Halbwegs gute Nachrichten für IT-Abteilungen, die Exchange Online-Postfächer verwalten. Microsoft erhöht die Größe von Postfächer um 50 GByte auf 100 GByte pro Postfach. In einem Supportbeitrag versucht Redmond nun zu erklären, was es damit auf sich hat, wann diese Erhöhung bereitgestellt wird und für wen diese Erhöhung der Postfachgröße gilt. Hier ein kurzer Überblick über diesen Sachverhalt, den ich schon mal angesprochen hatte.
Rückblick auf die Ankündigung
Ab Juni 2026 soll sich die Postfachgröße bei Exchange Online um 50 GByte pro Postfach erhöhen, so dass das 100 GByte für jedes Postfach an Speicherkontingent zur Verfügung stehen. Und das in Zeiten, in denen Speicherpreise gerade zu explodieren. Ich hatte diese Erhöhung des Speicherkontingents Mitte Juli 2026 im Blog-Beitrag MS 365 Preiserhöhung, zum 1. July 2026, aber Exchange Postfächer aufgebohrt kurz erwähnt.
Blog-Leser Matthias hatte mir obigen Screenshot dazu geschickt. In den Kommentaren tauchten auch gleich Fragen der Leserschaft nach Details auf, die ich nicht liefern konnte.
Microsoft erklärt das neuen MS365 Postfach-Kontingent
Microsoft scheint von Kundenseite ebenfalls mit einer Menge Fragen zum Speicherkontingent bei Exchange Online-Postfächer konfrontiert worden zu sein. Die Woche bin ich über nachfolgenden Tweet auf den Techcommunity-Beitrag Understanding the new 100 GB mailbox entitlement for Microsoft 365 Business suites aufmerksam geworden.
Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium bieten nun für berechtigte Benutzer zusätzlich 50 GB Speicherplatz für primäre E-Mail-Postfächer. Das war Mitte Februar 2026 in einem Beitrag über Preiserhöhungen für die M365-Pakete mit erwähnt worden. Damit erhöht sich die unterstützte Speicherplatzkapazität für primäre Postfächer von 50 GB auf maximal 100 GB.
Das Ganze erfolgt im Rahmen der Microsoft 365-Paketaktualisierungen für 2026, und soll von Juni bis September 2026 eingeführt werden. Administratoren der Kunden werden über das Message Center vorab benachrichtigt, bevor die Änderungen in ihrem Tenants verfügbar sind.
zusätzlichen Speicherplatz erhöht sich die effektive Größe des primären Postfachs für berechtigte Nutzer der. Betroffen von der Erhöhung des Speicherkontingents von 50 GB auf 100 GB sind folgende kommerzielle Produktsuiten:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
Microsoft schreibt, dass es weiterhin Lizenzen geben wird (z. B. den eigenständigen Exchange Online Plan 1), bei denen die maximale Postfachgröße auf 50 GB festgelegt ist.
Nach der Einführung haben alle Nutzer, denen die entsprechenden Lizenzen zugewiesen wurden, einen neuen Serviceplan und erhalten die entsprechende Erhöhung der Postfachquote zugewiesen. Microsoft erklärt im Techcommunity-Beitrag die vertrackten Szenarien, die Nutzer in den Genuss von 100 GByte Speicherkontingent kommen lassen.
- Ein Benutzer, dessen höchster anwendbarer Exchange-Postfachplan der „Business Suite"-Plan ist, erhält bei Vorhandensein des Speicher-Add-ons ein effektives Kontingent von 100 GB.
- Ein Benutzer, der zusätzlich über eine Enterprise- oder eigenständige Exchange-Lizenz verfügt, die bereits ein 100-GB-Postfach bereitstellt, behält seinen Anspruch auf 100 GB.
Einem Benutzer, dem mehrere Lizenzen zugewiesen sind, die mehrere Exchange-Servicepläne enthalten (dies wird als „Concurrent Licensing" bezeichnet), wird die maximale Quote gewährt, die von einem einzelnen Produkt bereitgestellt wird. Wichtig ist, dass die Quoten sich nicht produktübergreifend addieren. Beispielsweise habe ein Benutzer mit einer Business-Suite-Lizenz und einer separaten Enterprise-Lizenz, die den Exchange Online Plan 2 enthält, weiterhin Anspruch auf 100 GB, erklärt Microsoft. Die Quotenerhöhung für die Business-Suiten betrifft ausschließlich die Basisgröße des Postfachs. Sie bietet aber keine Archivierungsfunktionen.
