Unternehmen tun sich schwer, die eRechnung umzusetzen, wie ich die Tage gelesen habe, obwohl Ende des Jahres viele eRechnungen im B2B-Bereich ausstellen müssen. Zudem hat der Entwickler des eRechnungs-Programms Rechnung-Fertig die Version 1.6 veröffentlicht. Heute eine kurze Zusammenfassung dieser Themen.
eRechnungspflicht in Deutschland
In Deutschland gibt es zwar seit 1.1.2025 eine Verpflichtung für Unternehmen, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format im Business-to-Business-Bereich (B2B) ausstellen zu müssen. Aber für kleine Firmen gibt es Übergangsregelungen. Ich hatte die vielen Details, die es auch für Übergangsfristen zu beachten gibt, im Blog-Beitrag ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1 aufgezeigt.
Seit Anfang 2026 müssen alle Unternehmen eRechnungen, beispielsweise im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format entgegen nehmen können. Lösungen, um solche eRechnungen anzeigen zu können, hatte ich im Blog-Beitrag Lösungen zum Empfang und Erzeugen von ZUgFeRD-Rechnungen – Teil 2 skizziert. Wie man eine eRechnung prüft (validiert), ist im Beitrag Meine Pleite mit ZUGFeRD-eRechnungen und der Validierung – Teil 4 angerissen.
Ich selbst verwende seit Anfang 2026, auch wenn ich noch Übergangsregelungen verwenden darf, dass weiter unten erwähnte und im Beitrag Rechnung-Fertig, eine Lösung für eRechnung (ZUGFeRD und XRechnung) – Teil 5 kurz vorgestellte Programm Rechnung-Fertig. Läuft unter Windows und macht, was ich zum Ausstellen von eRechnungen im ZUGFeRD-Format so brauche. Die ZUGFeRD-PDF-Dokumente bestehen eine Validierung – hier ist der Entwickler recht rührig.
Allerdings scheint die eRechnungs-Pflicht bei vielen Unternehmen noch nicht angekommen zu sein. Zum ersten Juni 2026 bin ich auf den Artikel Unternehmen verschlafen die E-Rechnungspflicht – und nicht nur die bei Absatzwirtschaft gestoßen. Auch heise hatte das Thema diese Woche in diesem Artikel angesprochen. Die Botschaft: Es sind nur noch wenige Monate bis zum 1.1.2027, wo dann die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht greift. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz müssen dann eRechnungen ausstellen.
- Aber ein Drittel der Unternehmen haben bisher noch nie eine elektronische Rechnung verschickt.
- Nur 42 Prozent der Unternehmen versenden bislang regelmäßig E-Rechnungen an Geschäftskunden.
Immerhin haben 25 Prozent der Unternehmen zumindest versucht, eRechnungen zu erstellen und zu verschicken. Persönlich hat mich das Thema einerseits gewundert, da ich glaubte, dass größere Unternehmen die eRechnungen mit ihrer Buchhaltungssoftware mit erstellen können. Andererseits hat mich das alles nicht überrascht, wenn ich auf eigene Erfahrungen mit ZUGFeRD-Rechnungen seit Januar 2026 zurückblicke. So kleine Fische wie meine Wenigkeit haben Rechnungen bisher mit Word & Co. oder ähnlichen Programmen erstellt.
Zum Jahresanfang 2026 habe ich die eRechnungs-Pflicht zum Empfang genutzt, um auch das Erstellen dieser eRechnungen zu ermöglichen. Hoffnungsvoll gestartet, hatte ich im Januar 2026 mit Fakturama eine kostenlose Lösung, die lokal auf meinem Rechner lief und mir irgend etwas erzeugte, was sich eRechnung nannte. Empfänger bekamen eine PDF-Datei mit den Rechnungsinformationen in einem lesbaren Format, konnten aber auch den XML-Inhalt der eingebetteten XRechnung verwenden.
Geknirscht hat es dann, als die erste Rechnung im ZUGFeRD-Format vom Empfänger in dessen Buchhaltungssoftware validiert werden sollte und abgelehnt wurde. Meine Validierungsversuche ergaben, dass die Rechnung zwar Warnungen enthielt, und akzeptiert werden darf. Aber wenn ein Kunde Nein sagt, heißt das Nein.
Die Irrungen und Wirrungen hatte ich im Beitrag Meine Pleite mit ZUGFeRD-eRechnungen und der Validierung – Teil 4 beschrieben. Als Notnagel hatte ich eine eRechnung mit PDF24 händisch erzeugt und konnte diese auch validieren – wurde vom Kunden dann auch akzeptiert.
Aber für den laufenden Betrieb wollte ich etwas komfortableres, welches nicht in der Cloud läuft und als Kaufversion daherkommt. Wie der Zufall so spielt, kam ich zu der Zeit, als die am Beitragsende verlinkte Artikelreihe entstand, mit Martin Pyka, dem Entwickler der Software Rechnung-Fertig in Kontakt. Ich begleite die Entwicklung der Software am Rande als Tester und verwendet seit Januar 2026 eine lizenzierte Fassung von Rechnung-Fertig, um meine eRechnungen auszustellen. Daher weiß ich auch um die Hürden, die sich bei der Entwicklung und Validierung ergeben. Das Programm ist im Blog-Beitrag Rechnung-Fertig, eine Lösung für eRechnung (ZUGFeRD und XRechnung) – Teil 5 kurz vorgestellt worden.
Rechnung-Fertig 1.6 erschienen
Bereits im Mai 2026 ist die Version 1.6 des Programms Rechnung-Fertig von Martin Pyka veröffentlicht worden. Die Software Rechnung-Fertig auf der gleichnamigen Webseite angeboten.
Das Programm muss nicht installiert werden, das Entpacken des ZIP-Archivs in einen Ordner reicht, um Rechnung-Fertig auszuführen.
Die Version 1.6 ermöglicht inzwischen den Import der Daten aus der Vorversion – eine Funktion, die ich angeregt hatte. Als "Beta-Tester" auf pro-bono-Basis hatte ich mir vorher damit beholfen, die betreffende SQLite-Datenbank in die Projektordner zu kopieren
Was inzwischen auch auf meine Anregung hin implementiert wurde, ist die Möglichkeit, den Pfad zum Ausgabeordner der eRechnungs-Dateien in den Einstellungen vorgeben zu können. Zudem kennt das Programm nun auch die Möglichkeit, ausgestellte Rechnungen in der Rechnungsübersicht als "bezahlt" zu markieren.
Martin Pyka hat auf dieser Webseite eine ausführlichere Beschreibung der Neuerungen der Version 1.6 veröffentlicht. Dazu gehören auch der Im- und Export der Daten dazu, so dass man nicht an die Software gebunden ist, falls man mal wechseln muss.
Wie bisher verlangt der Entwickler faire 40 Euro für eine Lizenz, mit der sich die Software beliebig lange nutzen lässt. Lediglich bei größeren Versionssprüngen dürfte eine Nachfolgelizenz fällig werden. Das Programm kann auch ohne Lizenz beliebig lange getestet werden, um beispielsweise die Dokumentvorlagen für die eRechnungen in Microsoft Word oder LibreOffice Writer anzupassen und alles auszuprobieren. Die erzeugten Rechnungen sind dann aber nicht gültig.
Für mich stellt Rechnung-Fertig derzeit eine ideale Lösung dar, um die paar eRechnungen im ZUGFeRD-Format ausstellen und im Anschluss mit der Steuersoftware für Freiberufler buchen zu können. Gespannt bin ich, ob und wie sich die im Mai 2026 eingeführten Neuerungen beim eRechnungsformat auf die Validierung auswirken. Aber hier ist der Entwickler rührig und hat mir in der Vergangenheit binnen Tagen eine nachgebesserte Version der Software geliefert.
