Gibt es das nächste Problem mit der Outlook New-App von Microsoft? Könnt ihr bei Outlook New noch Kategorien in freigegebenen, also geteilten, Postfächern setzen, oder ist diese Möglichkeit verschwunden?
In Exchange Online gibt es sogenannte "geteilte Postfächer". Das betreffende Postfach ist keinem Nutzer zugewiesen, sondern wird von mehreren Anwendern gleichzeitig genutzt. Der Artikel hier enthält einige Erläuterungen zum Konzept. Benutzer könnten per E-Mail-Client auf solche für mehrere Nutzer freigegebenen Postfächer zugreifen.
Seit Microsoft die Outlook New-App im Firmenumfeld und bei Privatleuten kräftigt pusht, dürfte diese App als Client zur Verwaltung von Mails breiter im Einsatz sein. Es ist aber kein Geheimnis, dass Microsoft mit Outlook New der IT bzw. den Anwendern immer wieder Probleme bereitet. Neue App-Updates sind meist für Ärger gut. Scheint wieder der Fall zu sein, wenn ich mich nicht täusche.
Problem mit freigegebenem Postfach
Ein Blog-Leser hatte mich bereits zum 11. Februar 2026 per E-Mail kontaktiert, weil er im Unternehmensumfeld in ein Problem gelaufen ist. Dazu schrieb er, dass die IT in seinem Unternehmensumfeld sich schon seit einigen Tagen mit einem Problem beschäftigt, welches die Workflows im Unternehmen umwirft.
Das Problem geht von einem geteilten Postfach ("freigegebenes Postfach") aus, welches in einer Exchange Online-Instanz eingerichtet ist. Dabei gibt es nachfolgendes Szenario:
- Zwei Nutzer haben in diesem Szenario vollen Delegationszugriff auf das freigegebene Postfach.
- Beide Anwender verwenden die gleiche Windows-Version 24H2 und und die gleiche Outlook New-Version 1.2026.120.300.
- Ein User ist in der Lage Kategorien in diesem Postfach zu setzen, die andere Person nicht.
In nachfolgendem Screenshot sieht man noch, dass Outlook New den Kontextmenü Kategorien im freigegebenen Ordner anbietet. Das ist der bisher bekannt und genutzte Ansatz.
Seit einigen Tagen hat sich dann was geändert, der Kontextmenübefehl Kategorien fehlt in Outlook New für den freigegebenen Ordner (siehe nachfolgendes Bild).
Der Leser meinte in seiner Mail: "Ich dachte mir, dieses Problem könnte man mit Ihnen und Ihrem Blog teilen, da ich bisher kaum etwas darüber online gelesen habe." Es gibt zwar diesen Microsoft-Beitrag zu geteilten Postfächern, der das obige Problem aber nicht trifft. Zudem hat es ja schon mal funktioniert.
Die Frage ist: Kann noch jemand aus der Leserschaft das mit dem fehlenden Kategorien-Kontextmenübefehl in Outlook New bei freigegebenen Ordnern nachvollziehen? Gibt es ggf. eine Erklärung dafür oder sogar einen Workaround?
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Outlook ist eine Geschichte mit vielen Facetten.
Offenbar soll ja die Classic Version abgelöst werden. Geplant durch die Outlook New App. Hier halten sich aber hartnäckig Gerüchte dass auch diese New App durch eine noch neuere New App ersetzt wird. Ob das noch aktuell ist weiss ich nicht.
Dann kam diese einfach viel zu früh auf den Markt mit unzähligen Mängeln und nicht verfügbaren Funktionen.
Ich würde es ja schon schätzen wenn ich nun in der New App auch auf Adressbücher bei Shared Mailboxes zugreifen könnte. Dies geht aber aktuell nur in der Classic Version.
Soeben getestet ebenfalls mit Win11 24H2 und Outlook 1.2026.120.300 bei meinen fünf Shared Postfächern: die Kategorieren funktionieren überall. Der Eintrag ist auch im Kontextmenü vorhanden.
Erste Frage: ist es in Outlook Online das gleiche Verhalten? Das wäre mal interessant…
OT: Zumindest sieht man im neuen Outlook die Shared Mailbox jetzt wieder unter einem eigenen Eintrag links im Ordner und nicht im Unterordner "Für mich freigegeben".
Outlook Online zeigt nicht das selbe verhalten. Das hat aber den Nachteil, dass dort immer nur ein freigegebenes Postfach geöffnet werden kann, weil man das direkt öffnen muss und es nicht wie die in der App alle in der linken Sidebar angezeigt werden..
Es scheint eine Lösung zu geben!
Das freigegebene Postfach muss einmal im OWA geöffnet werden und dort die Kategorien genutzt werden, danach scheint es zu gehen…
Einfach einmal öffnen und danach geht es in der App? Wir hatten mittlerweile auch herausgefunden, dass wenn man das Postfach im OWA öffnet, Kategorien gesetzt werden können.
Wenn das aber die Lösung ist, dass es danach auch in der App funtkioniert …
Danke für den Vorschlag, das hat bei uns aber nicht geholfen.
Wir haben eine Kollegin die das selbe Problem hat wie oben beschrieben.
Also falls noch jemand eine Idee hat gerne her damit…
Häh? Outlook Classic lebt schon allein wegen Office 2024 LTSC noch bis mindestens 2029.
Für M365 Local gibt es auch nur den Outlook Classic client:
https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-local/concepts/microsoft-365-local-overview?view=azloc-2601#microsoft-365-local-capabilities
Also… wer das neue Outlook nicht mag oder braucht, hat genug Zeit abzuwarten.
Eigentlich müsste es sogar noch länger leben. Outlook New kann bis heute kein Exchange On-Prem anbinden, da der Exchange SE aber bis mindestens 2035 Support hat braucht es natürlich auch weiterhin einen kompatiblen Client.
Exchange SE wird in ein/zwei Jahren auch ready für new sein, dies steht in der Roadmap, dass es kommen wird.
Hast du da eine Quelle/Link zu? Weil das wäre für uns schon relevant und zumindest eine schnelle Suche hat da nichts zu Tage gefördert.
"Es" braucht einen kompatiblen Client. Die Frage ist: Wer ist "es"? Microsoft ist "es" nicht, denn ein kompatibler Client ist nicht Teil von Exchange On-Prem.
"Es" ist der On-Prem Exchange (Exchange SE), der bis 2035 Support hat. Der von Microsoft für Exchange vorgesehene Client heißt nun mal "Outlook", zumindest aktuell. Ein Groupwareserver mit proprietärem Protokoll ohne den zugehörigen Client macht wenig bis gar keinen Sinn, daher muss MS bis zum Supportende vom Exchange SE entweder weiterhin ein supportetes "Outlook Classic" anbieten, einen komplett neuen Client (sehr unwahrscheinlich) oder Outlook New so anpassen, dass es auch On-Prem unterstützt.
Outlook New sollte man wegen der Microsoft Schnüffelei nicht nutzen.
Man macht sich damit gegenüber Microsoft mit seinen dort eingebundenen Emailaccounts nackig.
Falls Exchange Online benutzt wird macht das aber auch keinen Unterschied mehr, da hat MS die ganzen Daten inkl. Mails ja sowieso schon. Das ist auch der einzige Kontext, wo Outlook New überhaupt einen Sinn hat. In allen anderen Szenarien sollte man aber weit Abstand von dieser Software nehmen.
Outlook Profil erneuern hat geholfen, falls es dann nur in den Unterordner der Shared Mailbox geht und nicht im Posteingang könnte es daran liegen das der Posteingang als Favorite hinzugefügt wurde.