es, dass Microsoft 365 berechtigte Nutzer ab Mitte März 2025 über die Nachrichtenleiste in Word, Excel und PowerPoint auffordern werde, Dateien auf OneDrive zu sichern. Die Nutzer können die zu sichernden Ordner auswählen und dabei von Cloud-Funktionen wie Copilot-Unterstützung, einfacher Zusammenarbeit und erhöhter Sicherheit profitieren. Es sind keine administrativen Eingriffe erforderlich.

Berechtigte Benutzer werden in der Nachrichtenleiste unterhalb der Symbolleiste in Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint für Windows-Desktops aufgefordert, sich für OneDrive Known Folder Move (KFM) anzumelden. Die Benutzer können dann die zu sichernden Ordner in Microsoft OneDrive auswählen.

• Ab Mitte März 2025 will Microsoft mit der Einführung als Vorschau beginnen und diese voraussichtlich Anfang April 2025 abschließen.
• Anfang April 2025 beginnt Microsoft diese Änderung global einzuführen und  will voraussichtlich bis Anfang Mai 2025 fertig sein.

Sofern die Organisation noch Benutzer hat, die nicht in Known Folder Move (KFM) registriert sind, wird die Meldung ("SICHERN SIE DIESES DOKUMENT: Teilen Sie diese und andere Dateien mit OneDrive und arbeiten Sie mit anderen zusammen") gezeigt.

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Die Nutzer werden dazu ermutigt, die Option anzunehmen, während sie die Microsoft 365-Desktop-Anwendungen verwenden. Nachdem die Benutzer die Schaltfläche OneDrive öffnen ausgewählt haben, können sie die Ordner auswählen, die sie in OneDrive sichern möchten.

Das Feature KFM kommt automatisch

Nach der Anmeldung können Benutzer auf ihre Dateien in den bekannten Ordnern im Datei-Explorer oder in OneDrive zugreifen. Denn die Funktion wird für berechtigte Benutzer (wo KFM zugelassen ist) automatisch aktiviert. Wenn KFM in Ihrer Organisation blockiert ist, wird die Meldung nicht angezeigt.

Microsoft wirbt mit "Vorteilen"

Microsoft wirbt damit, dass Benutzer, die bei KFM angemeldet sind, dass die Dateien in ihrem angemeldeten Ordner von den Vorteilen der Cloud-Dateien profitieren:

• Copilot-Unterstützung: Die Dateien sind Copilot-fähig, was den Zugriff und die Nutzung von Copilot einfach und intuitiv macht.
• Einfache Zusammenarbeit: Cloud-Dateien ermöglichen die gemeinsame Nutzung, Kommentierung und einfache Zusammenarbeit, wobei AutoSave sicherstellt, dass Änderungen häufig und konsistent gespeichert werden.
• Zugriff von überall: Auf Cloud-Dateien kann von Windows, Mac, dem Web, iOS und Android aus zugegriffen werden, wobei Änderungen synchronisiert werden.
• Erhöhte Sicherheit und Compliance: Unternehmen können die Sicherheit und Compliance erhöhen, da alle Cloud-Dateien den Standardrichtlinien für Klassifizierung, Kennzeichnung und Schutz (CLP) und der automatischen Kennzeichnung unterliegen.
• Sicherung: Schutz vor Datenverlusten aufgrund von Geräteausfällen.
  Zugriff auf Cloud-spezifische Funktionen wie AutoSave und Versionshistorie

Doof nur, wenn jemand die Cloud abknipst oder diese ausfällt bzw. wenn Dritte dann lustig auf diese Ordner zugreifen können. Administratoren müssten sich damit befassen, wie KFM blockiert wird.