Bei etwas Zeit werde ich hier auch noch die Software von Prodaro (Rechnungsdruckerei von Markt+Technik) etwas näher testen. Beim ersten Versuch in einer virtuellen Maschine bin ich aber, auch aus Zeitmangel, gescheitert. Das ist ebenfalls eine Kauflösung für Windows, die eRechnungen erstellen und verwalten kann – aber meinem Eindruck nach sich von den Begrifflichkeiten mehr an buchhaltungsaffinen Menschen ausrichtet.
Artikelreihe
ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1
Lösungen zum Empfang und Erzeugen von ZUgFeRD-Rechnungen – Teil 2
OpenSource ZUGFeRD-Lösung Fakturama im Hands-on – Teil 3a
OpenSource ZUGFeRD-Lösung Fakturama im Hands-on – Teil 3b
Meine Pleite mit ZUGFeRD-eRechnungen und der Validierung – Teil 4
Rechnung-Fertig, eine Lösung für eRechnung (ZUGFeRD und XRechnung) – Teil 5
MVP: 2013 – 2016
Ich habe die Meldung auch gelesen und war sehr verwundert.
Seit 1.1.2025 sind Firmen verpflichtet, eRechnungen annehmen zu können.
Seit 1.1.2025 sind die Firmen aber auch verpflichtet, eRechnungen zu versenden.
Es gibt da aber Übergangsfristen, die anscheinend voll ausgenutzt werden.
PDF-Rechnungen dürfen seit 1.1.2025 nur noch mit expliziter Zustimmung des Empfängers versendet werden.
Am 31.12.2026 endet die Übergangsfrist für Firmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz.
Für andere Firmen endet die Übergangsfrist zum 31.12.2027.
Ausnahmen gibt es nur für Kleinbeträge bis 250,- Euro und Kleinunternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind.
Gilt alles nur für B2B zwischen deutschen Firmen.
Für B2C und Ausländische Kunden gelten die Vorschriften nicht.
Wobei es für EU-Kunden kommen wird.
Da sind gerade Angleichungen der noch verschiedenen nationalen Systeme im Gange. Deutschland und Frankreich nutzen schon das gleiche System.
ZUGFeRD-Rechnungen werden bei uns seit 1.1.2026 an alle deutschen Kunden ausgestellt.
Ausländische Kunden bekommen eine normale PDF-Rechnung.
Word, Excel o.Ä. haben wir für Rechnungen noch nie benutzt.
Die Rechnung kommt direkt aus der kaufmännischen Software.
Anfangs auf Papierformularen ausgedruckt, seit sicher 25 Jahren als PDF und seit 1.1.2025 ist auch ZUGFeRD möglich.
Erste Testläufe fanden noch 2024 statt.
Selbstverständlich werden Übergangsfristen ausgenutzt, weil man gelernt hat, dass man als Early Adopter Zeit und Geld verbrennt, weil sich bis finalem Termin doch wieder diverse Dinge ändern und man da ständlich nachsteuern muss.
Dann bist Du nicht die Zielgruppe dieser ZUGFeRD Artikel Reihe.
ich habe mein libre Office Rechnungsskript mit Claude Opus um einen Zugferd exporter erweitert.
das war für mich einfacher als auf ein neues Programm unzustellen.
was ist mit Deutschland los?
In Italien müssen Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung seit März 2015 digital sein. Leider ist das Format spezifisch für Italien und kann so nicht europaweit verwendet werden.
Seit 2019 auch zwischen Firmen, und DE ist immer noch nicht so weit
Auch in Deutschland müssen Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber seit November 2020 zwingend im ZUGFeRD-Format sein.
Und bestimmte Vorgaben, wie z.B. die Angabe einer Leitweg-ID sind zwingend einzuhalten.
Und die Rechnungen müssen über festgelegte Portale eingereicht werden.
Und was Italien angeht:
Deren Format wird irgendwann durch ein EU-weites einheitliches Format ersetzt werden.
Und das wird höchstwahrscheinlich das Factur-X Format sein, das derzeit in Deutschland und Frankreich eingesetzt wird.
Das wird ständig weiter ausgebaut und sieht jetzt schon mehrere tausend Felder vor! Die meisten sind derzeit optional.
Aber da bleibt auch Spielraum für einzelne Länder, die bestimmte Felder verpflichtend machen können.
Das ist nicht korrekt. Es müssen Elektronische Rechnungen sein. Format X-Rechnung ist auch möglich.
Derzeit sind mehrere E-Rechnungsformate im B2B-Bereich in Deutschland erlaubt.
1. XRechnung (reine XML)
2. ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebetteter X-Rechnung)
3. EDIFACT
etc.
Das Ende von anderen Formaten als XRechnung und ZUGFeRD ist aber abzusehen.
Das deutsche ZUGFeRD 2.4 entspricht zu 100% dem französischen Factur-X 1.08.
Das sind nur 2 Bezeichnungen für die gleiche Sache.
Frankreich und Deutschland haben ein gemeinsames Gremium, das den Standard entwickelt, daher werden die auch in Zukunft gleich bleiben.
Und die elektronische Rechnung ist noch nicht das Ende der Fahnenstange.
Es existiert auch schon ein Formatentwurf für eine elektronische Bestellung, heißt XBestellung.
Auch das wird wohl irgendwann im B2B-Bereich verpflichtend werden.
EDIFACT ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Und "etc." kenne ich nicht. Die Aussage, dass "Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber seit November 2020 zwingend im ZUGFeRD-Format sein" müssen, wiederlegst Du mit Deiner Antwort ja selbst.
Nein.
EDIFACT ist im B2B-Bereich erlaubt, bei öffentlichen Auftraggegbern dagegen nicht!
Und unter etc. fällt z.B. das Peppol-BIS-Billing und EANCOM INVOIC.
Die sind auch nach 2028 weiterhin erlaubt.
https://www.gs1-germany.de/branchen-themen/edi-elektronischer-datenaustausch/e-rechnung/
Ich habe nicht behauptet, dass EDIFACT nicht weiterhin erlaubt wäre. EDIFACT ist aber keine E-Rechnung. Das sind nur ZUGFeRD und X-Rechnung.Wäre EDIFACT eine E-Rechnung müssten per Definition alle Marktteilnehmer in der Lage sein EDIFACT zu verarbeiten. Peppol ist lediglich eine Austauschplattform und EANCOM ist das Pendant dazu für EDIFACT.
Bitte die Begrifflichkeiten nicht vermischen.
Kann ich bestätigen. Es ist kurios, wie viele Unternehmen (meist kleinere) die Rechnungen noch mit Word/Excel schreiben. Auch werden alte Programmversionen verwendet. Die Rechnung wird dort über einen PDF Drucker gedruckt und dann händisch per Mail versendet. Wir haben viele Unternehmen in Verbindung mit Datev Unternehmen Online umgestellt. Die Unternehmen verwenden hier Auftragswesen NEXT und laden für die Buchhaltung ihre Rechnungen bei Datev hoch. Ist auch nicht die perfekte Lösung, aber die Kunden haben ein einfaches Werkzeug an der Hand und kommen weg von Word/Excel.
