Werbung – Ab dem 1. Oktober 2026 beginnt Microsoft mit der schrittweisen Deaktivierung der Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online. Für reine On‑Premises-Exchange-Installationen ändert sich nichts. Bis zur endgültigen Abschaltung im April 2027 haben Unternehmen zwar noch eine Übergangsfrist, doch spätestens dann ist endgültig Schluss. Was nach einer Randnotiz klingt, hat für viele Unternehmen ganz konkrete Auswirkungen auf einen Bereich, der im IT-Alltag oft unterschätzt wird: die Kontaktverwaltung. Es stellt sich die Frage: Wohin mit Kontakten aus Öffentlichen Ordnern (Public Folder)?
Das Ende von Exchange Public Foldern als zentrales Kontaktdatenverzeichnis
Wenn Unternehmen Exchange Public Folders (Öffentliche Ordner) nutzen – etwa als Abteilungsadressbuch, das allen Mitarbeitenden zur Verfügung steht – dann kann Outlook auch in Zukunft via eigener API (MAPI) darauf zugreifen. Aber das funktioniert nicht bei anderen Anwendungen. Drittanbieter-Tools, Synchronisationslösungen und selbstgeschriebene Skripte, die bislang klaglos auf die Öffentlichen Ordner zugegriffen haben, verlieren mit der EWS-Abschaltung ihre bisherige technische Grundlage.
Für IT-Experten bedeutet das: Der Handlungsbedarf wird langsam dringend. Denn ein nahtloser Übergang ist mit der Alternative von Microsoft nicht möglich und tragfähige Alternativen oder Workarounds lassen sich, je nach Aufwand, Komplexität und individuellen Anwendungsfällen, nicht von heute auf morgen aus dem Boden stampfen. Wer den Umstieg auf die letzten Wochen vor der Abschaltung verschiebt, riskiert Zeitdruck und zusätzliche betriebliche Risiken durch überstürzte Notlösungen.
Wohin also nun mit den Kontakten aus den Public Foldern im Schatten des EWS-Sunsettings und welche Lösung könnte das ersetzen, was Public Folders für die Kontaktsynchronisation waren? Erfahren Sie nachfolgend mehr, wie Sie die Chance nutzen können, um das Thema Kontaktverwaltung und Kontaktsynchronisation zukunftssicher zu gestalten.
Microsoft Graph als Ausweg? Warum diese Alternative das Ziel verfehlt
Die naheliegende Reaktion vieler Admins lautet: "Dann migrieren wir eben auf Microsoft Graph." Schließlich empfiehlt Microsoft selbst seit Jahren den Umstieg von EWS auf die moderne Graph-API. Für viele Szenarien mag das auch funktionieren – für Kontakte in öffentlichen Ordnern jedoch nicht.
Eine vollwertige API, mit der sich Kontakte in Public Foldern programmatisch anlegen, auslesen, aktualisieren oder löschen lassen, ist aktuell aufgrund der Limitierungen der Graph-API noch nicht vorhanden. Für IT-Verantwortliche bedeutet das: Ein reiner "API-Tausch" von EWS zu Graph reicht nicht aus – es braucht eine grundsätzlich andere Herangehensweise an das Thema Kontaktsynchronisation.
So ist die einzig verbleibende Alternative zum Teilen von Kontaktinformationen im Microsoft-Ökosystem die Migration der Daten in gemeinsam genutzte Postfächer (Shared Mailboxes) oder Benutzerpostfächer.
Shared Mailboxes – Sind sie die Arbeit wert?
Was ist aber das Problem mit Postfächern? Eine Shared Mailbox ist schnell eingerichtet, jeder Mitarbeitende kennt das Prinzip, und auf den ersten Blick scheint damit das Problem gelöst.
Abbildung 1: Die Verwaltung von Berechtigungen und Zugriffen auf Shared Mailboxes ist ein ernstzunehmender Arbeitsaufwand.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass diese vermeintliche Lösung mehr Fragen aufwirft, als sie beantwortet.
- Zero Touch für den Endnutzer: Für den Endnutzer sind freigegebene Postfächer nicht ohne Hürden in der Nutzung im Arbeitsalltag. Damit Mitarbeitende auf die gemeinsamen Kontakte zugreifen können, muss das jeweilige Postfach zunächst manuell in die Mail-Clients eingebunden, und die entsprechenden Kontakteordner abonnieret werden. Ein Schritt, der sowohl im Onboarding als auch im Arbeitsalltag gerne vergessen wird und dann zu Rückfragen führt, statt unsichtbar im Hintergrund einfach zu funktionieren.
- Berechtigungs-Wirrwarr: Auf Administrationsseite sieht es nicht besser aus. Die Verwaltung von Lese- und Schreibrechten auf Ordnerebene innerhalb von Shared Mailboxes ist im Vergleich zu einer dedizierten Kontaktsynchronisation umständlich. Jede Berechtigungsänderung – sei es aufgrund neuer Abteilungen oder Mitarbeiterwechsel – bedeutet zusätzlichen manuellen Pflegeaufwand. Solche Lösungen sind entsprechend fehleranfällig, wenn Berechtigungen über mehreren geteilten Postfächern hinweg konsistent gehalten werden müssen.
Unter dem Strich verlagert die Shared-Mailbox-Lösung das Problem also eher, als es zu lösen: Statt einer sauberen, automatisierten Kontaktverteilung entsteht ein neuer administrativer Flickenteppich. Der Komforteinbußen für die Endnutzer kann dann wieder Rückfragen und Supporttickets führen.