So wird das zusätzliche Kontingent umgesetzt
Die Business-Suite stellt den Gesamtspeicherplatz durch eine Kombination aus verschiedenen Serviceplänen bereit:
- Der Exchange-Plan der Business-Suite wird durch „BPOS_S_STANDARD" repräsentiert, der 50 GB Speicherplatz gewährt.
- Der zusätzliche Speicherplatz wird durch den Serviceplan EXCHANGE_STORAGE_50GB bereitgestellt, der weitere 50 GB hinzufügt und die Gesamtquote somit auf 100 GB erhöht.
Beide Pläne müssen aktiviert sein, damit der Benutzer über die vollen 100 GB verfügen kann.
Laut Redmond soll das im Microsoft 365-Verwaltungscenter wie in obigem Screenhot gezeigt aussehen. Es gibt eine Standard-Lizenz und ein Add-on für die 50 GB. Hat ein Administrator eine benutzerdefinierte Postfachquote konfiguriert, überschreibt die obige Logik für die Zuweisung des zusätzlichen Speicherplatzes diese Einstellung nicht. Ebenso wird durch das Entfernen des Add-ons ein später vom Administrator festgelegter benutzerdefinierter Wert nicht ersetzt. Dadurch werden bewusste Entscheidungen zur Postfachverwaltung auf Mandantenebene geschützt.
Der Techcommunity-Beitrag enthält weitere Hinweise, u.a. auch, wie Administratoren die Lizenzen und Servicepläne des Benutzers sowie die nutzbare Postfachgröße im Microsoft 365 Admin Center überprüfen können.
MVP: 2013 – 2016
Bei uns hat sich der Speicher im Laufe der letzten Wochen automatisch erhöht, ich wollte es erst gar nicht glauben – keine Preiserhöhung UND doppelter Speicherplatz (für Business Premium).
Die Leute, die mit 50GB nicht auskamen, werden dann in Zukunft an den 100 scheitern, auch wenn es ein wenig dauert. Und die Admins können sich ggfs. darum kümmern mehr Daten zu sichern.
Wobei ich ehrlich gesagt befürchte dass manche ihre Exchange Online Postfächer bewusst (!) gar nicht sichern weil sie denken was soll bei Microsoft schief gehen.
Ich denke auch dass Microsoft an sich keine Daten verlieren wird, aber meines Wissens ist es Microsoft relativ egal wenn jemand E-Mails aus seinem Exchange Online Postfach löscht und nach 2 Wochen merkt dass er sie doch nochmal braucht.
Dafür gibt es doch MailStore (https://synaxon.com/de-de/leistungen/managed-services/managed-services-portfolio/managed-e-mail-archivierung/).
Wichtige Info für Outlook Classic Benutzer die mit OST local Cache arbeiten:
nicht vergessen maximal local Cache Grösse (.ost) anzupassen !
Default local Cache Maximum ist per default auf 50GB begrenzt.
Sobald 50GB Cache gefüllt ist, funktioniert Outlook Classic sehr merkwürdig…
Local Cache Max auf 100GB Hochsetzen, zum Beispiel mit:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST]
"MaxLargeFileSize"=dword:000186a0
"WarnLargeFileSize"=dword:00017318
Verstehe ich das richtig, das PremiumProdukt funktioniert nur vernünftig, wenn es alle Mails lokal vorhalten kann?
@Peter: Nein. Aber Michel Py scheint keine Zeitbegrenzung für den lokalen Outlook-Cache vorzugeben. Dann werden ALLE Daten der Mailbox lokal gecacht und das kann eben bei maximal 100 GB Mailbox-Größe zu einer entsprechend großen OST-Datei führen.
Was einfach nicht zu empfehlen ist.
@MaxM: You say no, but in fact .. yes. You can select from different infunctionality variants only.
If you have no limit, you have problems with size – outlook start crash from about 10GB, and/or if you have more users (like terminal server ie) you need TBs on disk for nothing.
If you set limit (say 3 months), then you have no way how to read older mails on secondary mbox (on primary you have link "view more").
@fero: Secondary inbox means archive mailbox.
Interesting that there is no view more link in archive mailbox folders. Thank God we do not use archive mailboxes ;-)
Also bei uns wurden die 50GB Additional Lizenzen automatisch dazugebucht und den Usern zugewiesen, die "Mailbox Size" muss aber dann noch manuell angepasst werden:
https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/user-and-shared-mailboxes/increase-or-customize-mailbox-size
Bei uns nicht.
Hat hier jemand tatsächlich einige User mit solchen Postfächern am Start und das Outlook Classic funktioniert noch? Am besten hat er noch Zugriff auf 1-2 weiterer solcher Postfächer?