Wir selbst haben Mitte 2024 unsere Software und Abläufe angepasst und sind Ende 2024 in den Testbetrieb gegangen. Zum 01.01.25 haben wir komplett auf ZUGFeRD umgestellt. Wir versenden auch keine Papierrechnungen mehr. Der Vorgang ist automatisiert. Jede ausgehende Rechnung wird per Mail versendet. Gleichzeitig landen die Ausgangsrechnungen im Datev Unternehmen Online. Eingangsrechnungen akzeptieren wir ausschliesslich per Mail. Diese werde ebenfalls automatisiert in Unternehmen Online verarbeitet. Der Aufwand der Umstellung war überschaubar. Der Vorteil liegt in der Straffung der Abläufe und natürlich eine Zeitersparnis bei der Verarbeitung der Belege. Durch die reine digitale Verarbeitung haben wir einen sehr guten Überblick in der Buchhaltung.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht gibt jedem Unternehmer die Möglichkeit sein Business zu optimieren und für die Zukunft fit zu machen.
Der letzte Satz ist Marketing-Bla-Blah, bar jeder Praxis. Es gilt alles mit eRechnung im B2B-Bereich – Entkundenrechnungen und Kleinrechnungen unter 250 Euro fallen raus. Und als kleiner Freiberufler mit 30 Rechnungen pro Jahr setze ich ganz klar auf die DATEV … welches Gras muss ich rauchen, um so zu denken? Es wird Unternehmen geben, die wir ihr, das automatisieren können. Es gibt aber genügend Kleinunternehmen, wo es nicht so einfach ist und gemischte Rechnungen samt Belegen anfallen. Ändert sich was, knallt es – warte es ab.
Naja, Datev Unternehmen Online kostet irgendwas um die 10€/Monat.
Produkte wie Lexware Office können ab ca. 13€ E-Rechnungen versenden. Gibt auch noch andere verschiedene Anbieter in dem Preisbereich.
Das sind meiner Meinung nach kaum Kosten für das, was man bekommt und keine Rechtfertigung dafür, dass Word/Excel verwendet wird.
Und solche Programme vereinfachen die Abrechnung, Kontoabgleich mit offenen Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung mit Schnittstelle zum Steuerberater oder ELSTER enorm.
Bei Lexware ist die eRechnungserstellung zwingend mit dem Versand über deren Server verknüpft. Wenn man nur die Erstellung der Rechnung durchführen möchte, geht das aktuell nicht. Die Buchhaltung mit Excel und Co. ist bei Freiberuflern nicht unüblich. Im Gegensatz zu Selbstständigen dürften Freiberufler auch Millionenumsätze per Einnahmeüberschussrechnung buchen. Die schreiben wenige Ausgangsrechnungen und bekommen viele Eingangsrechnungen ;-) Spannend wird es, wenn die Echtzeitübermittlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt in den eRechnungen Pflicht wird. Für grenzüberschreitende Transaktionen wird das Meldesystem erweitert. Vgl. z.B. https://www.ebnerstolz.de/de/unser-angebot/leistungen/steuerberatung/umsatzsteuer/vida-e-rechnung-digitale-meldepflichten-86865.html .
Ich habe gerade getestet, das Erstellen und Herunterladen einer eRechnung ist möglich und von Lexware auch beschrieben:
https://www.youtube.com/watch?v=_6eMRfu4yHo&t=6s
Ist es nicht gerade das, was der Vorkommentator schrieb? Es geht darum, dass die eRechnung ausschließlich lokal erzeugt wird, und nicht auf dem Server des Anbieters.
Er schrieb, dass es "zwingend mit dem Versand über deren Server verknüpft" ist.
Und das ist so nicht korrekt.
Werden denn bei allen, die hier schon umgestellt haben, auch signierte PDFs bzw. Mails erstellt und versandt? Wenn demnächst die klassische Briefrechnung von Otto Kleinhandwerker per Mail versandt wird, nimmt der Betrug dort sicherlich auch zu:
https://borncity.com/blog/2026/05/24/kiel-opfer-gefaelschter-rechnung-68-000-euro-futsch/
In dem genannten Beispiel und vielen anders gelagerten, öffneten fehlende, falsche oder nicht eingehaltene Prozesse in Kombination mit schwerwiegendem menschlichen Versagen Tür und Tor.
Digital signieren ist ein schwieriges, bis sehr schwieriges Thema – das m.W. von keinem der mir bekannten Programme berücksichtigt wird, andererseits auch juristisch umstritten ist, und technisch einige Hürden bereithält. Hatte ja kürzlich den Zertifikate-Fall im Blog, wo der Adobe-Reader dieses Zertifikat nicht akzeptierte. Und welche Buchhaltung kann eine digital signierte PDF auf Gültigkeit prüfen? Da können vielleicht Leser, die das Thema im Unternehmen beackern, was zu schreiben.
Viele Probleme wären nicht da, wenn das Finanzministerium in Elster einen minimalen eRechnungs-Client mit ZUGFeRD- und XRechnungs-Ausgabe sowie E-Mail-Versand implementiert hätte. Wem das ausreicht, hätte eine Lösung gehabt, der Rest nutzt eigene Lösung mit API-Anbindung an das eRechnungs-Portal des FA.
Bei Minijobs gab es eine solche Lösung von der Knappschaft, keine Ahnung, wie es heute ausschaut. Bin nicht so genau im Bilde, ich meine, Italien hat das mit FatturaPA zumindest beim Versand auch so gemacht, die Firmen liefern nur eine strukturierte XML-Datei.
Einige Leute finden es merkwürdig, dass Rechnungen mit Word + Excel geschrieben werden. Allerdings darf man hier nicht vergessen, dass beides wesentlich individueller gestaltet werden kann als eine "professionelle" Software.
Fehlerprüfungen (Versandkosten dabei, Kundenspezifischer Rabatt, Artikelbezogene Zusatzkosten, Sonderberechnungen für bestimmte Kundenkreise,…) und individuelle Vorlagen können einen erheblichen Zeit- und Arbeitsvorteil gegenüber Standardsoftware schaffen. Ich selbst habe für ein Unternehmen so eine Exceldatei gebaut, da Standardsoftware das nicht liefern konnte und individuelle Lösungen finanziell nicht drin waren. Wir konnten damit eine Rechnung in 2-5 Minuten lässiger Erfassungsarbeit erstellen und die Rechnungen waren auch dann fehlerfrei, wenn ein Frischling an den PC gesetzt wurde. Selbst bei Nutzung der besten professionelle Software hätte ein erfahrener Mitarbeiter stressige und anstrengende 10-15 Minuten pro Rechnung gebraucht und aufgrund fehlender individueller Fehlerprüfung hätten wir entweder mehr Rechnungen falsch erstellt oder noch mehr Zeit für irgendwelche Checklisten verbraten.
Rechnungen per Excel/Word haben massive Nachteile, da man nicht nachvollziehen kann, wann wem welcher Artikel zu welchem Preis verkauft wurde.
Und auch diverse Automatiken, wie z.B. aus einem Angebot einen Auftrag und aus dem Auftrag eine Rechnung zu machen, gibt es da nicht.
In unserer Software:
Angebot schreiben, an Kunden versenden.
Bestellt der Kunde, ein Kopfdruck und es wird aus dem Angebot ein Auftrag gemacht und zusätzliche Daten wie Bestellnummer, Bestelldatum etc. abgefragt.
Knopfdruck und es geht eine Auftragsbestätigung raus.
Knopfdruck und aus dem Auftrag wird eine Rechnung erzeugt und versendet.
Abhängig davon, ob der Kunde aus Deutschland oder dem Ausland ist, kommt eine PDF-Rechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung raus.
Vom Angebot zur Rechnung so gut wie keine extra Tipparbeit.
Angebotsnummer, Auftragsnummer, Rechnungsnummer wird von der Software automatisch erzeugt. Doppelte Nummern sind so unmöglich.