Tipp: Überprüfen Sie, ob sie noch Verbindungen via Exchange Web Services aktiv haben mit: https://admin.cloud.microsoft/?#/reportsUsage/EWSWeeklyUsage
Wo liegen Kontaktinformationen dann am besten?
Bei aller technischen Diskussion um EWS, Graph-API und Berechtigungskonzepte lohnt sich der Blick auf die eigentliche Frage: Wo müssen Kontakte liegen, damit sie den Mitarbeitenden tatsächlich nützen? Denn wenn Sie sich ohnehin von Public Folders verabschieden müssen, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, Ihre Kontaktverwaltung von Grund auf zukunftssicher und effizient aufzustellen.
Die Antwort ist eindeutig: Dort, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht werden – das kann entweder die native Kontakte-App im Diensthandy oder gängige Kommunikationstools wie Outlook oder MS-Teams sein.
Weder der klassische Öffentliche Ordner noch die Shared Mailbox erfüllen die Anforderungen an modernes, mobiles Kontaktmanagement – unabhängig von der EWS-Abschaltung wären beide Ansätze schon aus Nutzersicht ein Kompromiss. Ein automatisierter Sync-Ansatz wie der von sync.blue® hingegen adressiert genau die Punkte, an denen die bisherigen Lösungen scheitern: native Verfügbarkeit auf den beruflich genutzten Endgeräten, wodurch eine verlässliche Anrufererkennung möglich gemacht wird, eine zentrale Stelle, in der alle Kontakte verwaltet und gebündelt werden können, sowie eine Administration, die nicht bei jedem Mitarbeiterwechsel manuell nachgepflegt werden muss.
Die sync.blue® Lösung – Zukunftsfähiges Kontaktmanagement trotz Microsoft Altlasten
Im Grunde folgt die sync.blue®-Plattform dem Prinzip einer "Single Source of Truth": Die Firmenkontakte liegen an einem zentralen, gepflegten Ort wie etwa im sync.blue® ADRESSBUCH. Von dort können Sie die Kontakte vollautomatisch genau dorthin synchronisieren, wo Mitarbeitende sie im Alltag tatsächlich benötigen. Ob mobiles Endgerät, Microsoft Teams oder über 80+ weitere angebundene Anwendungen – die Kontakte sind jederzeit aktuell, ohne dass Admins jede Änderung manuell nachpflegen oder Berechtigungen einzeln verwalten müssen.
Abbildung 2: Skalierbare Kontaktsynchronisation mit sync.blue®
So lassen sich auch zukunftssichere Abteilungsadressbücher umsetzen, welche alle relevanten Kontakte an einem Ort verfügbar machen – aktuell, vollständig, einfach, DSGVO-konform und sofort nutzbar im Arbeitsalltag.
Mit der kostenlosen Testversion können sie sich schon jetzt mit der Lösung vertraut machen, damit Ihre Kontaktdaten vor der Deadline im Oktober in trockenen Tüchern sind. sync.blue® bietet zudem einen kostenlosen Beratungstermin an, sollten Sie noch Fragen zur Lösung haben.
In 5 Schritten zur zuverlässigen Kontaktsynchronisation
Der Umstieg von Public Folders auf eine automatisierte Kontaktsynchronisation muss kein monatelanges Großprojekt sein. Mit der richtigen Herangehensweise lässt sich der Wechsel strukturiert und ohne Betriebsunterbrechung umsetzen:
- Bestandsaufnahme machen
Zunächst gilt es zu klären, welche überhaupt Kontaktdaten enthalten, wer sie aktuell wie pflegt und welche Systeme oder Skripte bislang darauf zugreifen. So entsteht ein klares Bild vom tatsächlichen Migrationsumfang. - Zielstruktur definieren
Im nächsten Schritt wird festgelegt, wie die künftige "Single Source of Truth" aussehen soll: ein zentrales Adressbuch, ggf. unterteilt nach Abteilungen oder Standorten, aus dem heraus die Synchronisation in weitere Zielverzeichnisse oder Systeme erfolgt. - Kontakte importieren
Die bestehenden Kontaktdaten werden – etwa per Export/Import oder Anbindung der bestehenden Kontaktquellen an die sync.blue®-Plattform – in die neue zentrale Struktur überführt. Anders als bei der geplanten Einschränkung der Public-Folder-Schnittstellen bleibt dieser Weg auch nach der EWS-Abschaltung praktikabel. - Synchronisationsziele anbinden
Anschließend werden die gewünschten Endpunkte angebunden. - Alte Strukturen abschalten
Sind alle relevanten Nutzer und Systeme erfolgreich umgestellt, können die bisherigen Öffentlichen Ordner sowie etwaige Shared-Mailbox-Workarounds kontrolliert abgeschaltet werden.
Fazit
Die EWS-Abschaltung ab Oktober 2026 ist für viele Unternehmen zunächst eine unangenehme Pflichtübung – de facto aber eine gute Gelegenheit. Denn wer ohnehin gezwungen ist, sich von Public Folders als Kontaktquelle zu verabschieden, sollte diesen Anlass nutzen, um das Thema Kontaktverwaltung einmal grundlegend und zukunftssicher zu lösen, statt erneut nur eine Übergangslösung zu schaffen. So haben Sie dann wieder Zeit für wichtige IT-Themen!
MVP: 2013 – 2016
