Exchange Online: Auto-Archiving Rollout im Oktober 2025 – ist verschoben

[English]Auto-Archiving, also die automatische Archivierung für Exchange Online sollte im Oktober 2025 weltweit für alle öffentlichen Clouds und im November für alle Regierungs-Clouds eingeführt werden. Ergänzung: Ist wohl nach Kundenprotesten gestoppt. Sobald die Archivierung für Exchange Online-Benutzer bereits aktiviert ist, werden die ältesten Elemente automatisch aus dem primären Postfach eines Benutzers in dessen Archiv verschoben, sobald die Postfachauslastung 90 % der Postfachkontingentgrenze erreicht, um Störungen des E-Mail-Flusses zu vermeiden.

Das Thema ist mir Ende September 2025 mehrfach untergekommen – ich stelle es aber mal separat als Erinnerung hier ein. Denn nachfolgender Tweet ist mit die Tage untergekommen.

Microsoft hat zum 7. Oktober 2025 einen Techcommunity-Beitrag Auto-Archiving for Exchange Online mit den Details veröffentlicht. Wie bereits oben zusammengefasst, geht es darum, dass Postfächer von Exchange Online-Benutzern nicht voll laufen, bis deren zugewiesene Kapazitätsgrenze erreicht ist und keine Mail-Zustellung mehr erfolgen kann.

Ergänzung: Mir ist die Ergänzung Microsofts im Techcommunity-Beitrag nicht aufgefallen. Aktuell heißt es dort: "Update 10/8/2025: We heard your feedback and are working on revised release plan for this feature. We will update this post (and release plan) accordingly in the near future."

Was macht die Auto-Archivierung?

Benutzer könnten Regeln festlegen, dass ältere Inhalte von Exchange Online nach einer Zeit X in das Archiv verschoben werden, um ein Volllaufen des Postfachs zu vermeiden. Das klappt aber, je nach Mail-Aufkommen nicht unbedingt. Microsoft erwähnt explizit das Volumen der eingehenden Daten, insbesondere durch große Anhänge, automatisierte Benachrichtigungen und KI-generierte Inhalte (von Copilot generierte Besprechungsnotizen, automatisierte/systemgenerierte Berichte).

Besser ist eine Auto-Archivierung, die anspringt, wenn ein bestimmtes Kriterium (hier erreichen einer Warngrenze für das Postfach-Quota) erfüllt ist. Benutzer gehen davon aus, dass die Archivierung die Größe des Postfachs proaktiv verwaltet, schreibt Microsoft.

Die Auto-Archivierung verschiebt die ältesten Elemente aus dem Postfach eines Exchange Online-Benutzers in dessen Archiv, sobald die Postfachauslastung 90 % der  festgelegten Kontingentgrenze des Postfachs erreicht. Dies soll sicherstellen, dass der E-Mail-Fluss des Postfachs nicht durch Erreichen der Kontingentgrenze stoppt. Gleichzeitig hat der Nutzer immer noch über das Archiv seines Postfachs Zugriff auf diese alte E-Mails.

Die Archivierung unterstützt zudem auch die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Aufbewahrungsvorschriften. Microsoft Outlook ermöglicht einen nahtlosen Zugriff auf  die aktuellen Inhalte des Postfachs und auch auf die im Archiv gespeicherten, historischen Daten über die Archiv-Ansichten.

Wann kommt die Auto-Archivierung?

Die von Kunden geforderte Auto-Archivierung für Exchange Online-Postfächer wird stufenweise eingeführt. Bisher waren folgende Zeitpunkte für das Rollout geplant – diese werden jetzt aber durch Microsoft überarbeitet.

• Die allgemeine Verfügbarkeit der Auto-Archivierung wurde von Microsoft für den 15. Oktober 2025 für Exchange Online-Postfächer in der öffentlichen WW-Cloud festgelegt.
• Die Auto-Archivierung der Exchange Online-Postfächer in Regierungs-Clouds ist für den November 2025 vorgesehen.

Voraussetzung, damit die Auto-Archivierung funktioniert, ist, dass der Administrator ein sogenanntes Archivpostfach bereitgestellt hat und dieses über freien Speicherplatz verfügt. Dann archiviert der Managed Folder Assistant automatisch zuerst die ältesten Elemente, bis die Nutzung unter den Schwellenwert fällt. Das gleiche Konzept gilt für Ordner mit wiederherstellbaren Elementen ("Papierkorb"), wenn diese sich der Kontingentgrenze nähern. Das SLA (Service Level Agreement) für die Ausführung des Managed Folder Assistant auf einem bestimmten Postfach beträgt 7 Tage. Weitere Details sind dem Techcommunity-Beitrag sowie der dort enthaltenen FAQ zu entnehmen.