Frage für nen Freund … Outlook und >50GB OST , das funzt nicht dauerhaft. Zumindest so meine Erfahrungen. Auch mit dem Registry Eintrag bringt das nichts. Ja Outlook startet dann, aber funktionieren ist etwas anderes.
@Andreas: Du kannst doch für den lokalen Cache (also die OST-Datei) eine Zeitbeschränkung vorgeben z.B. cache nur die Daten, die innerhalb eines Jahres liegen. Dann bleibt die OST-Datei schön klein, Outlook schnell. Du hast aber trotzdem bis zu 100 GB in Deiner Mailbox auf dem Exchange-Online-Server liegen.
So die Theorie :) In der Praxis hat der User am Ende dennoch >50GB Ost datei … selbst mit auf 1 Jahr Cache begrenzt und eine stabile Funktion vom Outlook kannste absolut knicken. Das ist eher Russisch Roulette.
Aber grundlegend mit Probleme mit so großen OSTs können bestätigt werden, oder?
@Andreas: Ich bestätige Performance-Probleme mit OLK, wenn die OST-Datei groß ist.
Ich kann nicht bestätigen, dass sich die OST bei ExO-Mailboxen dermaßen aufbläht. Wir haben bei mehreren tausend Usern den Cache-Zeitraum auf 1 Jahr beschränkt und auf SSD-basiertem Windows-11 keine Probleme.
Hinweis: Zusätzliche Mailboxen von Chefs, Kollegen oder Shared-mailboxen werden allerdings nur Online eingebunden, damit die Disk mit weiteren OST-Dateien nicht vollläuft.
ja genau da ist leider der unterschied … die bstehen drauf 3-4 weiterer Postfächer dauerhaft dabei zu haben und bäm biste schnell bei deutlich über 50gb ost
aber danke fürs feedback :) Muss ich dochmal mit nem Meinungsverstärker arbeiten, damit die User endlich hören.
Berechtigungen niemals über das Webinterface zusammenklicken sondern per Powershell vergeben und dann Automapping deaktivieren. Wenn man das Postfach dann separat einbindet, landen die Daten in einer eigenen OST.
Doch, das tut schon, auch wenn es sicher nicht im Sinne des Erfinders ist. Meiner Erfahrung nach gibt es erst bei einer OST >100GB massive Probleme. Wäre halt schön, wenn MS die registy dann auch per Update gleich anpasst, so laufen die User jetzt auf die 50GB Grenze und Outlook maht iwann zu…
So ganz verstehe ich das noch nicht. Wenn ich jetzt einen Kunden habe mit einem M365 Business Standard Plan habe (50GB) und einem Exchange Online Plan 2 (50GB) hat der derzeit eine maximale Postfachgröße von 100GB.
Benötige ich dann zukünftig den Exchange Online Plan 2 nicht mehr und behalte die 100 GB?
Grüße Marco
Genau so schauts aus
Hallo Marco,
unser Kunde hatte M365 Business Standard und einen Plan2 um auf 100GB zu kommen. Mit den +50GB hatte er dann eine 150GB Mailbox bei MS im Admin Center. Ob das ein Fehler war oder nicht kann ich nicht sagen.
Lt. Logik oben würde ich sagen es ist ein Fehler.
Schade, ich habe mich schon gefreut das demnächst einige Leute an die 50GB Grenze stoßen, das sie trotz mehrfachen Hinweis, das ein E-Mail Postfach ebenso zu pflegen ist wie auch physische Unterlagen (man heftet aus Platzgründen auch nicht jedes Blatt im Ordner ab), rigoros der Meinung sind das Sie seit M365 Narrenfreiheit haben.
Schlägt sich mittlerweile auch auf die lokalen PCs nieder, wo man früher mit einer 250GB Platte ausgekommen ist, läuft man nun in die Problematik das durch zig Benutzerprofile mit absurden Postfachgrößen die Platte ruck zuck voll ist.
Einfach den Cache auf eine bestimmte Zeit limitieren oder ganz ausschalten.
@Chris It's easy … wait until the mbox is full and when they can't receive or send emails, then and only then do they do something. I have the same users … 100% ignore all reminders.
Or you can simply delete the oldest ones, at worst you'll blame Microsoft ;D, but it's very unlikely that anyone would look for them.
Dass die NSA in diesen schwierigen Zeiten nicht mit Speicherplatz in ihren Datenzentren aushilft, ist ganz schön undankbar, wenn man bedenkt wie allumfassend ihr Zugriff auf Datenzentren von Microsoft ist.