Insgesamt dauert der komplette Vorgang vom Angebot zur Rechnung nicht einmal 1 Minute.
Tipparbeit gibts nur bei der Erstellung des Angebotes (oder Auftrags, falls es kein Angebot gibt), aber auch da muß man nicht jeden Artikel schreiben, sondern man klickt sich die Artikel nur aus dem Artikelstamm zusammen.
Da sind dann auch Zusatzinformationen, wie z.B. Gewicht, Listenpreis, Warentarifnummer, etc. etc. hinterlegt.
Und die Software lässt auch individuelle Preise pro Kunde zu.
Und auch die Kundendaten werden einfach aus dem Kundenstamm ausgewählt.
Da ist dann schon alles inkl. Zahlungs- und Lieferbedingungen, UStID, DUNS, Email-Rechnungsadresse, Rabattvereinbarungen, etc. etc. hinterlegt.
Man klickt sich das alles also nur rel. schnell zusammen.
Schreiben muß man da nur, wenn man ergänzende Informationen hinzufügen muss.
Die Rechnungserfassung geht damit sehr viel schneller als mit Word oder Excel.
Ab einem bestimmten Umsatz ist man verpflichtet, alle Belege (also zumindest Lieferscheine und Rechnungen) revisionssicher elektronisch zu archivieren. Da hat man in aller Regel sowieso eine Software, die die ganzen oben beschriebenen Geschäftsprozesse abbildet.
Rechnungen mit Word+Excel sind eher das Problem von Kleingewerbetreibenden (z.B. Handwerker) die das Thema bisher als "Nebensache" abgetan und sich nicht darum gekümmert haben.
Klingt schick aber ich habe bereits mit vielen Programmen gearbeitet und kenne die Möglichkeiten. Wir hatten auch Buchhaltungssoftware, die auch in der Lage war Rechnungen zu schreiben.
Der Arbeitsablauf meiner Excel-Datei(en) war:
-Die Ziffern der Zähllisten eingeben. Drüber schauen und das Fehlerprüfungsfeld beachten. Drucken klicken. Die Emailrechnungen gingen automatisch raus und die Belege für die Postversandkunden und Ablage wurden gedruckt.
SEPA-Abbuchungsdaten für das Bankprogramm wurden Einspeisefertig nach dem Rechnungen schreiben am Tagesende ausgeworfen.
Die Rechnungsdaten wurden auch per Knopfdruck für die Einspeisung in das Buchhaltungsprogramm ausgeworfen.
Rechnungen konnten im Nachhinein eingesehen und durchsucht werden.
Mehr Funktionen brauchten wir nicht. Was wir brauchten, hatte ich einfach hinzugefügt (Das kann man mit professioneller Software nicht so mal eben).
Die Datei war aufgrund einiger Tricks (Zentrale Rechnungsnummernvergabe im Netzwerk und nachträgliche Zusammenführung der Daten) Mehrarbeitsplatzfähig und die "Clientdateien" konnten im Notbetrieb auch ohne Netzwerk benutzt werden. Dies hatte uns während eines Ernstfalles mal echt den Ar*** gerettet. Man hätte die Rechnungen auch spontan mittels des USB-Backups von jedem Lappi mit Office schreiben können. Das kann keine professionelle Software.
"Einige Leute finden es merkwürdig, dass Rechnungen mit Word + Excel geschrieben werden. Allerdings darf man hier nicht vergessen, dass beides wesentlich individueller gestaltet werden kann als eine "professionelle" Software."
1+ So isses, wenn man ein Unternehmen mit überwiegend individuellen Auftragsarbeiten führt.
Dazu muss auch gesagt werden, das eben auch viele, nicht so ITaffin sind und froh sind, wenn die nicht am PC was machen müssen.
Da hat mal jemand so eine Rechnungsvorlage mit Excel 2003 erstellt und das wird seither immer benutzt, weil es so funktioniert. Und wehe, da kommt mal eine Fehlermeldung, oder ein Icon ist nicht an der Stelle, als wie sonst, Katastrophe.
Jede Änderung, welche den gesamten gewohnten Ablauf "stört", wird als persönlicher Angriff und Nötigung gewertet. In meinem Bekannten/Freundeskreis habe ich auch viele Selbstständige. Einige verstehen die Zusammenhänge und auch die Vorteile der eRechnung und machen sich schlau darüber.
Andere wiederum, lehnen das von vornherein ab und sind der festen Überzeugung, das der Staat/Finanzamt etc. da Zugriff darauf haben. Schlussendlich wird dann gesagt, "Ehe ich mir den Sch….ß antue, mache ich die Firma dicht! Die können mich allemal." Was soll dann dazu noch gesagt werden.
Der Staat/das Finanzamt wird darauf Zugriff bekommen.
Denn es ist geplant, ein System wie es in Italien schon seit Jahren Vorschrift ist, einzuführen, und zwar EU-weit.
Dort sendet man Rechnungen nicht direkt an den Rechnungsempfänger, sondern muss die an ein staatliches Portal schicken. Die erfassen die Rechnung dann und senden sie weiter an den eigentlichen Empfänger.
Hintergrund der Geschichte ist, das man so Steuerbetrug/Steuerhinterziehung so schwer wie möglich machen will.
"Hintergrund der Geschichte ist, das man so Steuerbetrug/Steuerhinterziehung so schwer wie möglich machen will."
Sorry nein, das ist nicht der Hintergrund.
Das ist was 'sich als Begründung schön liest' und auch von vielen in den Entscheidungsgremien geglaubt wird.
Schaubild und Vorträge, TED Talks, u.a. WEF, IMF ; Digitale ID im Zentrum, ALLES wird daran gekoppelt, von Finanz, Konsum, Medizin, wie weit man sich bewegen darf (15 Minuten Städt).
Das sind nicht nur Gedankenspiele dieser 'selbsternannter Eliten'. Das wird jahr für Jahr vorangetrieben.
Sollte jetzt aber nicht weiter abdriften, da es off-topic wird. Danke.
Eine "professionelle Software", womit wohl ein ERP System gemeint sein soll, erzeugt die Rechnungen automatisch. Die "schreibt" da kein Mitarbeiter. Die genannten angeblichen Hürden, sind bei einem halbwegs vernünftigen ERP System keine. Das Problem liegt bei der geschilderten Situation wo ganz anders.
Um eine Rechnung zu bekommen, müssen Daten ins ERP-System. Wenn das für jede Rechnung separat geschehen muss und danach eine Rechnung gedruckt wird, nennt man das im Betrieb Rechnungen schreiben. So oder so.
Nicht jeder Betrieb hat ein vollwertiges Warenwirtschaftssystem. Nicht immer ist es möglich, so eins laufen zu lassen. Wir hatten vom Mitarbeiter ausgefüllte und vom Kunden unterschriebene Zähllisten für unsere Leistungen. Die Abrechnung erfolgte strikt nach per Unterschrift frei gegebenen Mengen. Ein Warenwirtschaftssystem währe hier nicht wirtschaftlich gewesen.
Es ist ein Unterschied, ob ich eine Zählliste einfach abtippen kann und daraus 20 nach Fehlern geprüfte Rechnungspositionen gemacht werden oder aber ob ich anhand der Zählliste 20 Rechnungspositionen manuell im ERP-System anlegen und selbst nach Fehlern prüfen muss.
Es gibt sicher auch "vernünftige" ERP-Lösungen, die einige Sachen automatisiert können. Aber das passt normal nicht zum Budget eines mittelständischen Betriebes, da man solche Systeme monatlich im Abo bezahlt. Da kostet ein Monat ERP gern mal mehr als ein neuer Office-PC. Die abgezeichneten Zähllisten mussten so oder so erfasst werden. Also warum sollte man das nicht gleich direkt beim Endschritt tun?
Okay. Wenn man völlig freihändig arbeiten will, kann man das so machen. Aber idR. gibt es Leistungspositionen (Stundensätze) und Materialpositionen. Das Material kauft man in der Regel, hat somit die Positionen schon für die Bestellung im System. Für die Rechnungsstellung wählt man dann einfach die Positionen und die Anzahl. Die meisten Systeme erlauben sogar die Fakturierung von Dummy-Artikeln, bei denen man den Text individuell überschreiben kann. Lagerhaltung machen ja auch einige Unternehmen und einmal im Jahr muss auch eine Inventur gemacht werden. Wenn man das alles außer Acht lässt und vollständig freihändig arbeiten möchte, ist die E-Rechnung vermutlich nichts. Diese Unternehmen, die sich jeder Digitalisierung im Ansatz verweigern, haben aber ganz andere Probleme und kaum mittelfristige Überlebenschancen.
Hier passen Theorie und Praxis nicht so ganz zusammen.
-Die selben Leistungen wurden je nach Kunde anders benannt und aufgeteilt oder zusammengefasst und mit individuellen Zusatzkosten und Zusatzleistungen versehen (Grund: Ausschreibungen von Behörden und Großbetrieben). In einer normalen ERP muss man nun für jede Variante einen eigenen Artikel und eigene Regeln anlegen und (Erst hier beginnt das Problem!) bei jedem Abrechnen dann die passenden Artikel auswählen und einzeln Artikel für Artikel die Mengen eingeben. In meiner Exceldatei pflegte man stumpf die Grundleistungen als eine Liste ein und diese wurden automatisch kundenindividuell auf der Rechnung (zusammengestellt, sortiert, aufgeteilt ect.) aufgeführt. Inventurmäßig gabs nicht viel zu sparen. Die Bestände an für die Leistungen bestimmten Waren waren übersichtlich und in 10 Minuten gezählt.
Gut man hätte auch unsere Mitarbeiter die Mengen und Leistungen vor Ort digital erfassen und elektronisch einsenden lassen können. Damit hätte man etwa die Hälfte der Kosten eingespart die dieser daher überflüssige Digitaliserungsschritt aufgrund zusätzlicher Zeit und zusätzlicher Technik gekostet hätte.
Digitalisierung ist gut, so lange sie auch wirklich was spart. Aber auch nur dann lohnt sie sich auch.
Nö, muss man nicht.
Wir haben 2 Artikelstämme:
Hauptartikelstamm und Kundenartikelstamm.
Die sind beide miteinander verknüpft.
Im Hauptartikelstamm stehen unsere Bezeichnungen etc. für einen Artikel drin und im Kundenartikelstamm die kundenspezifischen Daten.
Und damit ist es völlig egal, was für eine Bezeichnung ein Artikel oder eine Leistung bei einem Kunden hat, es gibt nur 1 Artikel dafür im Hauptartikelstamm und im Kundenartikelstamm dann die kundenspezifischen Daten.
Hat der Kunde den Artikel schon einmal gekauft, kommen einige Daten aus dem Hauptartikelstamm und davon abweichende Daten aus dem Kundenartikelstamm.
Hat er den Artikel noch nie gekauft, kommen alle Daten aus dem Hauptartikelstamm und können im Angebot/Auftrag angepasst werden und die geänderten Werte werden bei Rechnungserstellung in den Kundenartikelstamm zurückgeschrieben.
Und damit sind kundenspezifische Besonderheiten überhaupt kein Problem.
Das ist gut zu wissen. Auch wenn ich schon längst nicht mehr beim genannten Betrieb arbeite, würde ich gerne wissen, wie diese ERP heißt.
Davon abgesehen bleibt noch immer der Nachteil der Dauer der Erfassung. ERPs erlauben meist nur die Erfassung von Einzelartikeln. Mehrere auf einen Schlag hinein zu kopieren ist leider nicht. Wir hatten einen Workflow, der pro Rechnung 2-5 Minuten gedauert hat. Die doppelte Erfassung (Fehlerkontrolle) der durchschnittlich 10-50 zwei- bis dreistelligen Zahlen der Listen in den Kalkulator war mit eingeschlossen. Da kamen dann die sortierten Mengen der kundenübergreifenden Basisartikel (1-10) raus, die man direkt in die Exceltabelle einkopieren konnte, so dass diese Tabelle daraus die 5-20 Positionen (Kundenspezifische Artikel) für die Rechnung machte. Ein Blick in die Fehlerprüfung und schon konnte man Drucken klicken. Wenn es eine ERP gibt, wo man mehrere Zeilen gleichzeitig einkopieren kann, würde ich gerne wissen, wie die heißt. Da besteht auch jetzt Bedarf!
Die ERP heißt "Selbstprogrammiert"!
Wir haben uns vor 30 Jahren sehr viele Standardsoftware angeschaut und jede hatte irgendwelche Punkte, die nicht zu unseren Abläufen passte und/oder unsere Anforderungen nicht erfüllen konnte.
Ergo Selbstprogrammierung von 0 aus.
Und diese Software existiert immer noch und wird auch bei Bedarf weiterentwickelt.
Der letzte Entwicklungsschritt war die Implementierung der ZUGFeRD-Rechnung.
Und unsere Rechnungen validieren auch bei komplizierten Fällen immer.
Daher kenne ich die Anforderungen und Fallstricke bei ZUGFeRD/XRechnung bis ins Detail.
Und was deine Geschichte mit mehrere Artikel aus einem einzelnen Artikel angeht:
Gibts zwar nicht, weil das bei uns nicht vorkommt, aber so etwas wäre leicht zu programmieren.
Geschätzter Aufwand max. 1-2 Tage.
Ergänzung:
So etwas haben wir tatsächlich doch im System.
Nennt sich Stücklistenverwaltung.
Da gibt es Artikel, Hauptstückliste, Unterstückliste.
Die Anzahl der Hauptstücklisten, Unterstücklisten und Artikel in den Unterstücklisten sind nicht begrenzt.
Immer wieder spannend, wie Leute, die keine Ahnung von ERP Systemen haben, einem erklären wollen, was damit alles NICHT geht und dass Excel dass viel bessere Tool sei…
Schwieriges Thema, welches wir jetzt nicht wirklich vertiefen sollten. Ab einer bestimmten Größe sind ERP-Systeme erforderlich – andererseits gibt es halt die vielen Kleinstunternehmen, wo ERP Overkill wäre. Von daher verstehe ich die ERP-Argumentation (hatte ich im Blog aber schon mal das Thema, dass da oft der gleiche Anbieter hinter verschiedenen Namen steckt und alles in Abo/Cloud wandert). Andererseits sehe ich auch die Argumente der Excel-Fraktion – meine bisher 10-20 Rechnungen konnte ich mit Word problemlos erstellen. Jetzt habe ich es mit Rechnung-Fertig gelöst – erinnere mich aber, dass ich quasi drei Tage mit Fakturama geochst habe, bis ich den Ansatz verstanden habe. Fakturama ist rausgeflogen, da diese keine valide ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen können. Und mit Rechnung-Fertig erlebe ich auch meine Überraschungen – wenn Du eine Rechnung erstellst und ein Fehler drin ist, fängst Du mit Korrekturrechnungen etc. an. Will die Finanzbürokratie, um Beschiss zu verhindern, verkompliziert aber vieles.
Dafür sollte die Software aber einen Vorschaumodus haben, damit man die Rechnung prüfen kann, bevor man die endgültig versendet.
Highlight aus der Energiewirtschaft: E-Rechnung nach DIN EN 16931 kennt keine Datenfelder für Verbräuche, die aber aus energierechtlichen Gründen zwingend auf Energierechnungen angegeben werden müssen. Standardisierung also my ass: Jeder Lieferant denkt sich ein eigenes Datenformat für Verbräuche im Freitextfeld aus, die dann beim Empfänger jeweils individuell wieder rausgekratzt werden müssen…
Spannend, der Entwickler von Rechnung-Fertig erzählt mir von Imkern, die an Supermärkte verkaufen und dort irgendwelche Lebensmittelkennungen in die eRechnung eintragen müssen. Daher finde ich auch einzelne Kommentare zu "Standardlösungen" so "erfrischend".
Ich kenne das Problem, dass die wildesten Anforderungen formuliert werden. Nur haben diese grundsätzlich nichts auf der Rechnung zu suchen. Was sollen Lebensmittelkennungen in Rechnungen, die automatisch eingelesen werden?
Weiter denken!
Wenn so etwas automatisch eingelesen wird, kann man die Rechnung gleich entsprechend z.B. Kostenstellen automatisch zuordnen.
Evtl. haben die Lebensmittelkonzerne ja Kostenstellen nach Lebensmittelkennung.
Und da ist es dann verständlich, das die so eine Kennung auch auf der ERechnung haben wollen.
"Und da ist es dann verständlich, das die so eine Kennung auch auf der ERechnung haben wollen."
Das ist vom E-Rechnungsstandard aber eben nicht vorgesehen und nicht abgedeckt.
Hallo zusammen,
ich weiß nicht, ob dieser Link hier erwünscht ist, aber auch Herr Danisch hat seine interessanten Erfahrungen mit der E-Rechnung in seinem Blog beschrieben.
https://www.danisch.de/blog/2026/06/01/xrechnung-oder-zugferd/
Beste Grüße
Quax
Der Mensch hat leider die ERechnung nicht verstanden.
Er unterscheidet zwischen XRechnung und ZUGFeRD, dabei gibt es da beim maschinenlesbaren Teil keinen Unterschied.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Rechnung im PDF/A-3 Format, in dem eine XRechnung im XML-Format eingebettet ist.
Eine XRechnung ist für Menschen ohne Hilfsmittel quasi nicht lesbar, weshalb man die ZUGFeRD-Rechnung erdacht hat.
Durch den PDF-Teil problemlos von Menschen lesbar und durch die eingebettete XRechnung auch problemlos maschinenlesbar.
"Er unterscheidet zwischen XRechnung und ZUGFeRD, dabei gibt es da beim maschinenlesbaren Teil keinen Unterschied.
…
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Rechnung im PDF/A-3 Format, in dem eine XRechnung im XML-Format eingebettet ist."
Das stimmt so nicht. Die eingebettete XML-Datei muss nicht zwingend der XRechnung-Spezifikation entsprechen. Es gibt mehrere ZUGFeRD-Profile; nur bei einem ist Konformität zu XRechnung gegeben.
Es gibt auch nicht DIE XRechnung-Spezifikation. Auch das gibt es verschiedene.
"Es gibt auch nicht DIE XRechnung-Spezifikation. Auch das gibt es verschiedene."
Auch diese Aussage ist nicht korrekt. XRechnung ist DIE deutsche Spezifikation der europäischen Norm EN 16931 (Inhalt) mit zwei erlaubten XML-Syntaxen (Verpackung).
Für manche ist nur das die alleinige Wahrheit, was sie selbst genau so einsetzen oder in ihrem Umfeld genau so erleben, und darüber hinaus gibt es nichts. Ds führt dann zu solchen Fehleinschätzungen.
Link kann so drin bleiben, Danisch hat beschrieben, was beim Thema abgeht. Wobei in seinem Amazon-Fall gefragt werden müsste, ob der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt. Dann wäre die eRechnung Pflicht, wenn er als Unternehmer bestellt.
Das Ganze ist echt krass. Ich schlage mich noch mit internationalen Kunden rum, wo eRechnung der EU unbekannt ist, dafür aber z.B. Rechnungen über Paypal zu stellen sind. Da hast Du die Umsatzsteuerliche Frage, die PayPal-Abzüge und das Problem, das ggf. noch in deine Buchhaltung einzupflegen. Glücklicherweise dieses Jahr bisher nur ein Fall.
Alles Frühere war vor eRechnung. Musste da aber auch schon Handstände mit IRS-Steuernummer in den USA etc. machen, wenn Microsoft im Boot war. Russland war glücklicherweise außen vor (da hatte mir bzw. dem Verlag Devisenknappheit unter Jelzin einen Strich durch die Rechnung gemacht und wir haben nie Kohle gesehen). Seinerzeit ging noch alles über Papierformulare. Dafür darf ich heute aber auch LibreOffice- oder Google-Docs-Formulare für die Anlagenbuchhaltung bestimmter internationaler Kunden ausfüllen, um überhaupt Rechnungen für Zahlungen einreichen zu können. Jedes Tierchen hat da sein eigenes Pläsierchen … dabei bin ich mal gestartet, um als Autor schnell reich und berühmt zu werden. Ja, ich war jung, naiv und brauchte das Geld. Hätte Influencer werden und nach Dubai gehen sollen. Aber das gab es damals noch nicht, und Dubai soll auch nicht mehr so knorke sein, hörte ich. Ist aber OT.
Ich befürchte, dass als nächstes diese Art der E-Rechnung auch für B2C kommen wird.
Das ist Wahnsinn!
Ich habe das in USA und Costa Rica gesehen.
Du gehst zu Zahnarzt privat und der braucht deine Personalausweisnummer und deine E-Mail-Adresse. Einige wollen auch noch Telefonnummer.
Das gleiche bei der Post, kein anonymes Versenden von Briefen! mehr.
Zum Glück gibts noch einige, die es ohne Rechnung gegen Bares machen.
Kann jemand zu den weiteren Plänen bezüglich B2C was sagen?
In Deutschland ist nach aktuellem Stand keine E-Rechnung für B2C geplant.
Im Gegenteil: Ohne Zustimmung des Empfängers dürfen Unternehmen keine ERechnung an Privatperonen ausstellen.
Wir als mittelständisches Unternehmen beschäftigen uns natürlich auch seit einer Weile mit dem Thema. Aber es bleiben noch eine Menge Fragen und Probleme:
1) Beim Versand von E-Rechnungen (ganz primär ZUGFeRD) gibt es noch Probleme, Anhänge zu den Rechnungen sinnvoll in den Prozess einzubinden. Das erzeugt derzeit so viel Probleme und händische Nacharbeit, dass wir den Testlauf zum E-Rechnungsversand tatsächlich erst mal wieder abgebrochen haben. Derzeit versenden wir E-Rechnungen nur an Kunden, die dies explizit anfragen – eigentlich wollten wir hier schon längst weiter sein.
2) Offen ist auch noch das Thema "E-Rechnungen an Barzahler" – dafür haben wir bislang weder intern einen Prozess, noch wüsste ich, wie wir das mit unserem ERP-System abbilden sollen. Jetzt werden sicher einige etwas schockiert schauen: E-Rechnungen für Barzahler??? Ja, kein Witz – auch für Barzahlungen müssen zwingend E-Rechnungen ausgestellt werden, sobald der Rechnungsbetrag bei mehr als 250 Euro liegt (Quelle: Webseite des Bundesfinanzministeriums, "Fragen und Antworten zur […] E-Rechnung"). Da der Kunde aber natürlich trotzdem vor Ort einen Beleg für seine Zahlung haben will (und darauf ja auch einen gesetzlichen Anspruch hat), muss man in diesen Fällen künftig zwei Belege ausstellen: Eine Papier-Quittung vor Ort, und anschließend nochmal eine E-Rechnung per E-Mail hinterher, die die Papier-Quittung "korrigiert".
3) Eine Reihe unserer Lieferanten senden uns ZUGFeRD-Rechnungen im Profil "Extended". Diese werden aber beim Import von unserer Fibu abgelehnt, und der Lieferant der Software (die wohl nicht ganz unbekannte Firma Haufe) stellt sich auf den Standpunkt, dass es keine Verpflichtung gäbe, dieses Format (ZUGFeRD im Extended-Profil) anzunehmen und dass wir solche Rechnungen halt ablehnen sollten. Ich wüsste aber nicht, auf welcher rechtlichen Grundlage ich eine Rechnung ablehnen soll, die umsatzsteuerrechtlich alle Anforderungen erfüllt und auch sonst eine ordnungsgemäße und EN 16931 konforme E-Rechnung ist. Ich gehe auch mal davon aus, dass man sich beim Versender bzw. dessen Softwarelieferanten durchaus etwas dabei gedacht hat, als man sich entschieden hat, das Extended-Profil zu nutzen.
@Mitlesende: Wie sind bei euch die Erfahrungen damit? Gibt es hier jemanden, der als Versender das ZUGFeRD Extended-Profil nutzt?
Zu 1: Sinn und Zweck des Ganzen ist die vollautomatisierte Verarbeitung. Die Rechnung wird also automatisch eingelesen, jemand guckt im ERP ggf. noch darüber, ergänzt, ob es sich um eine Warenlieferung oder Dienstleistung handelt und gibt eine Kostenstelle ein. Anhänge sind bei einem solchen Prozess schlichtweg nicht mehr vorgesehen.
Zu 2: Wie wird das gegenwärtig gelöst? Unser ERP kann neben der eigentlichen X-Rechnung einen sog. Kontrollbeleg erzeugen. Das ist im Prinzip die gute alte klassische PDF Rechnung, die aber nicht Rechnung heißen darf. Für die Übermittlung einer E-Rechnung ist die Zahlungsweise aber eigentlich irrelevant.
Zu 3: Entscheidend ist, ob die Rechnung den Standards entspricht. Im Netz gibt es hervorragende kostenlose Tools wie Quba, die Open-XRechnung-Toolbox, den ZUGFeRD Manager etc., mit denen man die Rechnungen prüfen kann. Grundsätzlich sollte auch ZUGFeRD Extended den Standards entsprechen und somit verarbeitet werden. Ob Haufe generell die erste Wahl für ein ERP ist? Aus der Praxis wissen wir aber, dass sich bei solchen Problemen immer der Eine dem Anderen das Problem zuzuschieben versucht. Darum darf man auf keinen Fall weiter abwarten sondern muss genau solche Probleme schon jetzt lösen. Sonst steht man am 01.01.27 mit heruntergelassenen Hosen da und gefährdet seinen Cash-Flow.
Wie sind eure Erfahrungen bei Quba, Open-XRechnung-Toolbox und ZUGFeRD Manager, was die Validierung der ZUGFeRD-Rechnung betrifft? Ich habe seinerzeit viel getestet, aber letztendlich hat mir nur Ecosio.com mit dem Validator weiter geholfen. Erst als Ecosio sagte "alles in Ordnung" hat der Kunde auch nicht mehr gemeckert.
Unser ERP System verwendet denselben Validator wie Quba und Open-XRechnung-Toolbox und bisher wurden keine ZUGFeRDE beanstandet. Allerdings ist auch bei der Anteil an E-Rechnungen immer noch verschwindend gering.
Bei der Implementierung der ZUGFeRD-Rechnung in unser System habe ich viele verschiedene Validatoren ausprobiert.
Gar nicht so selten waren die Ergebnisse zwischen den Validatoren sogar unterschiedlich.
In der finalen Fassung validieren unsere ZUGFeRD-Rechnungen mit allen Validatoren.
Und da wir das seit 1.1.26 im Liveeinsatz haben und seit dem nur noch ZUGFeRD-Rechnungen an deutsche Kunden versenden und es bisher noch gar keine Abweisung einer ZUGFeRD-Rechnung durch einen Kunden gab, müssen unsere ZUGFeRD-Rechnungen wohl fehlerfrei sein.
Kurz vorab zum Kontext: Wir sind ein privatwirtschaftliches, mittelständisches Entsorgungsunternehmen mit Containerdienst und eigenem Wertstoffhof.
zu 1) Anhänge (Wiegenscheine, Fahraufträge, Übernahmescheine (sprich: Entsorgungsnachweise)) sind in unserem Bereich unverzichtbar, da sich alleine aus der Rechnung der Sachverhalt nicht vollständig nachprüfen lässt. "Rechnung ohne Anhang" mag im reinen Handelsgeschäft funktionieren, aber in allen komplexeren Branchen kommt man nicht um Anhänge zu den Rechnungen herum. So viele Informationen kannst du nicht sinnvoll in eine Rechnung packen.
Auch jetzt schon ist das bei den größeren Kunden ein Akt: Manche wollen die Anhänge zwingend im selben PDF-Dokument wie die Rechnung bekommen, manche wollen Rechnung und Anhänge als separate Dokumente in einer E-Mail, manche Kunden wollen Rechnungen und Anhänge als separate E-Mails an verschiedene Adressen…
zu 2) Gegenwärtig erhalten unsere Barkunden bei Anlieferung und Bezahlung eine UStG-konforme Barrechnung in Papierformat (sprich: Rechnung und Quittung in einem Dokument). Zu beachten ist dabei, dass unsere Barkunden zu einem erheblichen Teil namenlose Eintagsfliegen und Gelegenheitskunden sind, sprich es werden keinerlei Personendaten aufgenommen, keinerlei Personenkonto angelegt. Und ja, das betrifft neben den Privatkunden durchaus auch Gewerbekunden (z. B. Handwerker). Auch wenn ein großer Teil der Geschäfte die 250 € Grenze nicht überschreitet, gibt es doch durchaus einen substantiellen Teil, der drüber liegt. Das lässt sich im Vorfeld aber in der Regel nicht genau sagen und vor allem nicht auf bestimmte Kunden begrenzen.
Umgekehrt gibt es das gleiche Problem: Wenn wir als Firma im Baumarkt oder Supermarkt einkaufen gehen, oder mit Geschäftspartnern essen gehen, und dabei über 250 € kommen, muss uns der Andere eine E-Rechnung ausstellen. Ist irgendjemand aus dem Einzelhandel oder Gastro-Bereich hier, der sich dazu schon mal Gedanken gemacht hat?
zu 3) Haufe ist bei uns reine Fibu (als zugekauftes Produkt durch unseren ERP-Anbieter). Import von E-Rechnungen, die nicht die Warenwirtschaft betreffen, soll sinnigerweise direkt über die Fibu laufen. Haufe stellt sich in der Diskussion aktuell auf den Standpunkt, dass "Extended"-ZUGFeRD-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden dürfen. Dafür sehe ich aber keine Rechtsgrundlage und halte das auch für Lebensfremd. Man stimmt sich ab, ob die Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder als X-Rechnung ausgestellt werden – aber kein Rechnungsversender stimmt das konkret zu verwendende ZUGFeRD-Profil mit jedem Kunden einzeln ab… Aber genau deshalb würde mich interessieren, ob irgendjemand standardmäßig ZUGFeRD-Rechnungen im Extended-Profil ausstellt?
Ja, machen wir, weil es ein paar Infos in der Rechnung gibt, die nur im Extended-Format vorhanden sind.
Beschwert hat sich da noch niemand und wie schon geschrieben:
Wir versenden seit 1.1.26 nur noch ZUGFeRD-Rechnungen an deutsche Kunden.
Was die Anhänge zu Rechnungen, wie Wiegescheine etc. angeht:
Die dürfen nicht mit in die ZUGFeRD-Rechnung.
Da müsst ihr also ein separates Dokument erstellen.
Und wenn Kunden meckern und die im gleichen PDF haben wollen, dann darauf hinweisen, das das verboten ist.
Rechnung ist Rechnung.
Wobei das ZUGFeRD-Profil Extended in der Rechnung extrem viel an Zusatzinformationen zulässt.
Da gibt es sehr viele Freitextfelder, die man mit beliebigem Inhalt füllen kann.
Zu jedem Freitextfeld gibt es ein Zusatzfeld, das bei Nutzung zwingend mit anzugeben ist, in dem drin steht, um was es sich im Freitextfeld dreht.
Damit können auch Freitextfelder automatisiert zugeordnet werden.
Da ist Haufe auf dem Holzweg!
Die Software muss die 3 Profile
– Basic
– EN16931
– Extended
akzeptieren.
Nur die eh in Deutschland nicht zulässigen Profile Minimum und Basic WL muss sie ablehnen.
Du kannst deren Sichtweise hier durcharbeiten: https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
Führt die e-Rechnung nun zu mehr oder weniger Bürokratie? Eher mehr und zu erheblichen Aufwendungen für die sowieso schächelnde Wirtschaft. Ich sehe den Vorteil nicht, zumindest nicht für Unternehmen die nicht hunderte von Rechnungen pro Tag bekommen. Digitalisierung mit der Brechstange, koste es, was es wolle. Einfach nur dumm.
Der Argumentation folgend sollten wir auf jegliche Digitalisierung in Deutschland verzichten, denn es wird immer jemanden geben, der seine Buchhaltung noch, wie vor Jahrzehnten mit Word und Excel macht und auf den dann alle anderen Rücksich zu nehmen haben. Wer wirklich nur wenige Rechnungen empfängt und händisch schreibt, für den ist das auch keine wirklich große Veränderung. ZUGFeRD Rechnungen kann er nach wie vor manuell erfassen, X-Rechnungen lassen sich per Mausklick visualisieren und als PDF speichern und Ausgangsrechnungen lassen sich im ZUGFeRD Format z.-B. mit dem hier vorgestellten Programm problemlos erstellen.
ich schicke solange PDF Rechnungen aus meiner Uralt Warenwirtschaft/Faktura raus, wie es geht bzw. bis einige meckern.
Hoffentlich gibt es bald eine funktionierende lokale Druckerlösung, denn ich möchte meine Arbeitszeit für Arbeit verwenden, nicht Verwaltung.
Mit ist es auch egal, ob das Ding NilPferd, E-Rechnung oder virtuelle Papierrechnung heißt, am Ende soll es funktionieren und wenn es einen einheitlichen EU Standard gibt/gäbe, wäre das natürlich sinnvoll.
Gib es den? Oder machen 27 Staaten ihr eigenes Ding? Gibt es ein Rechnungsausgangsbeschleunigungsgesetz?
Wie schon geschrieben:
Deutschland und Frankreich nutzen das gleiche Format Factur-X (Heißt in Deutschland ZUGFeRD).
Und da es auch die Norm EN16931 (eine Europäische Norm!) gibt, ist davon auszugehen, das alle anderen nationalen Formate in der EU durch Factur-X ersetzt werden.
Da im einen oder anderen Beitrag relevante Begrifflichkeiten wild durcheinander geworfen wurden, fasse ich nachfolgend ein paar Informationen zusammen.
Als E-Rechnung im rechlichen Sinne sind in Deutschland nur die beiden folgenden Datenformate anerkannt:
• ZUGFeRD / Factur-X (identisches Format)
• XRechnung (Formate „CII" und „UBL")
Die Abkürzungen CII und UBL stehen für „Cross Industrie Invoice" und „Universal Business Language". Das sind XML-Syntaxen, welche die europäische Norm EN 16931-1 abbilden. Die XRechnung unterstützt beide Syntaxen, während ZUGFeRD ausschließlich CII unterstützt.
Es ist davon auszugehen, dass mittel- bis langfristig nur noch die XRechnung als E-Rechnung zum Einsatz kommen wird.
Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden als PDF-Datei mit einer eingebettetem XML-Datei versendet. XRechnungen müssen dagegen als XML-Datei verschickt werden. Sie dürfen eigentlich nicht in eine PDF-Datei eingebettet werden. Leider geschieht dies in der Praxis trotzdem sehr häufig. Dies ist aber eigentlich nicht korrekt. Der Empfänger der Rechnung kann diese dann zurückweisen. Wird eine E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) zusammen mit einer PDF-Datei versendet, ist rechtlich gesehen immer nur die E-Rechnungsdatei relevant. Dies ist wichtig zu wissen, da es in der Praxis nicht selten vorkommt, dass die PDF-Rechnung inhaltlich nicht mit der E-Rechnung übereinstimmt. Müssen in einer XRechnung zusätzliche Informationen übermittelt werden, für die keine speziellen Datenfelder im Datenformat vorgesehen sind, so bietet das XRechnungsformat die Möglichkeit, bestimmte Dateiformate (PDF, JPEG, PNG, TXT, CSV, XML) in das XML-Format als Base64-Code einzubetten. Bei der XRechnung kann somit auch eine PDF-Rechnung in die XML-Datei eingebettet werden.
Umgekehrt wird es sein:
ZUGFeRD/Factur-X, denn da gibt es mit EN16931 ein auf EU-Ebene genormtes Format und das System kommt auch in Frankreich zum Einsatz.
Würde nur noch die X-Rechnung zum Einsatz kommen, würde das der angestrebten EU-weiten Vereinheitlichung der ERechnungsformate widersprechen.
Das Gesetz verlangt ab dem 1. Januar 2025 ein Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das tun beide (ZUGFeRD und XRechnung).
Natürlich sind wir alle keine Hellseher. Es bleibt also abzuwarten, wie es sich entwickelt. Im Moment haben beide Formate ihre Berechtigung und Zielgruppe.
Kleinere Unternehmen bevorzugen ZUGFeRD, weil sie die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen, lesen und manuell prüfen können, während ggf. ihre Buchhaltungssoftware im Hintergrund die XML-Daten automatisch verarbeitet.
XRechnung dominiert bei Großkonzernen und dem Staat: Wo Rechnungsverarbeitung zu 100 % automatisiert über ERP-Systeme läuft, wird das PDF-Bild nicht benötigt. Hier spart das reine XML-Format der XRechnung Speicherplatz und Rechenzeit.
Moderne Buchhaltungssoftware kann meist beide Formate problemlos erzeugen und einlesen. Der hierfür in der Entwicklung zu leistende Aufwand ist jedoch nicht zu unterschätzen. Wie von mir beschrieben, gibt es beim Einsatz der Kombi PDF + XML manchmal einen Konflikt, der im Zweifel immer zugunsten der XML-Daten ausgeht. Solche Konflikte könnten auch bei Unternehmen, die keine staatlichen Aufträge ausführen (und in dieser Folge das XRechnungsformat verwenden müssen), umgangen werden, wenn es geeignete und allgemein verfügbare Software gäbe, welche die XML-Rechnung auch ohne ERP-System optisch aufbereiten kann. Stünde eine solche Software heute schon allgemein zur Verfügung, könnte man aus meiner Sicht auf zwei unterschiedliche XML-Formate verzichten.